Artikel ini ditujukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk memahami sistem notifikasi terhadap pesanan yang belum selesai, serta langkah-langkah mudah untuk menindaklanjutinya.
Kapan Notifikasi Ini Muncul?
Sistem akan otomatis mengirimkan peringatan (reminder) kepada PPK jika terdapat pesanan dengan kondisi berikut:
- Tanggal penyelesaian pekerjaan telah melewati 21 hari.
- Status pesanan belum selesai (pesanan menggantung). Artinya, pesanan tersebut belum dibayar di dalam sistem, belum dikonfirmasi pembayarannya di luar sistem (POS), atau belum dibatalkan.
3 Cara Sistem Mengingatkan PPK Agar pesanan tidak terus menggantung, sistem akan mengingatkan PPK melalui 3 (tiga) jalur notifikasi:
- đź”” Notifikasi Lonceng (Di Dalam Sistem): Pemberitahuan akan muncul pada ikon lonceng di pojok kanan atas layar Anda. Jika notifikasi ini diklik, Anda akan langsung diarahkan ke halaman detail pesanan yang perlu segera diselesaikan.
- ✉️ Notifikasi Email: Sistem akan mengirimkan email ke alamat yang terdaftar. Email ini berisi informasi ringkas mengenai jumlah pesanan yang sudah melewati batas waktu pembayaran beserta tombol yang bisa diklik untuk langsung menuju "Daftar Pesanan".
- ⚠️ Pop-up Peringatan : Saat Anda menggunakan sistem (misalnya saat login, menerima pesanan, atau membuat BAST), sebuah pop-up akan muncul di tengah layar setiap 10 menit sekali. Anda bisa mengklik tombol "Daftar Pesanan" pada pop-up tersebut untuk langsung mengecek daftar pesanan Anda, atau klik "Nanti Saja" untuk menutupnya sementara.
Cara Memeriksa dan Menyelesaikan Pesanan yang Belum Selesai
Untuk menghilangkan notifikasi dan menyelesaikan kewajiban pesanan Anda, ikuti langkah-langkah praktis berikut:
- Klik menu "Daftar Pesanan" di halaman utama Anda.
- Pilih sub-menu "Pesanan".
- Klik tab "Berlangsung" untuk melihat pesanan yang masih aktif.
- Pada fitur pengurutan(sort), urutkan ke yang "Paling Lama". Langkah ini sangat penting agar Anda bisa melihat dan memprioritaskan penyelesaian pesanan-pesanan yang umurnya sudah paling lama terlebih dahulu.
Tindak Lanjut Penyelesaian:
Setelah Anda menemukan pesanan yang sudah lama tersebut, pastikan untuk segera melakukan salah satu dari tindakan berikut sesuai dengan keadaan sebenarnya:
- Selesaikan pembayaran di dalam sistem.
- Selesaikan pembayaran diluar sistem.
- Lakukan pembatalan pesanan jika pengadaan memang tidak jadi dilaksanakan.
(Catatan: Mohon segera selesaikan pesanan Anda. Jika pesanan terus dibiarkan menggantung melebihi batas waktu maksimal, akun PPK Anda dapat terkena sanksi/punishment berupa pembatasan untuk membuat pengadaan atau kompetisi baru.)
Case Pembayaran Diluar SIstem Kementerian / Lembaga
Pada kasus pembayaran diluar sistem kementerian / lembaga, pada beberapa transaksi yang sudah ada interkoneksi dengan SAKTI akan mendapatkan error berikut ketika pengajuan pembayaran diluar sistem:
Error ini didapatkan karena saat ini Inaproc belum mengizinkan transaksi dapat dibayarkan diluar sistem jika interkoneksi dengan SAKTI sudah terjadi. Oleh karena itu, langkah-langkah yang harus dilakukan oleh PPK agar transaksi dapat dibayarkan diluar sistem:
- Membuka halaman HaiDJPb: https://hai.kemenkeu.go.id/
- Request merubah status transaksi di SAKTI menjadi “MANUAL” dengan melampirkan screenshot dan nomor pesanan di Inaproc.
- Setelah di SAKTI berhasil merubah status transaksi menjadi “MANUAL”. User dapat melanjutkan proses pembayaran diluar sistem seperti biasa.