Daftar Isi

Adendum Kontrak

Syarat-Syarat Khusus Kontrak

Surat Perintah Pengiriman

Berita Acara Serah Terima dan Berita Acara Pembayaran

Status Kontrak

Tindak Lanjut Pemutusan Kontrak Tender dengan Pergantian Penyedia

Pergantian Penyedia dengan Penyedia yang Mampu

Adendum Kontrak 

1. PPK dapat membuat adendum kontrak apabila terdapat perubahan pada kontrak dengan klik tombol ‘Adendum Kontrak’.

Gambar 1. Adendum Kontrak

2. Selanjutnya, akan muncul pop-up konfirmasi adendum kontrak. Pilih ‘Ya’ untuk melanjutkan.

   

Gambar 2. Pop-up Konfirmasi Adendum Kontrak

3. Kemudian akan muncul pop-up alasan adendum kontrak. Perlu diperhatikan bahwa pembuatan adendum kontrak dapat menyebabkan data kontrak sebelumnya tidak dapat diubah kembali. 

4. Masukkan alasan dilakukannya adendum kontrak, kemudian centang kotak konfirmasi adendum. 

5. Setelah kotak konfirmasi dicentang, tombol Simpan akan muncul. Silakan klik ‘Simpan’.

   

Gambar 3. Pop-up Alasan Adendum Kontrak

Syarat-Syarat Khusus Kontrak 

1. Pada tahapan Penandatanganan Kontrak, PPK dapat melakukan pengisian SSKK. Untuk membuat dokumen SSKK, klik tombol ‘SSKK’.

   

Gambar 4. Halaman SPPBJ PPK

2. Upload dokumen SSKK dan pilih Cara Pembayaran. Dokumen yang diunggah harus menggunakan format file pdf. Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan data. 

Gambar 5. Halaman Upload SSKK dan Input Cara Pembayaran

Surat Perintah Pengiriman

1. Untuk pengadaan barang, maka PPK mengisikan Surat Perintah Pengiriman. Klik tombol ‘Surat Perintah Pengiriman’ di halaman e-Kontrak.

   

Gambar 6. Halaman Buat Surat Perintah Pengiriman

2. Selanjutnya, klik ‘Buat SPP’.

   

Gambar 7. Halaman Buat SPP

3. Silakan isi dan lengkapi form SPP. Kemudian, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 8. Halaman Form SPP (1)

Gambar 9. Halaman Form SPP (2)

4. Jika surat perintah pengiriman sudah tersimpan, klik tombol ‘Cetak’ untuk mencetak dokumen SPP. 

5. Upload Surat Perintah Pengiriman yang sudah ditandatangani pada baris Dokumen Cetak, lalu klik ‘Simpan’.

   

Gambar 10. Halaman Surat Perintah Pengiriman

6. Isi rincian barang yang diterima dengan klik ‘Lihat Rincian Barang’. Kemudian, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 11. Halaman Rincian Barang

7. Berikut adalah hasil cetak SPP dalam bentuk PDF.

   

Gambar 12. Halaman Surat Perintah Pengiriman PDF (1)

Gambar 13. Halaman Surat Perintah Pengiriman PDF 2

Surat Perintah Mulai Kerja

1. Untuk pengadaan selain barang (konstruksi, konsultansi dan jasa lainnya), maka PPK mengisikan Surat Perintah Mulai Kerja.

2. Silakan isi dan lengkapi form SPMK. Kemudian, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 14. Halaman Form SPMK (1)

Gambar 15. Halaman Form SPMK (2)

3. Jika SPMK sudah tersimpan, upload Surat Perintah Mulai Kerja yang sudah ditandatangani pada baris Dokumen Cetak, lalu klik ‘Simpan’.

4. Klik tombol ‘Cetak’ untuk mencetak dokumen SPMK.

   

Gambar 16. Halaman Surat Perintah Mulai Kerja

5. Berikut adalah hasil cetak SPMK dalam bentuk PDF.

   

Gambar 17. Halaman Surat Perintah Mulai Kerja PDF (1)

Gambar 18. Halaman Surat Perintah Mulai Kerja PDF (2)

Berita Acara Serah Terima dan Berita Acara Pembayaran

Pada halaman e-Kontrak, pilih tombol Pembayaran. Selanjutnya, lengkapi data BAST dan BAP, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Setelah data berhasil disimpan, lakukan proses Cetak.

Gambar 19. Halaman e-kontrak PPK

1. Cara Pembayaran Termin

   1. Klik ‘Tambah Termin’ untuk menambahkan berita acara pembayaran

      

Gambar 20. Halaman Pembayaran Termin 

2. Nomor Order yang tercantum pada BAST akan disesuaikan dengan Nomor Order yang tercantum pada kontrak terkait BAST tersebut.

3. Lengkapi data Pihak Pertama.

4. Lengkapi data Pihak Kedua.

   

Gambar 21. Halaman Pembayaran (1)

5. Silakan isi form BAST dan BAP. Kemudian, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 22. Halaman Pembayaran (2)

6. Jika data BAST dan BAP sudah tersimpan, maka akan muncul tombol ‘Cetak BAST’ dan Cetak BAP’ yang dapat digunakan untuk mencetak dokumen BAST dan BAP dalam bentuk PDF. 

7. PPK dapat upload dokumen cetak BAST dan BAP yang sudah ditandatangani. Lalu, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 23. Halaman Pembayaran (3)

8. BAST dan BAP yang telah diisi dan dicetak akan tersimpan sebagai ‘Termin ke-1’. Untuk menambahkan termin-termin berikutnya, klik tombol ‘Tambah Termin’.

   

Gambar 24. Halaman Daftar Pembayaran 

2. Cara Pembayaran Bulanan

   1. Klik ‘Tambah Bulan’ untuk menambahkan berita acara pembayaran. Lalu, klik ‘BAST & BAP’.

      

Gambar 25. Halaman Pembayaran Bulanan

2. Nomor Order yang tercantum pada BAST akan disesuaikan dengan Nomor Order yang tercantum pada kontrak terkait BAST tersebut.

3. Lengkapi data Pihak Pertama.

4. Lengkapi data Pihak Kedua.

   

Gambar 26. Halaman Pembayaran (1)

5. Silakan isi form BAST dan BAP. Kemudian, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 27. Halaman Pembayaran (2)

6. Jika data BAST dan BAP sudah tersimpan, maka akan muncul tombol ‘Cetak BAST’ dan Cetak BAP’ yang dapat digunakan untuk mencetak dokumen BAST dan BAP dalam bentuk PDF. 

7. PPK dapat upload dokumen cetak BAST dan BAP yang sudah ditandatangani. Lalu, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 28. Halaman Pembayaran (3)

8. BAST dan BAP yang telah dilengkapi dan dicetak akan tersimpan sebagai ‘Bulan ke-1’. Untuk menambahkan periode bulan berikutnya, klik tombol ‘Tambah Bulan’. 

9. Setelah BAST dan BAP selesai diisi, PPK dapat melakukan pengisian Progress Fisik.

   

Gambar 29. Halaman Daftar Pembayaran 

3. Cara Pembayaran Sekaligus

   1. Silakan klik ‘BAST & BAP’.

      

Gambar 30. Halaman Daftar Pembayaran

2. Nomor Order yang tercantum pada BAST akan disesuaikan dengan Nomor Order yang tercantum pada kontrak terkait BAST tersebut.

3. Lengkapi data Pihak Pertama.

4. Lengkapi data Pihak Kedua.

   

Gambar 31. Halaman Pembayaran (1)

5. Silakan isi form BAST dan BAP. Kemudian, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 32. Halaman Pembayaran (2)

6. Jika data BAST dan BAP sudah tersimpan, maka akan muncul tombol ‘Cetak BAST’ dan Cetak BAP’ yang dapat digunakan untuk mencetak dokumen BAST dan BAP dalam bentuk PDF. 

7. PPK dapat upload dokumen cetak BAST dan BAP yang sudah ditandatangani. Lalu, klik ‘Simpan’.

   

Gambar 33. Halaman Pembayaran (3)

8. Berikut adalah hasil cetak BAST dalam bentuk PDF.

   

Gambar 34. Halaman BAST dalam Bentuk PDF

9. Berikut adalah hasil cetak BAP dalam bentuk PDF.

   

Gambar 35. Halaman BAP dalam bentuk PDF

10. Setelah itu, PPK dapat melakukan pengisian Progress Fisik dengan klik ‘Progress Fisik’. Silakan isi Progress Pekerjaan dan klik ‘Simpan’.

    

Gambar 36. Isi Progress Fisik

11. Berikut tampilan halaman e-Kontrak setelah seluruh data berhasil diisi dan dilengkapi.

    

Gambar 37. Halaman e-Kontrak

4. Pembayaran Tahun Jamak

Kontrak Tahun Jamak merupakan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang membebani lebih dari satu tahun anggaran dilakukan setelah mendapatkan persetujuan pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan (Perlem no. 12 Tahun 2021). PPK dapat mengisi pembayaran Tahun Jamak di setiap tahun anggaran di aplikasi SPSE 4.5. 

1. Klik ‘Tambah Termin’ pada halaman Daftar Pembayaran

   

Gambar 38. Halaman Daftar Pembayaran Tahun Jamak

2. Isi dan lengkapi data pada halaman Pembayaran, kemudian klik tombol Simpan.

   

Gambar 39. Isi Halaman Pembayaran

3. Jika sudah berhasil, akan muncul notifikasi “Bukti Pembayaran berhasil disimpan”.

   

Gambar 40. Berhasil Simpan Berita Pembayaran

4. Selanjutnya, PPK mengisi dan memperbarui Progress Pembayaran pada masing-masing tahun anggaran, kemudian klik tombol ‘Simpan’.

   

Gambar 41. Isi Progress Pembayaran

5. Berikut tampilan halaman e-Kontrak setelah seluruh data berhasil diisi dan dilengkapi.

   

Gambar 42. Update Progress Pembayaran di Masing-masing Tahun Berjalan

Status Kontrak

PPK dapat menentukan status kontrak pada suatu paket, yaitu Selesai Kontrak, Pemutusan Kontrak dan Penghentian Kontrak. 

1. Selesai Kontrak

   1. Status Selesai Kontrak dapat dipilih apabila seluruh data e-Kontrak telah diisi secara lengkap. Jika masih terdapat data e-Kontrak yang belum diisi, maka status Selesai Kontrak tidak dapat dipilih. 

      

Gambar 43. Status Selesai Kontrak Tidak Dapat Dipilih

2. Setelah status Selesai Kontrak ditetapkan, data kontrak tidak dapat diubah kembali.

3. Silakan klik ‘Selesai’ pada Status Kontrak, lalu klik ‘Simpan’.

   

Gambar 44. Status Selesai Kontrak Dapat Dipilih

4. Selanjutnya, akan muncul pop-up konfirmasi selesai kontrak. Pilih ‘Ya’ untuk melanjutkan.

   

Gambar 45. Konfirmasi Selesai Kontrak

5. Status paket pada e-Kontrak akan berubah menjadi Selesai. Kemudian, PPK dapat melakukan Penilaian kinerja penyedia. 

   

Gambar 46. Status Selesai Kontrak

6. Berikut tampilan Status Selesai Kontrak

   

Gambar 47. Tampilan Status Selesai Kontrak

2. Pemutusan Kontrak

Berdasarkan peraturan lembaga No. 12 Tahun 2021, Pejabat Penandatangan Kontrak atau Penyedia dapat melakukan pemutusan kontrak untuk mengakhiri berlakunya kontrak karena alasan tertentu. Pada aplikasi SPSE, PPK dapat melakukan pemutusan kontrak melalui fitur Status Kontrak.

1. Silakan klik ‘Pemutusan Kontrak’ pada Status Kontrak, lalu klik ‘Simpan’.

   

Gambar 48. Status Pemutusan Kontrak

2. Selanjutnya, akan muncul pop-up konfirmasi pemutusan kontrak. Pilih ‘Ya’ untuk melanjutkan.

   

Gambar 49. Konfirmasi Pemutusan Kontrak

3. Kemudian, pilih alasan pemutusan kontrak. Jika centang ‘Alasan Lainnya’, masukkan alasan pemutusan kontrak pada kolom teks bebas (free text).

   

Gambar 50. Alasan Pemutusan Kontrak

4. Centang konfirmasi pemutusan kontrak, lalu klik ‘Lanjutkan’.

5. Setelah itu, muncul pop-up konfirmasi pemutusan kontrak. Silakan klik ‘OK’.

   

Gambar 51. Konfirmasi Simpan Pemutusan Kontrak

6. Status paket pada e-Kontrak akan berubah menjadi Pemutusan Kontrak. Selanjutnya, PPK dapat melakukan Pergantian Penyedia.

   

Gambar 52. Status Pemutusan Kontrak

3. Penghentian Kontrak

Berdasarkan peraturan lembaga No. 12 Tahun 2021, penghentian kontrak karena keadaan kahar dilakukan secara tertulis oleh Pejabat Penandatangan Kontrak dengan disertai alasan penghentian pekerjaan. Pada aplikasi SPSE, PPK dapat melakukan penghentian kontrak melalui fitur Status Kontrak.

1. Silakan klik ‘Penghentian Kontrak’ pada Status Kontrak, lalu klik ‘Simpan’.

   

Gambar 52. Status Penghentian Kontrak

2. Selanjutnya, akan muncul pop-up konfirmasi penghentian kontrak. Pilih ‘Ya’ untuk melanjutkan.

   

Gambar 53. Konfirmasi Penghentian Kontrak

3. Kemudian, pilih alasan penghentian kontrak. Centang konfirmasi penghentian kontrak, lalu klik ‘Simpan’.

   

Gambar 54. Alasan Penghentian Kontrak

4. Setelah itu, muncul pop-up konfirmasi penghentian kontrak. Silakan klik ‘OK’.

   

Gambar 55. Konfirmasi Simpan Penghentian Kontrak

5. Status paket pada e-Kontrak akan berubah menjadi Penghentian Kontrak. Selanjutnya, PPK dapat melakukan Penilaian kinerja penyedia.

   

Gambar 56. Status Penghentian Kontrak

Tindak Lanjut Pemutusan Kontrak Tender dengan Pergantian Penyedia

1. E-Kontrak yang berstatus Pemutusan Kontrak dapat dilakukan pergantian penyedia oleh PPK dengan klik ‘Pergantian Penyedia’. 

   

Gambar 57. Halaman Daftar e-Kontrak

2. Selanjutnya, akan muncul pop-up konfirmasi pergantian penyedia. Pilih ‘Ya’.

   

Gambar 58. Konfirmasi Pergantian Penyedia

3. Kemudian, pilih tipe penyedia: Pemenang Cadangan atau Penyedia yang Mampu.

   

Gambar 59. Tipe Pergantian Penyedia

1. Pergantian Penyedia dengan Pemenang Cadangan

   1. Pemenang Cadangan adalah pemenang lain yang dinyatakan lulus oleh panitia Pokja saat Evaluasi Penawaran.

   2. Pilih ‘Pemenang Cadangan’, kemudian akan tampil pilihan penyedia lain yang dinyatakan lulus saat evaluasi penawaran. 

      

Gambar 60. Pilih Pemenang Cadangan

3. Pilih penyedia kemudian klik ‘Simpan’.

4. Selanjutnya, akan muncul pop-up konfirmasi pergantian pemenang cadangan. Pilih ‘Ya’.

   

Gambar 61. Konfirmasi Pergantian Penyedia Cadangan

5. Setelah itu, paket akan secara otomatis masuk ke dalam daftar paket PPK dan status metode pemilihannya berubah menjadi Penunjukan Langsung. 

6. PPK dapat melanjutkan proses paket sesuai dengan alur pengadaan untuk paket Penunjukan Langsung.

   

Gambar 62. Halaman Edit Paket

7. Selanjutnya, halaman Dokumen Persiapan akan ditampilkan. Dokumen Persiapan Pengadaan dan Penanggung Jawab akan terisi otomatis dari paket sebelumnya. 

8. PPK dapat mengirimkan pemberitahuan delegasi paket ke email UKPBJ atau PP dengan klik ‘Kirim’, kemudian melanjutkan proses paket sesuai alur Non Tender.

   

Gambar 63. Halaman Dokumen Persiapan Pengadaan

Pergantian Penyedia dengan Penyedia yang Mampu

Fitur pergantian Penyedia yang Mampu untuk saat ini akan dinonaktifkan. Sehingga PPK tidak dapat mencentang dan memilih opsi pergantian penyedia dengan penyedia yang mampu.

Gambar 64. Opsi Pilih Penyedia yang Mampu Tidak dapat Diisi.