Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan mempercepat proses pengajuan pembayaran di luar sistem, Kami menghadirkan fitur Pembayaran di Luar Sistem yang memungkinkan PPK mengajukan perubahan pembayaran secara mandiri langsung melalui sistem, tanpa melalui mekanisme tiket Pusat Bantuan.
Langkah-langkah Mengajukan Pembayaran Diluar Sistem:
PPK Mengajukan Pembayaran Sekaligus ingin Menutup Pengadaan pada Kontrak tersebut
Pastikan nilai pembayaran pada kontrak yang ingin diselesaikan sudah sesuai. Jika sudah, maka silahkan klik ‘Pilih’ pada Status Kontrak yang ingin ditutup (Selesai / Penghentian Kontrak / Pemutusan Kontrak). Kemudian klik ‘Lanjutkan’.
Apabila PPK hanya memiliki satu akses (satker), maka PPK akan langsung diarahkan ke halaman pengajuan Pembayaran Diluar Sistem (seperti pada poin c). Namun apabila PPK memiliki lebih dari satu akses (satker), maka PPK akan diminta untuk memilih akses terlebih dahulu sebelum diarahkan ke halaman Pembayaran Diluar Sistem.
*Pemilihan akses ini bersifat sementara (hanya pada saat piloting). Setelah itu, baik PPK yang memiliki single akses ataupun multi akses, akan langsung diarahkan ke halaman Pembayaran Diluar Sistem tanpa harus memilih akses terlebih dahulu.
Akan muncul halaman informasi Pengajuan Pembayaran Diluar Sistem. Tombol ‘Ya, Lanjutkan’ akan enable setelah 5 detik, dan pastikan Anda sudah memahami dan membaca ketentuan yang berlaku.
PPK akan diarahkan ke halaman detail pembayaran. Pada halaman ini PPK diminta untuk mengisi beberapa hal, seperti:
Nilai Pajak pada setiap Termin yang sudah dibayarkan. Nilai Pajak berfungsi untuk menghitung nilai PNBP (jika ada) yang akan dibebankan kepada Penyedia.
Total Harga akan muncul otomatis sesuai dengan Termin yang dibayarkan.
Total Pajak akan muncul otomatis sesuai dengan Nilai Pajak yang diinput untuk setiap Termin yang dibayarkan.
PPK diminta untuk input tanggal pembayaran yang dilakukan ke penyedia.
PPK diminta untuk upload bukti pembayaran yang dilakukan ke penyedia.
PPK diminta untuk checklist semua ‘Persetujuan dan Pengajuan Pembayaran’ untuk melanjutkan proses pengajuan POS.
Setelah semua data sudah diisi, silakan klik ‘Ajukan’.
Setelah diajukan PPK, maka Status Kontrak berubah menjadi ‘Menunggu’. Selanjutnya adalah menunggu Penyedia melakukan konfirmasi Pembayaran yang diajukan.
Penyedia Melakukan Konfirmasi Pembayaran
Setelah PPK klik ‘Ajukan’, maka Penyedia akan mendapatkan notifikasi lonceng pada VMS dan Email terdaftar terkait proses pengajuan pembayaran yang sudah dilakukan. Notifikasi pada lonceng bisa diklik, dan Penyedia akan diarahkan ke halaman detail pengajuan pembayaran yang diajukan oleh PPK.
Pada halaman ini penyedia diminta untuk melakukan pengecekan detail pembayaran yang sudah dilakukan oleh PPK. Penyedia bisa melakukan ‘Tolak’ atau ‘Menyetujui’.
Jika Penyedia tidak melakukan konfirmasi (tolak/setuju) selama 7 hari (kalender), maka sistem akan otomatis mengirimkan tagihan PNBP ke Penyedia (jika ada) atau langsung menutup pengadaan tersebut.
Apabila Penyedia klik ‘Setuju’ atau konfirmasi pembayaran yang diajukan tidak dikonfirmasi selama 7 hari, maka status order pada PPK akan berubah menjadi ‘Disetujui.’
Apabila Penyedia sudah melakukan pembayaran PNBP sesuai dengan tagihan yang diberikan atau Penyedia tidak memiliki tagihan PNBP ketika konfirmasi pembayaran yang diajukan, maka status pesanan pada PPK akan berubah menjadi ‘Selesai’.
Jika Penyedia menolak, maka akan muncul pop up Konfirmasi Penolakan yang harus diisi alasannya. Kemudian klik ‘Pembayaran Ditolak’, maka PPK akan mendapatkan email terkait penolakan yang diajukan.
PPK bisa mengulangi proses pengajuan Pembayaran di Luar Sistem mengikuti langkah-langkah yang sudah dijelaskan di atas.
Apabila Penyedia menyetujui, dan jika ada Tagihan PNBP yang dikenakan maka sistem akan mengirimkan email tagihan PNBP melalui Email Penyedia yang terdaftar dan notifikasi lonceng pada VMS. Batas pembayaran PNBP setelah email penagihan diterima adalah 30 hari dari notifikasi diterima.
Email dan notifikasi VMS penagihan akan dikirim sebanyak 3x, yaitu di hari ke-0, ke-14 dan ke-30.
Jika Penyedia tidak melakukan pembayaran selama 30 hari, maka akun Penyedia sementara akan ditangguhkan dan akan menerima email informasi terkait Penangguhan Akun Sementara (hari ke-31). Akun akan dapat diakses kembali ketika Penyedia sudah menyelesaikan kewajiban pembayaran PNBP.
Pemulihan akun berlaku maksimal H+1 (hari kerja) setelah pembayaran diterima. Penyedia akan menerima notifikasi apabila pembayaran PNBP sudah berhasil, dan bisa mengunduh bukti pembayaran PNBP.