- Membuat Dokumen Kontrak
PPK pilih menu Tender untuk membuat kontrak e-tendering. Selanjutnya, pilih paket yang akan diproses, kemudian klik tombol "e-Kontrak" untuk melanjutkan proses pembuatan kontrak. Sebelum e-Kontrak dapat dibuat, pastikan persyaratan berikut telah terpenuhi:
Sudah memasuki tahapan SPPBJ atau sudah melewati tahapan Upload Dokumen Penawaran untuk Tender Cepat.
Pokja Pemilihan sudah menetapkan dan mengumumkan pemenang.
Seluruh sanggahan sudah dijawab oleh Pokja Pemilihan; dan/atau
Seluruh jawaban sanggah Salah/Ditolak.
Gambar 1. Halaman beranda PPK
- 1. Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa
Pilih Tambah SPPBJ dalam e-Kontrak. Dokumen yang telah dicetak dan ditandatangani kemudian dipindai (scan) untuk selanjutnya diunggah kembali ke dalam sistem.
Gambar 2. Halaman SPPBJ e-kontrak PPK
PPK dapat melihat rincian pada “Harga Penawaran” dan melihat detail pada bagian “Detail”.
PPK melakukan pengisian form SPPBJ: No. SPPBJ, Lampiran SPPBJ, Tanggal SPPBJ, dan Kode SPPBJ
Gambar 3. Halaman SPPBJ e-Tendering (1)
PPK melakukan pengisian form SPPBJ: Pihak Pertama dan Informasi Pendukung.
Gambar 4. Halaman SPPBJ e-Tendering (2)
Selanjutnya, klik Simpan form SPPBJ
Gambar 5. Halaman SPPBJ e-Tendering (3)
Jika SPPBJ sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tombol ’Kirim’ yang digunakan untuk mengirimkan undangan berkontrak kepada penyedia yang terpilih.
Gambar 6. Gambar Kirim Undangan Kontrak
Isi informasi undangan kontrak untuk penyedia, kemudian klik tombol ‘Kirim’.
Gambar 7. Gambar Isi Pesan Undangan Kontrak
Setelah klik Kirim Undangan, sistem akan memberikan notifikasi “Undangan berhasil terkirim”.
Jika terjadi reverse auction, harga rincian HPS (Harga Perkiraan Sendiri) akan diperbarui secara otomatis mengikuti hasil harga reverse auction.
Gambar 8. Halaman Informasi Paket
Klik Lihat Rincian untuk melihat rincian harga.
Gambar 9. Halaman Rincian Harga
Selanjutnya, cetak dokumen SPPBJ dan kirim pengumuman kepada penyedia.
Gambar 10. Halaman Dokumen SPPBJ
- 2. Kirim Ulang Undangan Kontrak
Apabila terdapat kesalahan atau perubahan informasi, PPK dapat mengirim ulang undangan kontrak kepada penyedia dengan memilih tombol ‘Kirim Ulang’.
Gambar 11. Kirim Ulang Undangan Kontrak
Isi informasi undangan kontrak ulang untuk penyedia, kemudian klik ‘Kirim’.
Gambar 12. Kirim undangan berkontrak kepada penyedia
Berikut adalah contoh hasil cetak dokumen SPPBJ dalam bentuk PDF. Jika terjadi reverse auction, maka akan terlihat nilai reverse auction.
Gambar 13. Halaman SPPBJ PDF
- Kontrak
- Pilih tombol ‘Kontrak’ pada e-Kontrak, kemudian lengkapi seluruh data pada surat kontrak.
Gambar 14. Halaman e-Kontrak PPK
Untuk mengisi dan/atau memperbarui kodifikasi barang/jasa pada item pekerjaan yang telah dilaksanakan, pilih tombol 'Rincian HPS’ saat melakukan pencatatan kontrak.
Silakan isi form kontrak pada bagian ‘Lingkup Pekerjaan’.
Gambar 15. Halaman isi Form Kontrak(1)
Untuk membedakan antara kontrak yang satu dengan yang lain dalam suatu tender, PPK dapat melihat info No.Order kontrak yang akan dibuat secara otomatis oleh sistem dan bersifat unik untuk satu dokumen kontrak setelah kontrak disimpan.
Pada halaman Rincian HPS, klik ‘Referensi KBKI’ untuk melihat referensi.
PPK dapat menghapus HPS produk dengan memilih tombol berwarna merah pada kolom Aksi.
Gambar 16. Halaman Rincian HPS di Surat Perjanjian
Untuk mengisi KBKI, klik tombol ‘+ KBKI’ pada bagian KBKI.
Gambar 17. Halaman Rincian HPS di Surat Perjanjian (2)
Selanjutnya, PPK bisa memilih KBKI yang baru.
Gambar 18. Halaman Isi KBKI
Kemudian, klik “cari KBKI” Jika sudah muncul daftar KBKI maka ceklis dan Klik “Tambah”.
Gambar 19. Halaman Isi KBKI
Setelah klik tombol Simpan, akan muncul notifikasi "Data berhasil tersimpan".
Klik tombol Kembali untuk melanjutkan pengisian pada halaman Surat Perjanjian.
Gambar 20. Halaman Simpan KBKI
PPK melakukan pengisian form Surat Perjanjian: Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pada bagian Pihak Kedua, silakan pilih Tipe Penyedia: Perorangan, Badan Usaha Non KSO, dan Kemitraan/KSO.
Gambar 21. Halaman isi Form Kontrak (2)
Jika memilih Penyedia Perorangan, silakan lengkapi data yang terdiri dari Nama Bank, Nomor Rekening Bank, dan Nama Pemilik Rekening.
Gambar 22. Halaman Pilih Penyedia Perorangan
Jika memilih Penyedia Badan Usaha Non KSO akan tampil isian sebagai berikut.
Gambar 23. Halaman Pilih Penyedia Badan Usaha Non KSO
Isi data Pihak Kedua
Lengkapi data KSO
Untuk menghapus KSO, klik ikon Sampah pada ujung baris Anggota Kemitraan/KSO
Untuk menambah Anggota Kemitraan/KSO, klik ‘Tambah Anggota’.
Jika memilih Penyedia Kemitraan/KSO akan tampil isian sebagai berikut.
Gambar 24. Halaman Pilih Penyedia Kemitraan/KSO
Isi data Pihak Kedua
Lengkapi data KSO
Untuk menghapus KSO, klik ikon Sampah pada ujung baris Anggota Kemitraan/KSO
Untuk menambah Anggota Kemitraan/KSO, klik ‘Tambah Anggota’.
Selanjutnya, Nilai Kontrak akan terisi otomatis. Jika ingin mengubah PPK, silakan pilih “Klik di sini” dan mengisi alasan perubahan nilai kontrak.
Lengkapi informasi wajib, yaitu Nilai PDN dan Nilai UMK. Jika ada, lengkapi juga Informasi Lainnya.
Gambar 25. Halaman Form Kontrak (3)
Upload Kontrak yang sudah ditandatangani pada baris Dokumen Cetak, lalu klik ‘Simpan’.
Setelah berhasil disimpan, PPK dapat mencetak formulir kontrak, kemudian mengunggah formulir kontrak yang telah ditandatangani. Selanjutnya, klik tombol ‘Simpan’ lagi untuk menyimpan perubahan.
Gambar 26. Halaman Form Kontrak (4)
Berikut adalah contoh hasil cetak Surat Perjanjian dalam bentuk PDF.
Gambar 27. Halaman Surat Perjanjian Dalam Bentuk PDF (1)
Gambar 28. Halaman Surat Perjanjian Dalam Bentuk PDF (2)