PPK wajib untuk mencocokkan setiap produk yang dibeli terhadap Bagan Akun Standar atau Chart of Account (COA) yang sudah terdaftar di SAKTI untuk proses pertukaran data dengan SAKTI.
Pengisian data COA dilakukan oleh PPK setelah dokumen BAST terbit dan sebelum memilih metode pembayaran. Adapun tahapan yang dilakukan adalah:
- Buka “Daftar Pesanan” atau “Detail Pesanan”, lalu klik tombol “Isi Data COA”.
- Selanjutnya akan muncul halaman data COA.
- Pengisian data COA dilakukan pada bagian “Kode Item”. Klik kolom isian “Kode Item” untuk menampilkan list kode item, lalu pilih kode item yang tepat. Selain memilih melalui list kode item, PPK juga dapat mengetikkan kode item secara manual.
- Apabila terdapat kesalahan atau error, field kode item akan menjadi tidak aktif sehingga PPK tidak dapat memilih kode item. Akan muncul notifikasi yang menunjukkan penyebab terjadinya error. Apabila disebabkan oleh RUP tidak valid, PPK dapat melakukan perubahan RUP. RUP tidak valid apabila RUP yang dipilih berasal dari Satker yang berbeda dengan PPK.
Untuk mengubah RUP, buka “Detail Pesanan”, lalu gulirkan halaman ke bawah hingga menemukan bagian “Detail RUP”, kemudian klik “Ubah”.
Setelah mengubah RUP, PPK dapat mengulangi pengisian data COA.
- Setelah berhasil mengisi kode item, silakan klik “Simpan” untuk menyimpan data.
- Perlu diingat bahwa PPK hanya dapat mengisi data COA sebanyak satu kali. Jika sudah yakin bahwa pengisian data COA telah dilakukan dengan benar, klik “Simpan”.
- Setelah data COA berhasil disimpan, PPK dapat melanjutkan ke tahapan memilih metode pembayaran.
- Data COA yang disimpan dapat dilihat dengan cara klik tombol “Lihat Data COA” pada halaman “Detail Pesanan”.