Berikut ini merupakan panduan Penyedia untuk melakukan penawaran paket Tender - Seleksi :
A. Mengikuti serta Melakukan Penawaran pada Pengadaan Barang
A. Mengikuti serta Melakukan Penawaran pada Pengadaan Barang
Discovery Paket oleh Penyedia
Penyedia dapat melihat daftar paket tender/seleksi dari entry point halaman “Paket Baru” pada menu Tender.
Pilih Nama Paket Tender, kemudian sistem menampilkan pop-up/modal pendaftaran paket.
Tinjau Pakta Integritas, lalu klik tombol “Setuju & Ikut Tender”.
Setelah berhasil, item paket Tender/Seleksi akan pindah ke Halaman Beranda pada menu Tender. Selanjutnya, proses pengadaan yang telah diikuti dapat dilanjutkan melalui menu Beranda.
Submit Data Kualifikasi oleh Penyedia
Penyedia masuk ke halaman detail Tender/Seleksi.
Klik “Kirim Data” pada section Kualifikasi.
Penyedia dapat melakukan submit kualifikasi yang mencakup data berikut:
NIB
Izin Usaha
Akta
Manajerial
SDM / Tenaga Ahli
Pengalaman
Pekerjaan Sedang Berjalan
Peralatan
Pajak (verifikasi status KSWP)
Persyaratan Lainnya
Lalu, klik “Kirim Data Kualifikasi”
Surat Pernyataan akan tampil dalam bentuk pop-up, kemudian centang opsi “Saya menyetujui surat pernyataan di atas”, dan dilanjutkan dengan klik tombol “Kirim Data Kualifikasi”.
Upload Dokumen Penawaran Oleh Penyedia
Memulai Upload Penawaran
Pastikan user sudah login sebagai penyedia pada Akun INAPROC.
Pastikan bahwa Penyedia yang melakukan upload dokumen penawaran memiliki kewenangan untuk melakukan tanda tangan secara elektronik pada surat penawaran. Tanda tangan elektronik menggunakan sistem dari Privy.id.
Pastikan User sudah melakukan submit data Kualifikasi pada section “Kualifikasi”.
Pastikan Status paket sudah masuk tahap “Upload Dokumen Penawaran”.
Pada halaman detail tender di section “Penawaran Anda” terdapat button “Unggah Penawaran Anda”. Silakan melakukan klik button “Unggah Penawaran Anda”, lalu klik “Lanjutkan” pada popup informasi terkait dokumen bebas dari virus. Selanjutnya user dapat memulai upload dokumen penawaran.
Sebelum mengunggah file ke sistem Apendo, Penyedia perlu memastikan bahwa file tersebut bebas dari virus, malware, atau program berbahaya lainnya.
Pemindaian file dapat dilakukan menggunakan aplikasi antivirus pihak ketiga yang terinstal pada laptop atau komputer, seperti Avast, McAfee, Kaspersky, atau aplikasi antivirus lainnya. Penyedia juga dapat menggunakan layanan pemindaian file secara daring, seperti VirusTotal, NordVPN File Checker, atau layanan sejenis.
Untuk melakukan pemindaian, pilih file yang akan diunggah ke sistem Apendo, kemudian pindai atau unggah file tersebut ke aplikasi antivirus yang digunakan. Ikuti tahapan pemindaian sesuai petunjuk pada masing-masing aplikasi.
Pastikan hasil pemindaian menyatakan bahwa file aman dan tidak terdeteksi mengandung virus atau malware sebelum file diunggah ke sistem Apendo.
Upload Dokumen Penawaran Administrasi dan Teknis
Pada halaman Administrasi dan Teknis, akan terdapat data dan dokumen yang dipersyaratkan oleh Pokja.
Masukkan jumlah hari Masa Berlaku Penawaran pada bagian yang tersedia, dengan angka minimal sesuai persyaratan yang ditetapkan.
Pada section Dokumen Teknis, pilih dokumen pada setiap item yang muncul pada list tersebut dengan klik button “Unggah”.
Dokumen yang diterima adalah format pdf/doc/docx/jpg/jpeg/png dengan ukuran setiap file tidak boleh melebihi 500 MB. Total ukuran seluruh dokumen yang diunggah tidak boleh melebihi 2 GB.
File yang telah dipilih dapat ditinjau ulang dan dihapus.
Selain itu, dapat dilakukan penambahan file pada item yang sama.
Setelah item wajib terisi, user dapat klik button “Berikutnya”.
Lalu klik button “Ya, Lanjutkan” pada pop up yang muncul.
Selanjutnya, masuk ke halaman Upload Penawaran Harga.
Upload Dokumen Penawaran Harga
Pada bagian Tabel Penawaran Harga, klik “Unduh Template” terlebih dahulu untuk mengunduh file template dalam format Excel yang digunakan untuk pengisian rincian tabel penawaran harga.
Pada file excel template penawaran harga, data yang dapat diisi terdapat pada area berwarna kuning, yaitu pada kolom Harga Satuan, Pajak, Keterangan, dan PDN. Jumlah baris harus sesuai dengan template yang disediakan dan tidak boleh ditambah maupun dikurangi. Apabila terdapat item yang tidak diisi, kolom Harga Satuan dapat diisi dengan nilai Rp 0.
Setelah selesai isi data rincian tabel penawaran harga, user upload file excel tersebut dengan klik button “Unggah Berkas”.
Jika file penawaran harga yang diupload hanya 1 baris, maka setelah dokumen diunggah akan menampilkan field persentase “Produk Dalam Negeri” yang harus diisi.
Setelah upload file excel penawaran harga, maka akan menampilkan tabel penawaran harga berdasarkan file excel yang dipilih user. Sekaligus menampilkan Total Penawaran dan PDN yang dihitung secara otomatis oleh sistem.
Terdapat section Dokumen Tambahan (apabila dipersyaratkan) untuk diupload user dan muncul di halaman Upload Dokumen Penawaran Harga tersebut.
Setelah item wajib terisi dan sudah memastikan dokumen yang dipilih sudah sesuai, user dapat klik button “Berikutnya”.
Lalu klik button “Ya, Lanjutkan” pada pop up yang muncul.
Selanjutnya user masuk ke halaman proses Enkripsi & Upload dokumen.
Proses Enkripsi dan Upload Dokumen
Pada halaman Enkripsi & Penawaran, adalah sistem melakukan proses enkripsi sekaligus upload dokumen ke server. Pada saat proses ini berlangsung, pastikan halaman browser tidak tertutup atau kembali ke halaman sebelumnya. Jika halaman ini ditutup atau klik kembali, maka proses enkripsi dan submit dokumen menjadi gagal.
Setelah proses enkripsi dan submit dokumen sudah selesai, user dapat klik “Berikutnya”.
Pada pop up pernyataan bahwa dokumen yang diupload bebas dari virus, malware, atau file berbahaya lainnya; user melakukan checklist penyataan lalu klik tombol “Ya, Lanjutkan”.
Selanjutnya user masuk ke halaman Surat & Dokumen.
Jika pada saat proses Enkripsi & Upload dokumen menampilkan pesan “Gagal mengunggah… status 403”. Itu terjadi karena koneksi internet user. User dapat mengganti koneksi internet lain yang lebih stabil agar berhasil proses enkripsi dan upload dokumen.
Surat & Dokumen Penawaran
Pada halaman ini berisi Surat Penawaran dan lampiran bukti upload dokumen yang berisi kode enkripsi sebagai bukti bahwa user telah submit dokumen penawaran. Surat Penawaran tersebut akan sah jika sudah melakukan tanda tangan secara elektronik, dalam hal ini INAPROC menggunakan sistem Privy untuk tanda tangan elektronik tersebut.
Klik tombol “Ajukan Penawaran” lalu klik “Ya, Konfirmasi” pada pop up konfirmasi Surat penawaran.
Selanjutnya klik tombol “Setuju & Lanjutkan Tanda Tangan” pada pop up Konfirmasi Tanda Tangan Digital.
Kemudian menampilkan tab baru untuk proses tanda tangan tersebut.
Pada saat melakukan tanda tangan Privy.id, maka sistem akan mengirimkan OTP melalui email. Pastikan saldo “Signature Balance” masih tersedia di akun Privy user.
Klik tombol “Sign” lalu klik “Yes, Continue” untuk melanjutkan proses Tanda Tangan.
Sistem akan mengirimkan kode OTP ke nomor telepon dan alamat email yang telah terdaftar. Masukkan kode OTP yang diterima pada kolom yang tersedia.
Setelah kode OTP berhasil diverifikasi (valid), klik tombol Lanjutkan. Sistem akan menampilkan informasi bahwa proses verifikasi telah berhasil.
Kembali ke Tab halaman upload Apendo, klik tombol “Kembali ke SPSE” untuk kembali ke halaman detail paket tender / seleksi.
Kembali ke Halaman Detail Paket Tender/Seleksi
Status penawaran akan menjadi “Sudah Dikirim” setelah sistem INAPROC menerima data berhasil tanda tangan dari sistem Privy. Refresh halaman untuk mendapatkan data ter-update nya.
Jika status penawaran menjadi “Sudah Dikirim”, klik tombol teks “Lihat Penawaran” untuk menampilkan surat penawaran yang telah ditandatangani.
Unggah ulang dokumen penawaran dapat dilakukan selama masa unggah penawaran masih berlaku.