Panduan Atur Produk Sekaligus Panduan Atur Produk Sekaligus
  1. Pusat Bantuan INAPROC
  2. VMS (Sistem Manajemen Penyedia)
  3. Panduan Pengguna
  4. Penyedia
  5. Panduan Sistem Manajemen Penyedia

Panduan Atur Produk Sekaligus

Daftar Isi 

  1. Panduan Atur Produk Sekaligus

  2. Panduan Atur Master Produk Sekaligus

     

Panduan Atur Produk Sekaligus

A. Unduh Produk Sekaligus 

Pada halaman manajemen produk, Penyedia dapat mengunduh semua data produk yang telah tersimpan pada E-Katalog versi 6. Fitur “Atur Produk Sekaligus” memudahkan penyedia untuk dapat melakukan lihat dan ubah data produk yang berjumlah banyak di luar sistem E-Katalog versi 6. Data produk yang didapatkan Penyedia dari data yang telah diunduh adalah detail informasi produk dari berbagai kategori yang berbeda. Detail informasi mengenai produk seperti nama, harga, jumlah stok, pajak, detail PDN, dan lainnya masuk kedalam file spreadsheet. 

Untuk dapat melakukan unduh data, silakan klik menu "Daftar Produk" lalu memilih opsi tombol “Atur Produk Sekaligus”.

Gambar Opsi “Atur Produk Sekaligus” di halaman Daftar Produk 

Setelah itu, muncul beberapa opsi “Unduh Template” dan “Ubah Produk Tersedia”. Silakan pilih, opsi “Ubah Produk Tersedia” dan pilih kategori produk yang ingin diunduh. Penyedia dapat memilih produk dari berbagai jenis kategori yang telah dimasukkan. Jika banyak kategori produk yang ada, penyedia dapat langsung mencari melalui fitur pencarian “Cari Kategori” yang ada di bagian kanan. 

Gambar Halaman Atur Sekaligus dan Pilih Opsi “Ubah Produk Tersedia”

Gambar Opsi Pilih Kategori Produk yang ingin Diunduh

Setelah memilih kategori produk yang ingin diunduh, silakan klik “Unduh Template” yang ada di bagian bawah kanan.  

Gambar Opsi Unduh Data Produk 

Saat ingin melakukan unduh data, terdapat pop-up konfirmasi yang berisikan jumlah kategori dan produk yang akan diunduh. Silakan klik tombol “Mulai Unduh Berkas”. Data akan dikirimkan ke email penyedia yang terdaftar dalam bentuk file spreadsheet (excel). 

Gambar Pop-up Konfirmasi Unduh Sekaligus

Gambar Pop-up Informasi Data Berkas Sedang Diproses 

 

B. Unggah Produk Sekaligus

Jika Penyedia ingin tambah produk baru, maka penyedia dapat memilih opsi “Template Baru” untuk melakukan unduh template kosong yang tersedia. Silakan klik link https://bit.ly/PanduanUbahProduk guna mengetahui panduan melakukan pengisian template unggah produk. Penyedia dapat melakukan pengisian penambahan produk secara sekaligus dalam satu file dengan mengikuti template yang tersedia. 

Gambar Opsi “Template Baru” Untuk Unggah Produk Secara Sekaligus

Kemudian, pilih kategori dari produk yang ingin ditambahkan. Silakan klik kolom pada checkbox yang tersedia untuk memilih kategori produk. Penyedia dapat memilih lebih dari satu kategori produk. 

Gambar klik kolom checkbox untuk kategori produk yang ingin dipilih 

Setelah melakukan pemilihan kategori produk, silakan klik “Unduh Template”. Kemudian muncul pop-up informasi email yang digunakan untuk mengirimkan file yang telah diunduh dan jumlah kategori yang dipilih. Jika informasi yang muncul sudah benar, silakan klik “Mulai Unduh Berkas”. Lalu, Penyedia dapat melihat notifikasi pemberitahuan informasi file sedang dalam proses unduh yang muncul dibagian atas halaman.  Penyedia dapat melakukan cek secara berkala email untuk melihat file yang telah diunduh. 

 

Gambar Tampilan pop-up Informasi Email dan Jumlah Kategori Produk 

Gambar Informasi Berkas Sedang Diproses 

 

C. Ubah Produk Sekaligus 

Jika Penyedia ingin melakukan tambah data informasi produk, silakan pilih Opsi “Ubah Produk Tersedia”. Untuk melakukan ubah data pada produk, Penyedia wajib melakukan unduh data produk yang ingin diubah. Setelah data sudah sesuai, maka Penyedia dapat melakukan unggah informasi daftar produk yang telah diubah atau diperbaharui. Pastikan format file dalam bentuk excel dan dimasukan dalam .zip. Cara untuk mengubah file excel menjadi .zip adalah Silakan klik kanan pada file yang ingin dipilih dan pilih opsi .zip yang tersedia.  

Untuk melakukan unggah data, Silakan pilih opsi “Atur Produk Sekaligus” yang ada pada halaman daftar produk. Lalu, pilih tab “Unggah File” dan terdapat ketentuan file yang bisa diunggah. 

Gambar Pilih Opsi “Atur Produk Sekaligus” pada Halaman Daftar Produk

 

Gambar Halaman Tab “Unggah File” untuk Unggah File Data Produk

 

Di halaman tab “Unggah File” terdapat ketentuan file yang dapat diunggah yang wajib dipastikan oleh Penyedia. Lalu, silahkan klik “Pilih Berkas” atau tarik dokumen pada bagian pilih berkas. 

 

Gambar Opsi “Pilih Berkas” Untuk Unggah File 

 

Setelah memilih dokumen yang ingin diunggah, silakan klik tombol “Unggah Berkas”. Jika penyedia ingin melakukan ganti berkas file yang telah dipilih, silakan klik tombol “Ganti Berkas”. 

 

Gambar Opsi “Unggah Berkas” untuk Unggah File 

Setelah itu, Penyedia dapat menunggu proses unggah berkas untuk dapat terunggah dengan baik. Jika ingin batal unggah berkas, klik tombol “Batalkan”. Penyedia dapat mengetahui proses unggah file berhasil atau gagal. Proses unggah file yang berhasil akan muncul pop-up informasi bahwa berkas berhasil diunggah. Namun jika unggah file gagal, maka terdapat informasi terkait proses unggah file tidak dapat diproses. Penyedia dapat melakukan proses unggah ulang file dengan klik tombol “Unggah ulang”.

Gambar Proses Unggah File Sedang Berlangsung

 

Gambar Pop-up Informasi Berkas Berhasil Diunggah

 

Gambar Informasi Berkas Tidak Dapat Diproses

 

Penyedia dapat melihat riwayat file yang telah diunduh dan unggah atau ubah produk. Silakan pilih tab “Riwayat” untuk melihat status dari file yang telah diunduh atau unggah. 

Gambar tab “Riwayat” pada halaman Atur Sekaligus

 

Panduan Atur Master Produk Sekaligus

A. Unduh Format Master Produk Sekaligus 

Pada halaman manajemen produk, Penyedia dapat mengunduh semua data produk yang telah tersimpan pada E-Katalog versi 6. Fitur “Atur Master Produk Sekaligus” memudahkan penyedia untuk dapat melakukan lihat dan ubah data produk yang berjumlah banyak di luar sistem E-Katalog versi 6. Data produk yang didapatkan Penyedia dari data yang telah diunduh adalah detail informasi produk dari berbagai kategori yang berbeda. Detail informasi mengenai produk seperti nama, harga, jumlah stok, pajak, detail PDN, dan lainnya masuk kedalam file spreadsheet. 

Untuk dapat melakukan unduh data, silakan klik menu "Daftar Master Produk" lalu memilih opsi tombol “Atur Master Produk Sekaligus”.

Gambar Opsi “Atur Master Produk Sekaligus” di halaman Daftar Master Produk

Setelah itu, pilih opsi “Format Baru” dan pilih jenis penunjukkan "Merk". Penyedia dapat memilih produk dari berbagai jenis kategori yang telah dimasukkan. Jika banyak kategori produk yang ada, penyedia dapat langsung mencari melalui fitur pencarian “Cari Kategori” yang ada di bagian kanan. 

Gambar Halaman Atur Sekaligus dan Pilih Opsi “Format Baru”

Silakan memilih kategori produk yang ingin diunduh, kemudian klik “Unduh Template” yang ada di bagian bawah kanan.  

Gambar Opsi Pilih Kategori Produk yang ingin Diunduh dan Unduh Format

Saat ingin melakukan unduh data, terdapat pop-up konfirmasi yang berisikan jumlah kategori dan produk yang akan diunduh. Silakan klik tombol “Mulai Unduh Berkas”. Data akan dikirimkan ke email penyedia yang terdaftar dalam bentuk file spreadsheet (excel). 

Gambar Pop-up Konfirmasi Unduh Sekaligus

Gambar Pop-up Informasi Data Berkas Sedang Diproses

 

B. Pengisian Template Unggah Master Produk Sekaligus

  1. Setiap file template mengacu kepada spesifik Kategori Level 3 di Katalog Elektronik v6.

  2. Setiap file template sudah mengandung kolom informasi yang dibutuhkan untuk master produk pada setiap kategori yang dipilih.

  3. DILARANG menghapus baris/row pertama (1), kedua (2), dan ketiga (2) beserta informasinya.

  4. DILARANG untuk mengubah posisi kolom dan baris/row yang ada pada template.

  5. Fitur ini TIDAK MENCAKUP:

    • Produk varian

    • Harga Zonasi

  6. Jika salah satu produk Anda memiliki informasi atau menggunakan fitur diatas, maka anda dapat melakukan input secara manual di Halaman Penyedia v6.

  7. Dua kolom pertama, yaitu Status dan Pesan Error tidak boleh dipindahkan atau digeser.

    • Status: akan berisikan keterangan gagal atau berhasil dalam proses mengunggah Master Produk,

    • Pesan Error: Berisi informasi mengenai letak error, agar Anda dapat memperbaiki pengisian pada kolom yang terindikasi.

  8. Kolom Merek Produk berisikan nomor merek Master Produk yang sudah teregistrasi dan wajib diisi. Merek produk adalah nomor merek yang telah terdaftar di Pangkalan Data Kekayaan Intelektual (PDKI). Isi dengan contoh seperti berikut: DID2023567xxxx.

  9. Untuk kolom yang bertuliskan (Wajib), kolom HARUS memiliki nilai dengan DIISI INFORMASI sesuai nama kolom.

  10. Kolom foto produk dapat diisi link gambar produk anda. Pastikan URL (link) produk:

    • Dapat diakses oleh publik
    • Memiliki akhiran .png
    • Sebuah produk wajib memiliki minimal satu foto

  11. Situs gambar yang direkomendasikan untuk mengupload gambar produk adalah:

  12. Jika kolom memiliki nilai isian yang sudah disediakan, masukan isi sesuai yang ada pada pilihan. Kekeliruan isi nilai yang dimasukan akan menyebabkan kegagalan pada proses unggah masal. Contoh seperti di bawah ini

  13. Pada bagian bawah file Excel terdapat beberapa sheet referensi yang berisi daftar nilai atribut. Gunakan nilai pada masing-masing sheet sebagai acuan saat mengisi kolom informasi yang sesuai.

  14. Kolom Akses ke Master Produk akan terisi otomatis dengan nilai "Reseller" secara default. Pengguna dilarang mengubah, menghapus, atau mengosongkan nilai tersebut.

    • Isian "Reseller" berfungsi untuk memastikan Master Produk hanya dapat diakses oleh reseller yang telah ditunjuk oleh principal.

  15. Pada saat pengisian KBKI, pastikan KBKI dan sesuai KBKI yang tersedia pada sheet “Daftar KBKI”.

  16. Pada bagian Detail PDN, tiga kolom pertama wajib diisi sesuai dengan spesifikasi Produk Dalam Negeri (PDN) yang bersifat self-declare.

    • Selanjutnya, kolom Klasifikasi Produk PDN akan terisi secara otomatis dengan nilai "Lokal" atau "Impor" berdasarkan isian pada ketiga kolom tersebut.

  17. Negara Asal mengikuti daftar kode negara yang disediakan di sheet “Daftar Negara Asal”.

  18. Kolom Sertifikat TKDN untuk master produk diisi dengan nomor sertifikat yang telah didaftarkan. Contoh nomor sertifikat TKDN: 17x/SJ-IND.8/TKDN/xxx/2021.

    • Sistem akan mengisi detail TKDN secara otomatis apabila hanya tersedia satu data yang sesuai.
    • Jika terdapat lebih dari satu data yang sesuai dengan Nomor Sertifikat TKDN yang diinput, Master Produk tidak dapat diproses secara otomatis. Pengguna harus melengkapi informasi sertifikat secara manual.

  19. Kolom Sertifikat SNI untuk master produk diisi dengan nomor sertifikat yang telah didaftarkan. Contoh nomor sertifikat SNI: 00xx/BSxxx/BBSPJIxxxx/LSPro/I/2025. Sistem akan mengisi detail TKDN secara otomatis apabila hanya tersedia satu data yang sesuai.

  20. Pajak diisi sesuai ketentuan yang berlaku.

  21. Jika barang anda memiliki produk berupa barang mewah, aktifkan pajak barang mewah. Masukan jenis produk yang merupakan kode dan tarif pajaknya sesuai produk anda. Jenis dan tarif pajak barang mewah dapat dilihat pada sheet “Daftar PPnBM”.

  22. Masukkan harga satuan produk Anda dalam rentang harga. Harga master produk di Katalog Elektronik v6 adalah harga bersih (Nett) dan TIDAK TERMASUK biaya pengiriman dan pajak. Harga wajib diisi (tidak 0), dan TIDAK menggunakan pemisah koma ataupun titik.

  23. Satuan produk WAJIB diisi berdasarkan sheet “ Satuan Produk”
  24. Jika Produk adalah BARANG, masukan berat produk dalam satuan gram (Contoh 1KG = 1000 Gram).

  25. Jika Produk adalah BARANG, masukan dimensi produk untuk membantu proses pengiriman pesanan anda. Jika produk anda memiliki panjang/lebar/tinggi yang tidak bulat, silahkan bulatkan ke satuan terdekat (124,1 cm -> 125 cm).

  26. Lengkapi informasi wajib master produk Anda sehingga lebih detail agar membantu pembeli dalam membeli produk anda. Template informasi untuk produk akan menyesuaikan dengan kategori level 3.

    Atribut diatas hanya contoh untuk salah satu Kategori Level 3, produk anda mungkin memiliki kolom-kolom pada Informasi Utama dan Informasi Lain yang berbeda sesuai kategori yang anda miliki.

  27. Anda dapat menambahkan dokumen pendukung ke sistem Katalog Elektronik v6 jika dibutuhkan. Pada fitur ini, file harus di-upload ke Google Drive. Pastikan file google drive tersebut sudah diatur aksesnya menjadi "Anyone with the link".

  28. Setelah file berhasil diunggah, file tersebut akan memiliki tautan. Selanjutnya, masukkan tautan tersebut ke dalam kolom yang telah disediakan.

 

C. Cara Mengunduh dan Membaca Hasil Proses Unggahan

  1. Setelah melakukan unggah dokumen dan dokumen diproses, maka Anda akan bisa melihat statusnya pada menu Riwayat.

  2. Pada menu riwayat, dokumen dengan status “Selesai” bisa diunduh melihat hasilnya.

  3. Anda bisa klik “Unduh” dokumen dan mengakses dokumen setelahnya.

  4. Dokumen yang berhasil diunduh akan berbentuk file .zip. Lakukan ekstraksi (unarchive) terlebih dahulu agar file di dalamnya dapat diakses.

  5. Setelah dokumen terbuka, dua hal yg pertama perlu diperhatikan adalah dua kolom pertama yaitu, “Status” dan “Pesan Error”. 

  6. Kolom Status menunjukkan hasil pemrosesan data produk. Status "Berhasil" menandakan seluruh informasi produk telah diproses oleh sistem, sedangkan status "Gagal" menandakan terdapat data yang belum berhasil diproses.

  7. Kolom Pesan Error memberikan informasi mengenai bagian data produk yang perlu diperbaiki karena belum sesuai, sehingga produk gagal diproses oleh sistem.

  8. Proses unggah massal mendukung pemrosesan secara parsial. 
    • Sebagai contoh, jika Anda mengunggah 20 data master produk dan setelah mengunduh hasil proses terdapat 5 data dengan status "Gagal", maka 15 data lainnya dengan status "Berhasil" telah berhasil diproses dan tersimpan di sistem.
  9. Data yang berstatus Gagal dapat diproses kembali dengan melakukan unggah massal setelah memperbaiki informasi sesuai dengan Pesan Error. 
  10. Selain itu, data juga dapat diperbaiki secara manual satu per satu melalui Dashboard Penyedia.

 

Artikel terkait