Gambar. Proses Bisnis Alur Transaksi POKJA
POKJA dapat memulai membuat transaksi dengan memilih produk yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan
Jika produk yang dibeli lebih dari satu jenis, maka POKJA dapat memasukkan produk ke Keranjang terlebih dahulu sebelum masuk ke proses checkout
Pada halaman checkout, POKJA harus melengkapi beberapa informasi seperti alamat pengiriman, memilih PPK yang akan melakukan review, memilih “Pokja Pemilihan” pada list POKJA Pemilihan, memilih Nomor RUP, dll dan memastikan nominal transaksi lebih dari Rp. 200.000.000
Kemudian, POKJA dapat memulai proses negosiasi kepada penyedia
Setelah negosiasi selesai, POKJA dapat mengajukan pesanan hasil negosiasi kepada PPK untuk dilakukan review
Selanjutnya, POKJA dapat memonitor Pesanan yang dilanjutkan oleh PPK.
Memulai Pesanan
- Pembelian Produk Secara Langsung
- Pembelian Produk melalui Keranjang Belanja
- Proses Checkout Produk Barang
- Proses Checkout Produk Jasa
Pembelian Produk Secara Langsung
Setelah POKJA selesai melakukan pemilihan produk yang sesuai dan hanya ingin membeli 1 jenis produk saja, maka POKJA dapat melakukan pembelian langsung melalui Halaman Detail Produk dengan menekan opsi Beli Langsung.
Gambar. Tampilan Tombol Pembelian langsung produk yang terpilih
Setelah memilih opsi “Beli Langsung”, maka silakan mengikuti petunjuk berikutnya yaitu “Proses Checkout”.
POKJA dapat melanjutkan pembelian jika total nominal transaksi minimal Rp 200.000.000 (dua ratus juta rupiah).
Pembelian Produk melalui Keranjang Belanja
Jika POKJA ingin melakukan pembelian beberapa jenis produk berbeda dari satu penyedia yang sama, maka POKJA dapat memilih produk yang sesuai dan memasukkan produk tersebut terlebih dahulu ke Keranjang dengan menekan opsi “ Tambah Keranjang”.
-
POKJA dapat melanjutkan pembelian jika total nominal transaksi minimal Rp 200.000.000 (dua ratus juta rupiah).
Jika opsi “Tambah Keranjang” sudah dipilih, maka akan timbul notifikasi berupa “Barang telah dimasukkan ke keranjang. Lihat Keranjang”. Apabila notifikasi yang timbul berupa “Keranjang anda penuh. Hapus beberapa untuk menambah produk lainnya”, maka POKJA diharuskan untuk menghapus terlebih dahulu barang yang telah masuk ke dalam keranjang dikarenakan keranjang sudah penuh. Penting untuk diketahui oleh POKJA bahwa menambahkan kuantitas produk ke dalam keranjang tergantung pada pengaturan Penyedia. Apabila Penyedia yang mengaktifkan "Pengaturan Kuantitas Desimal", setiap PP memilih tombol “+” akan menambah kuantitas produk sebesar 0,01, dan setiap penekanan ikon “-” akan mengurangi kuantitas produk sebesar 0,01. Namun, apabila POKJA menambahkan produk ke dalam keranjang dari etalase Penyedia yang menonaktifkan “Pengaturan Kuantitas Desimal” maka setiap POKJA memilih tombol “+” akan menambah kuantitas produk sebesar 1,00 dan setiap penekanan ikon “-” akan mengurangi kuantitas produk sebesar 1,00. Berikut ini adalah contoh tampilannya:
-
Untuk melihat barang yang telah dimasukkan ke dalam keranjang, Silakan mengklik icon keranjang yang terdapat di kanan atas situs web Katalog Elektronik versi 6 atau memilih opsi “Lihat Keranjang” pada notifikasi.
Apabila ingin melanjutkan pembelian produk dari Halaman Keranjang, POKJA dapat memilih produk-produk pada satu penyedia yang sama kemudian klik opsi “Beli”.
Apabila ingin melakukan penambahan atau pengurangan pada kuantitas barang yang terdapat pada keranjang, silakan memilih opsi “+” untuk menambahkan atau opsi “-” untuk mengurangi kuantitas barang yang dipilih. Penting untuk diketahui oleh POKJA bahwa menambahkan kuantitas produk ke dalam keranjang tergantung pada pengaturan Penyedia. Apabila Penyedia yang mengaktifkan "Pengaturan Kuantitas Desimal", setiap POKJA memilih tombol “+” akan menambah kuantitas produk sebesar 0,01, dan setiap penekanan ikon “-” akan mengurangi kuantitas produk sebesar 0,01. Namun, apabila POKJA menambahkan produk ke dalam keranjang dari etalase Penyedia yang menonaktifkan “Pengaturan Kuantitas Desimal” maka setiap POKJA memilih tombol “+” akan menambah kuantitas produk sebesar 1,00 dan setiap penekanan ikon “-” akan mengurangi kuantitas produk sebesar 1,00.
-
Apabila POKJA ingin memberikan catatan pada barang yang terdapat pada keranjang, Silakan memilih opsi “Tambah Catatan”. Untuk melakukan perubahan pada catatan, Silakan memilih opsi “Ubah” lalu POKJA dapat mengubah catatan yang tertera pada produk. Apabila ingin menghapus catatan yang sudah ada, POKJA dapat memilih opsi “Ubah” lalu hapus semua catatan yang ditulis sebelumnya.
- Apabila POKJA ingin melakukan penghapusan barang pada keranjang, POKJA dapat memilih opsi barang yang ingin dihapus, lalu pilih menu “hapus” untuk menghilangkan barang pada keranjang belanja.
Apabila terdapat produk yang sedang ditinjau, maka tertera tooltip informasi “Produk masih dalam proses kurasi”. Dalam hal ini, POKJA masih dapat melakukan proses pembelian pesanan. Silakan pilih opsi “Lanjutkan Pesanan” pada notifikasi yang muncul untuk melanjutkan pembelian pesanan.
Gambar Notifikasi Produk yang Masih Dalam Kurasi pada Halaman Keranjang Produk
Namun jika produk yang sedang ditinjau (Dikurasi) berubah status menjadi Ditolak Kurasi setelah memilih opsi “Beli”, maka PPK/PP tidak dapat melanjutkan proses pembelian produk. PPK/PP akan diarahkan kembali ke Halaman Keranjang Produk.
Gambar Pop-up Informasi Produk yang Tidak Lulus Kurasi
Gambar Produk Tidak Lulus Kurasi pada Halaman Keranjang Produk
-
Apabila terdapat barang yang tidak bisa diproses pada keranjang belanja, maka barang yang tidak dapat diproses akan dikelompokkan menjadi satu serta alasan mengapa barang tidak dapat diproses. Untuk menghapus keseluruhan barang yang tidak bisa diproses, Silakan memilih opsi “Hapus” pada bagian atas “Tidak bisa diproses”. Jika hanya beberapa produk yang ingin dihapus, PPK/PP dapat memilih opsi “Hapus” spesifik terhadap produk atau toko. Adapun Pesanan yang tidak dapat diproses disebabkan oleh beberapa hal, yaitu:
Stok barang habis
Toko tidak aktif / toko masuk daftar hitam
Produk turun tayang
Sementara, produk turun tayang disebabkan oleh beberapa hal, seperti:
Salah Kategori
Harga Tidak Wajar
Pelanggaran Merek Dagang
Kesalahan Informasi Produk
Produk Tidak Valid
Ketidaksesuaian TKDN
Dan lain-lain
Jika terdapat produk yang tidak bisa diproses, maka POKJA dapat melakukan hapus produk tersebut pada keranjang.
Proses Checkout Produk Barang
A. Mengunggah Dokumen Persiapan E-Purchasing
Setelah memilih opsi “Beli” pada keranjang belanja atau opsi “Beli Langsung” pada pembelian produk langsung dari Halaman Detail Produk, PPK/PP dapat melanjutkan proses checkout.
POKJA wajib klik checklist kolom yang telah tersedia dan unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing. Format dokumen .pdf dan maksimal 10 mb. Dokumentasi Persiapan E-Purchasing berisi bukti bahwa pemilihan produk yang dilakukan sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Lalu, silakan pilih “Persiapan E-Purchasing” untuk mengetahui poin-poin yang dapat disertakan pada dokumen tersebut. PPK/PP dapat mengetahui lebih lanjut terkait peraturan yang berlaku dengan memilih opsi “Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024” pada pop-up yang muncul.
-
Kemudian, silakan unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing pada kolom yang telah tersedia.
Gambar Tampilan Unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing
Gambar pop-up Tahapan Persiapan E-Purchasing
B. Memilih Jenis Pengiriman
-
Opsi Pengiriman Langsung ke Satu Lokasi
Merupakan jenis pengiriman pesanan yang dikirimkan satu kali hanya ke satu lokasi alamat pengiriman. Apabila POKJA memilih opsi jenis pengiriman ke satu lokasi, terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, yaitu:
Setelah memilih opsi jenis pengiriman langsung ke satu lokasi, alamat pengiriman secara otomatis terisi sesuai dengan alamat pengiriman utama yang telah diatur pada Halaman Pengaturan. Apabila POKJA belum mengatur alamat pengiriman utama, silakan pilih opsi “Tambah Alamat”.
Jika ingin mengubah lokasi alamat pengiriman pesanan, silakan pilih opsi “Ubah” lalu akan muncul pop-up daftar alamat pengiriman yang telah tersimpan. Silakan pilih alamat pengiriman pesanan dengan klik opsi “Pilih Alamat”.
POKJA dapat mengganti alamat pengiriman dengan memilih daftar alamat pengiriman yang telah tersimpan di dalam sistem Katalog Elektronik versi 6. Jika alamat pengiriman belum tercantum atau belum terdaftar pada daftar alamat pengiriman, maka POKJA dapat menambahkan alamat pengiriman tersebut dengan cara memilih opsi “Tambah alamat baru” untuk menambahkan alamat. Jumlah alamat yang dapat disimpan pada Katalog Elektronik versi 6 hanya terbatas pada 10 (sepuluh) alamat pengiriman. Jika ingin menambahkan alamat pengiriman yang baru, POKJA dapat menghapus salah satu alamat yang telah terdaftar dalam sistem Katalog Elektronik versi 6.
-
Setelah memilih alamat pengiriman, POKJA dapat mengisi tanggal permintaan tiba sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh Instansi. Tanggal permintaan tiba merupakan waktu pesanan tersebut diharapkan tiba. Silakan pilih opsi “Atur Waktu” dan pop-up Tentukan Waktu Permintaan Tiba akan muncul.
Gambar Pengisian Tanggal Permintaan Tiba Pesanan -
Lalu, jika POKJA ingin menambahkan catatan permintaan tiba, maka POKJA dapat mengisi kolom isian yang tersedia sesuai dengan saran yang diinginkan. Adapun contoh catatan permintaan tiba adalah pesanan dimohon tiba sebelum pukul 14.00.
Gambar Kolom Catatan Waktu Permintaan Tiba -
Setelah itu, POKJA melanjutkan proses ke dalam tahapan pemilihan jasa pengiriman. Silakan klik “Pilih Layanan Pengiriman” pada bagian jasa pengiriman. Jasa pengiriman yang dapat dipilih saat ini oleh POKJA adalah kurir penyedia (pengiriman dikelola dan dilakukan oleh Penyedia terkait).
Gambar Pemilihan Jasa Pengiriman Pesanan yang sesuai Kemudian, untuk proses checkout selanjutnya adalah POKJA dapat memilih RUP.
-
Opsi Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi
Merupakan jenis pengiriman pesanan yang dikirimkan ke banyak lokasi alamat pengiriman dalam satu periode waktu yang sama. Apabila POKJA memilih opsi jenis pengiriman ke banyak lokasi, terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, yaitu :
-
POKJA memilih lebih dari satu alamat pengiriman pesanan pada daftar alamat pengiriman yang tersimpan. Silakan pilih “Atur Pengiriman” pada bagian alamat pengiriman. POKJA akan diarahkan ke halaman “Atur Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi” dan pilih “Tambah Lokasi Pengiriman” untuk memilih alamat pengiriman. Lalu, akan muncul pop-up daftar alamat pengiriman yang telah diatur pada Halaman Pengaturan. Silakan pilih opsi “hapus” jika ingin menghapus alamat. Jika POKJA ingin menambahkan alamat pengiriman pada daftar alamat yang telah tersimpan silakan pilih opsi “Tambah Alamat Baru”.
Gambar Memasukkan Alamat Pengiriman yang Terdaftar untuk Pemesanan -
Setelah memilih alamat pengiriman yang pertama, POKJA akan diarahkan ke Halaman Atur Produk. Kemudian, POKJA dapat mengatur jumlah produk yang ingin dikirimkan ke alamat pengiriman tersebut. Silakan masukkan jumlah angka pada kolom Atur Jumlah dan klik “Simpan”. Lalu, Silakan pilih “Ya, Sudah Sesuai” pada pop-up konfirmasi simpan pengaturan pengiriman apabila sudah sesuai. Jika belum, silakan pilih “Kembali” untuk mengatur ulang. Jika ingin membatalkan, silakan pilih opsi “Batal” untuk membatalkan pengaturan alamat pengiriman.
Gambar Atur Jumlah Produk pada Alamat Pengiriman
Gambar Pop-up Konfirmasi Kesesuaian Pengaturan Pengiriman
Gambar Konfirmasi Batalkan Pengaturan -
Untuk menambahkan lokasi pengiriman pesanan selanjutnya, silakan pilih opsi “Tambah Lokasi Pengiriman” dan pilih alamat pengiriman pesanan selanjutnya. Dalam pengiriman ke banyak lokasi, Alamat Pengiriman yang dapat ditambahkan berjumlah maksimal 10 Alamat Pengiriman. Kemudian, silakan ulangi langkah yang ada pada poin nomor 2. POKJA perlu memperhatikan jumlah produk saat melakukan atur produk sesuai dengan beberapa lokasi pengiriman yang dipilih.
Gambar Opsi pilih “Tambah Lokasi Pengiriman” pada Halaman Atur Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi -
Jika alamat yang dipilih di luar jangkauan pengiriman kurir penyedia, POKJA akan mendapat peringatan (alert) pesan “Alamat Tidak Terjangkau Kurir”. POKJA dapat memilih alamat pengiriman lain atau menghubungi penyedia melalui fitur chat untuk memeriksa jangkauan pengiriman.
Gambar Alert Pesan Alamat Pengiriman Tidak Terjangkau Kurir
-
Jika jumlah pesanan sudah sesuai dengan jumlah produk yang diatur untuk dikirimkan ke beberapa alamat yang terpilih, tombol “+ Tambah Lokasi Pengiriman” otomatis tidak aktif.
Gambar Opsi Tambah Lokasi Pengiriman Tidak Aktif -
Apabila POKJA ingin memastikan kembali atau ubah data yang telah tersimpan, POKJA dapat memilih opsi pada kolom aksi yaitu “Lihat Detail” lalu pilih “Ubah” untuk mengubah data atau “Tutup” apabila data telah sesuai.
Gambar Opsi Lihat Detail pada Kolom Aksi
Gambar Opsi Untuk Ubah Data pada Alamat Pengiriman -
Apabila POKJA ingin menghapus data informasi alamat pengiriman yang telah tersimpan, silakan pilih opsi “Hapus” pada kolom aksi di sebelah opsi “Lihat Detail”.
Gambar Opsi Hapus Pada Kolom Aksi -
Pesan Eror (Error message) muncul pada kolom atur jumlah apabila jumlah yang dimasukkan melebihi dari jumlah produk yang belum diatur.
Gambar error message Pada Kolom Atur Jumlah -
Informasi mengenai jumlah produk diatur, kurir yang digunakan, dan total ongkos kirim berada di bagian bawah halaman. Apabila informasi pengaturan produk yang akan dikirimkan ke beberapa lokasi telah sesuai, silakan pilih opsi “Selanjutnya”.
Gambar Opsi “Selanjutnya” pada Halaman Atur Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi -
Setelah melakukan pengaturan pengiriman pesanan, POKJA dapat mengisi rentang tanggal permintaan tiba sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh Instansi. Tanggal permintaan tiba merupakan waktu pesanan tersebut diharapkan tiba.
Gambar Pengisian Tanggal Pengiriman Pesanan Langsung ke Banyak Lokasi -
Selanjutnya, jika POKJA ingin menambahkan catatan permintaan tiba, maka POKJA dapat mengisi kolom isian yang tersedia sesuai dengan saran yang diinginkan. Contoh catatan permintaan tiba adalah pesanan dimohon tiba sebelum pukul 14.00.
Gambar Kolom Catatan Permintaan Tiba - Lalu, klik “Simpan”. POKJA akan diarahkan kembali pada halaman checkout.
-
Opsi jasa pengiriman pesanan otomatis tertera menggunakan kurir penyedia.
Gambar Informasi Jasa Pengiriman Pesanan Menggunakan Kurir Penyedia
-
-
Memilih Termin Pembayaran untuk Jenis Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi
Selanjutnya proses checkout untuk pesanan yang akan dikirimkan ke banyak lokasi adalah menentukan termin pembayaran. Opsi Termin Pembayaran akan otomatis muncul setelah POKJA melakukan pengaturan pengiriman. Untuk melakukan pengaturan termin pembayaran, terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan POKJA :
Ada dua opsi pembayaran yang dapat dipilih yaitu
-
Sekaligus: Opsi pembayaran “Sekaligus” untuk pembayaran sekaligus setelah semua pengiriman selesai.
Gambar Pemilihan Opsi pada Termin Pembayaran -
Bertahap: Opsi pembayaran “Bertahap” untuk pembayaran bertahap sesuai pengelompokan pengiriman.
Gambar Atur Termin Pembayaran
Berikut tahapan memilih opsi pembayaran bertahap :
-
Silakan pilih opsi “Atur Termin Pembayaran” untuk mengatur termin pembayaran. POKJA akan diarahkan ke Halaman Atur Termin Pembayaran.
Gambar Halaman Atur Termin Pembayaran -
Pada halaman tersebut, POKJA dapat memilih jumlah termin pembayaran yang diinginkan. Pilihan jumlah termin pembayaran menyesuaikan dengan jumlah lokasi yang telah diatur sebelumnya. Apabila POKJA memasukan 2 alamat lokasi pengiriman, maka terdapat 2 tahap pembayaran yang dapat dipilih. Setelah memilih termin pembayaran, silakan klik “Atur Termin Pembayaran”.
Gambar Pilihan Jumlah Termin Pembayaran -
Setelah memilih jumlah termin pembayaran, silakan klik “Atur Termin Pembayaran”. Kemudian POKJA dapat mengatur termin pembayaran pada pop-up yang muncul sesuai dengan lokasi pengiriman yang telah dipilih.
Gambar Menentukan Termin Pembayaran Setiap Pengiriman POKJA dapat mengetahui detail informasi seperti Lokasi Pengiriman, Harga Produk, Harga Layanan Tambahan, Ongkos Kirim, Total Harga, dan kolom untuk “Atur Termin”.
-
Setelah selesai mengatur termin pembayaran yang dipilih, silakan klik “Atur”. Lalu, silakan pilih opsi “Simpan” dan POKJA akan diarahkan kembali ke halaman checkout.
Gambar Informasi Jumlah Termin Pembayaran Yang Telah Diatur -
Apabila POKJA hanya memilih satu termin di semua lokasi, maka pop-up konfirmasi untuk mengubah termin pembayaran akan muncul. Jika POKJA setuju, maka akan kembali ke Halaman Checkout dan Termin Pembayaran sekaligus akan otomatis terpilih.
Gambar Konfirmasi Ubah Tahap Pembayaran Menjadi Sekaligus -
Apabila POKJA belum menyesuaikan semua termin yang telah dipilih (terdapat termin yang tidak diatur), maka POKJA akan mendapat Pesan Eror (error message) bahwa terdapat termin yang belum diatur.
Gambar Error Message Termin Belum Diatur
-
C. Memilih Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Selanjutnya, POKJA memilih Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang tersedia. Jika sudah terbuka halaman RUP, silakan memilih RUP yang terdaftar pada Daftar RUP.
Gambar Pemilihan Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Halaman Checkout
Untuk memudahkan pencarian RUP sesuai dengan metode Pengadaan E-Purchasing, hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
Silakan memasukkan nama paket atau kode RUP yang disediakan instansi, lalu pilih sesuai RUP yang tersedia pada daftar RUP.
-
Jika pencarian masih belum terlalu detail, maka silakan memasukkan “Jenis Pengadaan”, pada kolom yang disediakan untuk dapat melakukan pencarian yang lebih spesifik pada RUP yang ingin digunakan. Sebagai catatan, RUP yang muncul adalah semua RUP yang terdaftar pada SiRUP. Pastikan untuk memilih RUP yang tepat agar proses pembayaran berjalan lancar.
Gambar Detail Rencana Umum Pengadaan pada Halaman Checkout Jika sudah mendapatkan RUP yang diinginkan, Silakan memilih “Pilih RUP” untuk dapat menetapkan RUP lalu melanjutkan ke tahap selanjutnya.
-
Jika total nilai pesanan masih berada dalam batas atau kurang dari pagu RUP yang dipilih pada Halaman Checkout tidak akan menerima notifikasi apapun. Apabila total nominal pesanan melebihi pagu RUP yang dipilih maka akan tampil peringatan (alert) pesan “Total nominal pesanan melebihi Pagu RUP, jika ingin melanjutkan menggunakan RUP ini, pastikan hasil akhir negosiasi berada dalam batas pagu agar dapat membuat Surat Pesanan”. POKJA tetap dapat melanjutkan ke Tahap Pengajuan Negosiasi meskipun total nominal pembelian melebihi pagu RUP, pemeriksaan kesesuaian pagu dilaksanakan secara menyeluruh setelah proses negosiasi berakhir.
Gambar Informasi Total nominal pesanan berada dalam batas atau kurang dari pagu RUP
Gambar Peringatan (alert) Total nominal pesanan melebihi pagu RUP
D. Pengisian Harga Perkiraan Sendiri (HPS) oleh Buyer KLPD di Halaman Checkout
Karena total nilai transaksi (total harga dan ongkos kirim) ﹥Rp 100.000.000, maka POKJA wajib untuk melakukan pengisian pada section Harga Perkiraan Sendiri (HPS) pada halaman Checkout.
Berikut ini merupakan langkah-langkah POKJA mengisikan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) pada Halaman Checkout:
POKJA KLPD mengisikan nominal Harga Perkiraan Sendiri (HPS) di Halaman Checkout dengan perhitungan bahwa harga yang dilampirkan sudah termasuk pajak, biaya tidak langsung, dll.
Total nominal Harga Perkiraan Sendiri (HPS) harus ≤ RUP yang dipilih oleh POKJA.
-
Apabila POKJA mengisikan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) lebih besar dibandingkan RUP maka sistem akan menampilkan notifikasi pesan error “Nilai HPS melebihi total Pagu RUP”.
Gambar Notifikasi Pesan Eror Nilai HPS Melebihi RUP -
POKJA dapat mengunduh template rincian HPS dengan format file .xlsx dan POKJA dapat mengunggah dokumen rincian HPS dalam bentuk .xlsx dengan max file size 10 mb.
Gambar Pengunggahan Template Rincian HPS -
Pada Halaman Checkout ini apabila POKJA tidak bisa melanjutkan untuk melakukan negosiasi jika:
Total HPS > RUP, dan/atau;
Rincian HPS belum diunggah, dan/atau;
Nominal HPS belum diisi
-
Apabila POKJA sudah memastikan bahwa total HPS ≤ RUP, rincian HPS sudah diunggah, dan POKJA klik Ajukan Nego, maka sistem akan menampilkan pop up konfirmasi bahwa total HPS tidak bisa diubah kembali setelah proses checkout.
Gambar Konfirmasi Pengajuan Negosiasi dengan HPS
E. Memilih POJKA Pemilihan
Langkah berikutnya adalah pilih POKJA pemilihan. Daftar Pokja Pemilihan yang ditampilkan telah disaring berdasarkan ketersediaan persona Pokja di dalam data Pokja Pemilihan tersebut.
Gambar POKJA Pemilihan
Gambar Hasil POKJA Pemilihan
F. Memilih Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Langkah akhir dalam proses checkout adalah pemilihan PPK. Pada pembuatan pesanan, POKJA memilih PPK yang ditunjuk sebagai penanggung jawab untuk meneruskan pembuatan pesanan dan surat pesanan pengadaan barang/jasa. Silakan memilih PPK pada pada opsi “Pilih PPK”.
Gambar Pemilihan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh PP
Untuk dapat memudahkan pencarian PPK, hal yang dapat dilakukan adalah:
-
Silakan memasukkan nama PPK pada kolom “Cari Nama” yang diinginkan untuk ditunjuk sebagai penanggung jawab pesanan. Lalu, PP memilih PPK yang bersangkutan sesuai dengan hasil pencarian.
Gambar Pencarian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berdasarkan Nama atau Username
Gambar Hasil Pencarian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh POKJA -
Hasil pencarian PPK dapat dipertajam dengan menggunakan fitur filter yang berdasarkan K/L/PD serta Satuan Kerja (Satker). Silakan masukkan K/L/PD serta Satuan Kerja yang bersangkutan pada kolom filter yang telah disediakan.
Gambar Pemilihan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh POKJA dengan Filter K/L/PD Jika PPK yang dicari tidak ditemukan pada saat pencarian, maka terdapat kemungkinan bahwa PPK tersebut belum terdaftar pada Manajemen Akun Terpusat SPSE. POKJA dapat menghubungi PPK terkait dan memastikan PPK tersebut berhasil terdaftar pada Manajemen Akun Terpusat SPSE.
Selanjutnya, POKJA melakukan proses negosiasi terhadap harga satuan barang. Silakan memilih opsi “Ajukan Negosiasi” untuk dapat melakukan proses negosiasi harga. Produk yang telah dipilih akan masuk ke tahapan proses pemesanan selanjutnya.
-
Apabila terdapat produk yang masih dalam proses Sedang Ditinjau (Dikurasi), maka akan muncul pop-up konfirmasi untuk melanjutkan proses pembelian pesanan. Silakan pilih opsi “Lanjutkan Pesanan” untuk lanjut ke tahap Ajukan Negosiasi.
Gambar pop-up Konfirmasi Produk yang Masih Dalam Kurasi pada Saat Checkout -
Apabila ketika POKJA memilih opsi “Ajukan Negosiasi” dan status produk kurasi berubah menjadi Ditolak kurasi, maka akan muncul notifikasi bahwa produk Ditolak kurasi. POKJA tidak dapat melanjutkan transaksi pembelian produk yang Ditolak kurasi ke tahapan Negosiasi. Silakan pilih opsi “Kembali ke Keranjang”.
Gambar Produk Ditolak Kurasi ketika PPK/PP pilih Opsi “Ajukan Negosiasi”Pajak pada produk saat Checkout
Harga produk yang tampil pada saat Checkout merupakan harga setelah pajak PPN dan PPnBM (jika ada). Jika produk tidak kena pajak maka terdapat informasi yang menunjukkan bahwa produk tersebut Tidak Kena Pajak. Produk yang tidak kena pajak, maka akan terdapat informasi besaran persentase nilai pajak yang dikenakan. Selain pada harga produk, terdapat informasi mengenai layanan tambahan, ongkos kirim, dan asuransi ongkos kirim yang kena pajak atau tidak kena pajak.-
Produk turun tayang saat Checkout
Jika produk yang dipilih oleh PPK/PP masuk ke dalam produk yang turun tayang, maka PPK/PP tidak dapat melanjutkan proses untuk pengajuan negosiasi. PPK/PP akan diminta untuk kembali.
Gambar Informasi Mengenai Produk yang Turun Tayang saat Melakukan Checkout
Proses Checkout Produk Jasa
A. Mengunggah Dokumen Persiapan E-Purchasing
Setelah memilih opsi “Beli” pada keranjang belanja atau opsi “Beli Langsung” pada pembelian produk langsung dari Halaman Detail Produk, PPK/PP dapat melanjutkan proses checkout.
POKJA wajib klik checklist kolom yang telah tersedia dan unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing. Format dokumen .pdf dan maksimal 10 mb. Dokumentasi Persiapan E-Purchasing berisi bukti bahwa pemilihan produk yang dilakukan sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Lalu, silakan pilih “Persiapan E-Purchasing” untuk mengetahui poin-poin yang dapat disertakan pada dokumen tersebut. PPK/PP dapat mengetahui lebih lanjut terkait peraturan yang berlaku dengan memilih opsi “Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024” pada pop-up yang muncul.
-
Kemudian, silakan unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing pada kolom yang telah tersedia.
Gambar Halaman Checkout Tahap Unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing
B. Pemilihan Alamat Pekerjaan
Setelah memilih opsi “Beli” pada keranjang belanja atau “Beli Langsung” pada Halaman Detail Produk dan mengunggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing pada kolom yang tersedia, maka alamat pekerjaan secara otomatis terisi sesuai dengan alamat utama yang telah diatur pada Halaman Pengaturan.
Jika ingin mengubah lokasi alamat pekerjaan, silakan pilih opsi “Ubah” lalu akan muncul pop-up daftar alamat yang telah tersimpan. Silakan pilih alamat pekerjaan yang diinginkan dengan klik opsi “Pilih Alamat”.
Jika alamat pekerjaan belum tercantum atau belum terdaftar pada daftar alamat, maka POKJA dapat menambahkan alamat pekerjaan tersebut dengan cara memilih opsi “Tambah alamat baru” untuk menambahkan alamat.
-
Jumlah alamat yang dapat disimpan pada Katalog Elektronik versi 6 hanya terbatas pada 10 (sepuluh) alamat. Jika ingin menambahkan alamat yang baru, POKJA dapat menghapus salah satu alamat yang telah terdaftar dalam sistem Katalog Elektronik versi 6.
Gambar Pemilihan Alamat Pekerjaan
C. Pemilihan Waktu Penyelesaian Pekerjaan
Apabila pengisian alamat sudah sesuai, POKJA dapat menentukan waktu penyelesaian pekerjaan. Dalam hal ini, silakan memasukkan waktu akhir penyelesaian pekerjaan dengan cara memilih tanggal pada kolom tanggal yang tersedia. Lalu, silakan memasukkan catatan pada waktu penyelesaian pekerjaan yang ditentukan jika berkenan. Apabila pengisian waktu penyelesaian pekerjaan sudah sesuai, silakan pilih opsi “Simpan” untuk memilih waktu penyelesaian pekerjaan pada pesanan.
-
Apabila Waktu Penyelesaian Pekerjaan sudah sesuai, silakan melanjutkan proses pengisian Termin Pembayaran.
Gambar Pemilihan Waktu Penyelesaian Pekerjaan
D. Pemilihan Termin Pembayaran
POKJA dapat mengatur Termin Pembayaran pesanan. Dalam Hal ini :
-
Pemilihan Termin Pembayaran “Sekaligus” mengindikasikan bahwa pesanan akan dibayar secara penuh saat semua pesanan selesai.
Gambar Pemilihan Termin Pembayaran Sekaligus -
Pemilihan Termin Pembayaran “Bertahap” mengindikasikan bahwa pesanan akan dibayar bertahap sesuai dengan rencana yang diajukan oleh POKJA. Silakan pilih opsi “Tulis Rencana Pembayaran” lalu silakan mengisi jumlah termin dan menuliskan Detail Rencana Pembayaran pada kolom isian yang tersedia untuk menjelaskan secara rinci terkait pengajuan pembayaran termin bertahap.
Gambar Pemilihan Termin Pembayaran Bertahap
Gambar Rincian Rencana Pembayaran Bertahap -
Selain itu, POKJA dapat menuliskan informasi mengenai adanya Uang Muka (DP) jika ada, serta melampirkan informasi untuk kebutuhan Masa Pemeliharaan (Retensi). Sehingga, dengan POKJA melampirkan informasi mengenai Uang Muka (DP) dan Masa Pemeliharaan (Retensi) dalam Detail Rencana Pembayaran nantinya akan terlampir dalam Surat Pesanan. Apabila sudah sesuai, silakan pilih opsi “Simpan” untuk memilih rencana pembayaran pada pesanan.
E. Pemilihan Rencana Umum Pembayaran (RUP)
Selanjutnya, POKJA memilih Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang tersedia. Jika sudah terbuka halaman RUP, silakan memilih RUP yang terdaftar pada Daftar RUP.
Gambar Pemilihan Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Halaman Checkout
Untuk memudahkan pencarian RUP sesuai dengan metode Pengadaan E-Purchasing, hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
Silakan memasukkan nama paket atau kode RUP yang disediakan instansi, lalu pilih sesuai RUP yang tersedia pada daftar RUP.
-
Jika pencarian masih belum terlalu detail, maka silakan memasukkan “Jenis Pengadaan”, pada kolom yang disediakan untuk dapat melakukan pencarian yang lebih spesifik pada RUP yang ingin digunakan. Sebagai catatan, RUP yang muncul adalah semua RUP yang terdaftar pada SiRUP. Pastikan untuk memilih RUP yang tepat agar proses pembayaran berjalan lancar.
Gambar Detail Rencana Umum Pengadaan pada Halaman Checkout Jika sudah mendapatkan RUP yang diinginkan. Silakan memilih “Pilih RUP” untuk dapat menetapkan RUP lalu melanjutkan ke tahap selanjutnya.
-
Jika total nilai pesanan masih berada dalam batas atau kurang dari pagu RUP yang dipilih pada Halaman Checkout tidak akan menerima notifikasi apapun. Apabila total nominal pesanan melebihi pagu RUP yang dipilih maka akan tampil peringatan (alert) pesan “Total nominal pesanan melebihi Pagu RUP, jika ingin melanjutkan menggunakan RUP ini, pastikan hasil akhir negosiasi berada dalam batas pagu agar dapat membuat Surat Pesanan”. PPK/PP tetap dapat melanjutkan ke Tahap Pengajuan Negosiasi meskipun total nominal pembelian melebihi pagu RUP, pemeriksaan kesesuaian pagu dilaksanakan secara menyeluruh setelah proses negosiasi berakhir.
Gambar Total Nominal Pesanan Berada dalam Batas atau Kurang dari Pagu RUP
Gambar Peringatan (alert) Total Nominal Pesanan Melebihi Pagu RUP
F. Pengisian Harga Perkiraan Sendiri (HPS) oleh Buyer KLPD di Halaman Checkout
Karena total nilai transaksi (total harga dan ongkos kirim) ﹥Rp 200.000.000, maka POKJA wajib untuk melakukan pengisian pada section Harga Perkiraan Sendiri (HPS) pada halaman Checkout.
Berikut ini merupakan langkah-langkah POKJA mengisikan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) pada Halaman Checkout:
POKJA KLPD mengisikan nominal Harga Perkiraan Sendiri (HPS) di Halaman Checkout dengan perhitungan bahwa harga yang dilampirkan sudah termasuk pajak, biaya tidak langsung, dll.
Total nominal Harga Perkiraan Sendiri (HPS) harus ≤ RUP yang dipilih oleh POKJA.
-
Apabila POKJA mengisikan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) lebih besar dibandingkan RUP maka sistem akan menampilkan notifikasi pesan error “Nilai HPS melebihi total Pagu RUP”.
Gambar Notifikasi Pesan Eror Nilai HPS Melebihi RUP -
POKJA dapat mengunduh template rincian HPS dengan format file .xlsx dan POKJA dapat mengunggah dokumen rincian HPS dalam bentuk .xlsx dengan max file size 10 mb.
Gambar Pengunggahan Template Rincian HPS -
Pada Halaman Checkout ini apabila POKJA tidak bisa melanjutkan untuk melakukan negosiasi jika:
Total HPS > RUP, dan/atau;
Rincian HPS belum diunggah, dan/atau;
Nominal HPS belum diisi
-
Apabila POKJA sudah memastikan bahwa total HPS ≤ RUP, rincian HPS sudah diunggah, dan POKJA klik Ajukan Nego, maka sistem akan menampilkan pop up konfirmasi bahwa total HPS tidak bisa diubah kembali setelah proses checkout.
Gambar Konfirmasi Pengajuan Negosiasi dengan HPS
G. Memilih Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Jika pembeli adalah POKJA, maka langkah akhir dalam proses checkout adalah pemilihan PPK. Pada pembuatan pesanan, POKJA memilih PPK yang ditunjuk sebagai penanggung jawab untuk meneruskan pembuatan pesanan dan surat pesanan pengadaan barang/jasa. Silakan memilih PPK pada pada opsi “Pilih PPK”.
Gambar Pemilihan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh POKJA
Untuk dapat memudahkan pencarian PPK, hal yang dapat dilakukan adalah:
-
Silakan memasukkan nama PPK pada kolom “Cari Nama” yang diinginkan untuk ditunjuk sebagai penanggung jawab pesanan. Lalu, POKJA memilih PPK yang bersangkutan sesuai dengan hasil pencarian.
Gambar Pencarian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berdasarkan Nama atau Username
Gambar Hasil Pencarian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh PP -
Hasil pencarian PPK dapat dipertajam dengan menggunakan fitur filter yang berdasarkan K/L/PD serta Satuan Kerja (Satker). Silakan masukkan K/L/PD serta Satuan Kerja yang bersangkutan pada kolom filter yang telah disediakan.
Gambar Pemilihan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh PP dengan Filter K/L/PD Jika PPK yang dicari tidak ditemukan pada saat pencarian, maka terdapat kemungkinan bahwa PPK tersebut belum terdaftar pada Manajemen Akun Terpusat SPSE. POKJA dapat menghubungi PPK terkait dan memastikan PPK tersebut berhasil terdaftar pada Manajemen Akun Terpusat SPSE.
-
Selanjutnya, POKJA melakukan proses negosiasi terhadap harga satuan barang. Seluruh informasi yang telah diinput oleh PP/PPK telah diinput tersebut sebagai rangkuman jumlah termin yang akan diajukan kepada Penyedia. Silakan memilih opsi “Ajukan Negosiasi” untuk dapat melakukan proses negosiasi harga. Produk yang telah dipilih akan masuk ke tahapan proses pemesanan selanjutnya.
Gambar Halaman Checkout Produk Jasa untuk Ajukan Negosiasi -
Pengajuan negosiasi dilakukan setelah POKJA melengkapi detail pesanan pada halaman checkout dan memilih opsi “Ajukan Negosiasi”.
Gambar Pengajuan Negosiasi setelah Melengkapi Halaman Checkout
Cara Mengajukan Negosiasi untuk Pertama Kali
Negosiasi dilakukan oleh Pembeli untuk dapat memperoleh harga terbaik pada harga satuan produk yang ingin dibeli. Negosiasi dapat dilakukan terhadap:
Harga dasar produk
Harga dasar layanan tambahan dari Produk
Harga dasar ongkos kirim Kurir Penyedia
Negosiasi TIDAK dapat dilakukan pada harga dasar ongkos kirim jika pembeli memilih opsi jasa pengiriman pihak ketiga terintegrasi karena harga dasar ongkos kirim tersebut sudah ditetapkan oleh pihak jasa pengiriman pihak ketiga.
Gambar Overview Alur Nego POKJA
Pada halaman negosiasi, POKJA dapat melakukan negosiasi dengan cara memasukkan nominal pada kolom pengajuan harga yang tersedia. Dalam penginputan nominal harga, harga produk sebelum pajak yang dapat dinegosiasikan. Pajak terkait produk, layanan tambahan, serta ongkos kirim kurir penyedia akan menyesuaikan dengan harga yang ditawarkan pada negosiasi. Pajak yang tertera, yaitu:
-
Pajak Produk
Jika terdapat pajak pada produk yang dibeli, maka harga DPP yang dimasukkan sebagai nominal harga negosiasi akan menjadi nominal dasar perhitungan dari PPN dan PPnBM. Nominal yang tertera pada Kolom Harga Satuan adalah nominal harga produk akhir yang sudah termasuk dengan harga pajak yang berlaku.
Gambar Kolom Penawaran Negosiasi Pesanan langsung Satu Lokasi
Gambar Pesan Pengingat Harga Nego Melebihi Harga DPP
-
Pajak Layanan Tambahan
Jika terdapat pajak pada layanan tambahan yang dibeli, maka harga DPP yang dimasukkan sebagai nominal harga negosiasi akan menjadi nominal dasar perhitungan dari PPN. Nominal yang tertera pada Harga Satuan layanan tambahan adalah Nominal harga layanan tambahan akhir yang sudah ditambahkan dengan harga pajak yang berlaku.
Gambar Negosiasi Harga Layanan Tambahan Produk
Pajak Ongkos Kirim
Jika terdapat pajak pada ongkos kirim, maka harga DPP yang dimasukkan sebagai nominal harga negosiasi akan menjadi nominal dasar perhitungan dari PPN. Negosiasi ongkos kirim dapat diajukan jika PPK/PP memilih opsi menggunakan kurir penyedia. Nominal yang tertera pada Harga Ongkos Kirim adalah Nominal ongkos kirim akhir yang sudah ditambahkan dengan harga pajak yang berlaku. Silakan masukkan harga nego pada bagian “Negosiasi Pengiriman”.
Gambar Nilai Pajak yang Dibebankan Pada Produk
Pembeli wajib melakukan negosiasi terhadap semua item pesanan pada pengajuan pertama negosiasi termasuk harga produk, layanan tambahan dan ongkos kirim kurir penyedia (jika ada). Pada pengajuan negosiasi berikutnya, pembeli dapat memilih item yang masih ingin dinegosiasi. Harga negosiasi yang diajukan oleh pembeli harus lebih kecil dari harga dasar yang tertera atau lebih kecil dari harga negosiasi terakhir yang diajukan penyedia (jika ada).
Untuk dapat melanjutkan pemesanan, harga negosiasi produk tidak boleh kurang dari Rp 1 (satu rupiah). Layanan tambahan dan ongkos kirim kurir penyedia dapat dinego sampai Rp 0 (nol rupiah). Berikut tahapan-tahapan untuk mengajukan negosiasi yaitu :
A. Negosiasi pada Pengiriman Satu Lokasi
-
Setelah memilih opsi “Ajukan Negosiasi” pada halaman checkout, POKJA akan lanjut ke proses negosiasi. Ada dua jenis pengiriman pesanan yang dapat dipilih POKJA yaitu pesanan langsung ke satu lokasi dan pesanan langsung ke banyak lokasi. Jika pesanan akan dikirimkan langsung ke satu lokasi, maka terdapat dua tab yang muncul pada halaman negosiasi yaitu negosiasi produk dan pengiriman. Kemudian, jika pesanan akan dikirimkan langsung ke banyak lokasi, maka terdapat tiga tab yang muncul pada halaman negosiasi yaitu negosiasi produk, pengiriman, dan pembayaran.
Gambar Pengajuan Negosiasi setelah melengkapi halaman Checkout Untuk melakukan penawaran harga negosiasi, POKJA dapat mengisi kolom isian yang berjudul “Nego Harga Sebelum Pajak (DPP)” untuk negosiasi harga barang dan Layanan Tambahan (jika ada). Isi keseluruhan kolom penawaran harga agar dapat diajukan kepada penyedia. Harga Nego yang dimasukkan oleh PPK/PP merupakan harga sebelum pajak (DPP). Setelah dimasukkan nominal yang ingin di nego, akan langsung terkalkulasi nominal Pajak dan Harga Satuan setelah pajak.
-
Di bagian bawah kolom negosiasi harga produk, POKJA dapat melihat opsi yang bertuliskan “Anda dapat melihat acuan harga terjual disini”. Silakan pilih opsi “acuan harga terjual disini” yang dapat di-klik sebagai referensi untuk melakukan penawaran negosiasi. POKJA akan diarahkan ke halaman informasi harga jual produk paling rendah dari semua pengajuan negosiasi terhadap produk sebelumnya ke satuan kerja lain.
Gambar Contoh Produk Belum Ada Data Acuan Harga Terjual
Gambar Contoh Produk Sudah Ada Data Acuan Terjual -
Setelah mengisi kolom penawaran negosiasi pada tab Negosiasi Produk, Silakan memilih opsi “Selanjutnya” untuk dapat melanjutkan penawaran negosiasi.
Gambar Pilih Opsi “Selanjutnya” Untuk Lanjut Negosiasi Biaya Pengiriman -
Jika pesanan akan dikirimkan langsung ke satu lokasi, maka POKJA akan lanjut ke tab halaman negosiasi pengiriman. Silakan isi penawaran harga negosiasi biaya pengiriman pada kolom yang tersedia.
Gambar Pengisian Harga Penawaran Negosiasi Biaya Pengiriman -
Setelah memasukkan harga penawaran negosiasi biaya pengiriman, silakan pilih opsi “Ajukan Nego” untuk melanjutkan proses negosiasi kepada pihak penyedia. Apabila sudah memilih opsi tersebut, status detail pesanan akan berubah menjadi “Negosiasi diajukan Pembeli” yang mana POKJA sudah berhasil mengajukan penawaran harga terbaru kepada pihak penyedia.
Gambar Opsi Ajukan Nego Untuk Melanjutkan Proses Negosiasi ke Penyedia
Gambar Notifikasi Harga Negosiasi yang Ditawarkan oleh Pembeli
Gambar Status harga negosiasi pada detail Negosiasi
B. Negosiasi pada Pengiriman Banyak Lokasi
Apabila pesanan akan dikirimkan ke banyak lokasi pengiriman, setelah tab halaman negosiasi pengiriman, silakan pilih opsi “Selanjutnya” untuk masuk ke tab negosiasi pembayaran. Berikut beberapa tab yang muncul pada halaman negosiasi, yaitu:
-
Pada tab Negosiasi Produk, POKJA dapat mengisi kolom penawaran negosiasi produk dan layanan tambahan. Silakan isi kolom isian yang berjudul “Nego Harga Sebelum Pajak (DPP)” untuk negosiasi harga barang dan Layanan Tambahan (jika ada). Kemudian jika semua kolom penawaran negosiasi produk telah terisi, silakan pilih opsi “Selanjutnya”.
Gambar Halaman Negosiasi Produk Pesanan ke Banyak Lokasi
-
Pada tab Negosiasi Biaya Pengiriman, POKJA dapat mengisi kolom penawaran negosiasi biaya pengiriman sesuai dengan jumlah lokasi pengiriman yang telah diatur sebelumnya. Di setiap bagian terdapat judul seperti “Pengiriman 1”, “Pengiriman 2”, dan seterusnya berdasarkan jumlah lokasi pengiriman. Silakan isi kolom isian yang berjudul “Nego Harga Sebelum Pajak (DPP)” untuk negosiasi harga Biaya Pengiriman. Jika semua kolom penawaran negosiasi biaya pengiriman telah terisi, silakan pilih opsi “Selanjutnya”.
Gambar Halaman Negosiasi Biaya Pengiriman Pesanan ke Banyak Lokasi -
Pada tab Negosiasi Pembayaran, POKJA dapat mengetahui ringkasan informasi pada setiap termin pembayaran setelah memasukkan harga penawaran negosiasi terbaru. Informasi yang muncul pada tab ini adalah waktu permintaan tiba, total harga, alamat lokasi pengiriman dan jumlah total harga pembayaran pada termin yang terdaftar. Selanjutnya, silakan pilih “Ajukan Negosiasi” untuk mengajukan penawaran negosiasi ke penyedia.
Gambar Halaman Negosiasi Pembayaran Pesanan ke Banyak Lokasi -
Apabila POKJA ingin mengubah pengaturan termin yang telah diatur sebelumnya, silakan pilih opsi “Ubah Pengaturan Termin”. Setelah itu, akan muncul pop-up untuk Tentukan Termin Pembayaran pada setiap pengiriman. Pada pop-up tersebut, terdapat detail informasi mengenai termin pembayaran dan opsi “Atur Termin” untuk mengubah data termin yang telah diatur sebelumnya. Lalu, silakan pilih “Atur” untuk menyimpan perubahan data pengaturan termin pembayaran. Setelah penawaran negosiasi sudah sesuai, silakan pilih opsi “Ajukan Nego” untuk mengajukan penawaran negosiasi ke penyedia.
Gambar Opsi “Ubah Pengaturan Termin” -
Penyedia akan memberikan respons terkait dengan penawaran harga terbaru, yaitu:
- Setuju → Penyedia menyetujui harga nego pembeli, status negosiasi berubah menjadi “Negosiasi Selesai”.
- Ajukan Harga Baru → Penyedia menego kembali, status negosiasi menjadi “Negosiasi Diajukan Penyedia”.
- Tolak
Penyedia menolak harga nego yang diajukan pembeli dan tidak ingin dinego kembali oleh pembeli. Status negosiasi akan berubah menjadi “Negosiasi Selesai” dengan remarks "Ditolak Penyedia”.
Penyedia menolak nego yang diajukan pembeli dengan alasan “Pesanan tidak bisa dipenuhi”. Status negosiasi akan berubah menjadi "Negosiasi Dibatalkan" dengan remarks "Ditolak Penyedia".
Selama proses negosiasi, baik Pembeli maupun Penyedia diberikan batas waktu maksimal 3 (tiga) hari kerja untuk merespon negosiasi, jika tidak maka negosiasi akan secara otomatis dibatalkan oleh sistem dan statusnya akan berubah menjadi Batal Otomatis.
POKJA dapat mengajukan harga baru kembali selama status negosiasi belum selesai.
Menindaklanjuti Hasil Negosiasi
Setelah proses negosiasi selesai, POKJA dapat melanjutkan pesanan dengan langkah sebagai berikut:
A. Unggah Berita Acara
-
POKJA wajib mengunggah dokumen Berita Acara yang berisi kesepakatan seluruh POKJA dalam POKJA Pemilihan untuk masuk ke tahapan selanjutnya.
Gambar Unggah Berita Acara -
Masukkan dokumen Berita Acara dan dokumen Persetujuan PA/KPA.
Gambar Pop-Up Upload Dokumen Berita Acara -
Dokumen berita acara yang diunggah harus dalam format pdf. Apabila dokumen yang diunggah tidak sesuai maka akan muncul tampilan seperti berikut.
Gambar Format Dokumen Berita Acara yang Tidak Sesuai
Gambar Ukuran Dokumen Berita Acara yang Tidak Sesuai
Gambar Dokumen Berita Acara yang Belum Berhasil Diunggah -
Jika format dokumen berita acara sudah berhasil dimasukkan, maka selanjutnya pilih "Unggah Berita Acara" untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
Gambar Pop-Up Unggah Berita Acara -
Setelah POKJA mengunggah berita acara maka akan muncul notifikasi bahwa dokumen berita acara berhasil diunggah.
Gambar Notifikasi Dokumen Berita Acara Berhasil Diunggah
B. Ajukan Pesanan ke PPK
-
Setelah berhasil mengunggah berita acara maka selanjutnya POKJA mengajukan pesanan ke PPK.
Gambar Ajukan Pesanan ke PPK
Gambar Lanjutkan Proses Pesanan -
Jika pesanan dilanjutkan maka akan muncul notifikasi Berhasil melanjutkan pesanan untuk di review.
Gambar Notifikasi Berhasil Melanjutkan Pesanan