Melalui menu Manajemen Akses, Admin Pengguna dapat menonaktifkan akses pengguna yang sudah tidak lagi memiliki kewenangan operasional (misalnya karena SK berakhir atau penugasan selesai), maupun mengaktifkan kembali akses pengguna yang sebelumnya dinonaktifkan, kedaluwarsa, atau ditolak. Inisiatif ini bertujuan memperkuat kontrol administratif pada tingkat instansi serta memastikan setiap akses yang aktif selalu didukung oleh dokumen penugasan dan masa berlaku peran yang sah
Berikut merupakan tahapan untuk meninjau dan melakukan aktivasi ulang dan non aktivasi pengajuan akses oleh Admin Pengguna:
Pada Dashboard Verifikator (verificator.eproc.id), Admin Pengguna dapat masuk ke menu Manajemen Akses melalui navigasi utama, kemudian memilih tab "Aktif" untuk menampilkan seluruh pengguna yang masih memiliki akses aktif pada instansinya.
Gambar 1. Dashboard Verifikator (filter akan berisi role-role baru)
Selanjutnya, Admin Pengguna dapat menemukan pengguna yang akan dinonaktifkan, dengan cara klik tombol “Lihat Detail” lalu mengklik tombol "Nonaktifkan Akses" yang tersedia pada baris pengguna tersebut.
Gambar 2. Verifikator Klik “Lihat Detail” untuk melihat akses pengguna yang ingin di non-aktifkan.
Gambar 3. Verifikator Klik “Non Aktifkan Akses” untuk melakukan non-aktifasi terhadap akses pengguna yang dituju.
Sistem akan menampilkan pop up box konfirmasi yang berisi pesan bahwa akses yang telah dinonaktifkan tidak akan dapat digunakan untuk masuk ke platform Inaproc, namun pengguna tetap bisa melakukan pengajuan akses kembali (reaktivasi) di kemudian hari.
Gambar 4. Admin Pengguna dapat memilih salah satu dari dua opsi: "Ya, Nonaktifkan" untuk melanjutkan proses, atau "Kembali" apabila ingin membatalkan tindakan.
Apabila Admin Pengguna mengklik "Ya, Nonaktifkan", sistem secara otomatis mengubah status akses pengguna dari Aktif menjadi Tidak Aktif. Pengguna tersebut akan langsung berpindah dari tab Aktif ke tab Tidak Aktif, dan secara bersamaan menerima email notifikasi yang menginformasikan bahwa status aksesnya telah dinonaktifkan oleh Admin Pengguna di instansinya.
Gambar 5. Admin Pengguna berhasil melakukan non-aktivasi kepada user yang sebelumnya memiliki akses di instansi terkait.
Reaktivasi dilakukan ketika Admin Pengguna ingin mengaktifkan kembali akses pengguna yang berstatus Tidak Aktif maupun Kadaluarsa. Berbeda dengan proses pengajuan akses baru yang memerlukan verifikasi manual, reaktivasi yang diajukan langsung oleh Admin Pengguna akan diproses secara otomatis (Auto-Verify), sehingga status akses pengguna dapat berubah menjadi Aktif tanpa harus menunggu tahapan tinjauan tambahan.
Pada menu Manajemen Akses, Admin Pengguna memilih tab "Tidak Aktif" atau "Kadaluarsa" sesuai dengan status pengguna yang akan direaktivasi.
Gambar 6. Tab Tidak Aktif dan Kadaluarsa pada menu Manajemen Akses
Selanjutnya, Admin Pengguna menemukan pengguna yang dimaksud dan mengklik tombol "Aktifkan Kembali" pada baris pengguna tersebut. Sistem akan mengarahkan Admin Pengguna menuju halaman "Unggah Perbaikan Data".
Gambar 7. Tombol Aktifkan Kembali pada daftar pengguna berstatus Tidak Aktif atau Kadaluarsa
Pada halaman "Unggah Perbaikan Data", sistem menampilkan informasi pengguna yang akan direaktivasi secara otomatis, meliputi Role, Jenis Instansi, Nama Satker, dan Kode Satker. Informasi ini bersifat baca-saja dan tidak dapat diubah oleh Admin Pengguna.
Admin Pengguna kemudian wajib melengkapi dua informasi tambahan sebelum pengajuan dapat dikirim, yaitu Masa Berlaku Peran (tanggal mulai dan berakhirnya masa berlaku peran berdasarkan SK terbaru) dan Upload Dokumen Penugasan (Surat Keterangan Kerja atau Surat Tugas dalam format .pdf, dengan ukuran maksimal 2MB).
Gambar 8. Pengisian Masa Berlaku Peran dan unggah dokumen SK pada halaman Unggah Perbaikan Data
Setelah seluruh data terisi dengan lengkap, Admin Pengguna dapat mengklik tombol "Kirim". Sistem akan menampilkan pop up box sebagai konfirmasi ulang sebelum Admin Pengguna melakukan aktivasi baru. Sistem akan memproses pengajuan secara Auto-Verify, sehingga status akses pengguna langsung berubah menjadi Aktif dan pengguna otomatis berpindah ke tab tersebut.
Gambar 9. Pop Up Box untuk konfirmasi ulang melakukan aktifkan akses kembali
- Bersamaan dengan perubahan status tersebut, pengguna akan menerima email notifikasi yang menginformasikan bahwa aksesnya telah diaktifkan kembali oleh Admin Pengguna di instansinya
Gambar 10. Akses Pengguna telah aktif kembali.
Selain dapat mengelola status akses secara langsung, Admin Pengguna/Verifikator juga perlu memantau kapan masa berlaku setiap akses akan berakhir, agar tindakan inaktivasi maupun reaktivasi dapat dilakukan secara proaktif sebelum akses pengguna benar-benar kedaluwarsa. Untuk mendukung kebutuhan tersebut, Menu Akses pada Dashboard Verifikator kini dilengkapi dengan kolom baru serta kemampuan sort dan filter berdasarkan tanggal masa berlaku akses/peran.
Pada tabel daftar pengajuan di Menu Akses, kini ditambahkan kolom baru bernama "Masa Berakhir Peran", yang menampilkan tanggal berakhirnya masa berlaku peran setiap pengguna. Kolom ini tersedia secara konsisten di seluruh tab status, yaitu Semua, Pengajuan Baru, Aktif, Ditunda, Ditolak, Tidak Aktif, dan Kadaluarsa, sehingga Admin Pengguna dapat memantau masa berlaku akses dari tab status apa pun yang sedang dilihat.
Gambar 11. Tampilan kolom Masa Berakhir Peran pada tabel daftar Akses.
Untuk mengurutkan data berdasarkan masa berakhir peran, Admin Pengguna dapat memanfaatkan ikon panah yang tersedia pada header kolom.
Pada header kolom "Masa Berakhir Peran", terdapat ikon panah atas dan panah bawah. Mengklik ikon panah atas (↑) akan mengurutkan data dari masa berakhir peran tercepat ke yang paling lama, sehingga akses yang paling segera berakhir akan langsung tampil di bagian atas. Sebaliknya, mengklik ikon panah bawah (↓) akan menampilkan urutan dari masa berakhir peran terlama ke yang paling cepat.
Gambar 12. Masa Berlaku Peran diurutkan berdasarkan dari yang paling akhir ke yang paling awal. Ditandai dengan panah atas yang di bold.
Dalam menjalankan tugas verifikasi maupun pengelolaan akses, Admin Pengguna/Verifikator sering kali memerlukan data dalam format yang dapat dibagikan kepada pihak lain — baik untuk pelaporan kepada pimpinan, validasi tambahan di luar sistem (seperti pengecekan sertifikasi PBJ), maupun koordinasi dengan instansi lain seperti BKPSDM. Fitur Export Data hadir untuk memenuhi kebutuhan tersebut, dan tersedia pada dua menu sekaligus: Menu Akses dan Menu Reaktivasi Akses.
Secara umum, dashboard akan menampilkan 10 data per halaman. Sebelum melakukan ekspor data, Admin Pengguna dapat menyesuaikan jumlah data yang ditampilkan dengan memilih opsi 20, 40, 50, atau 100 data per halaman, serta menerapkan filter yang diperlukan agar data yang diekspor benar-benar sesuai kebutuhan.
Gambar 13. Sebelum melakukan ekspor, Admin Pengguna bisa mengatur tampilan jumlah data yang ingin ditampilkan.
Klik tombol "Unduh Data" yang tersedia di bagian atas halaman daftar akses. Sistem akan menampilkan pop up box verifikasi unduh data yang memuat panduan singkat mengenai cara melakukan print data melalui browser. Setelah membaca informasi tersebut, klik tombol "Saya Mengerti" untuk melanjutkan.
Gambar 14. Pop up verifikasi unduh data dengan panduan cara print.
Browser akan menampilkan print preview dari data yang tampil sesuai kondisi filter yang sedang aktif. Pada tahap ini, Admin Pengguna dapat memilih tujuan ekspor yang diinginkan, yaitu Simpan sebagai PDF untuk menyimpan data dalam bentuk berkas digital, atau memilih printer fisik apabila ingin langsung mencetak dokumen.
Atur preferensi tampilan cetak sesuai kebutuhan, seperti orientasi halaman dan skala, kemudian klik "Simpan" atau "Cetak". Data pengajuan akses pun berhasil diekspor dan siap digunakan untuk keperluan pelaporan maupun validasi lintas sistem.
Gambar 15. Print preview browser dengan pilihan tujuan ekspor
Catatan: Data yang diekspor selalu menyesuaikan kondisi filter yang sedang aktif pada halaman daftar. Oleh karena itu, pastikan filter telah diatur dengan tepat sebelum menekan tombol Unduh Data, agar laporan yang dihasilkan benar-benar relevan dengan kebutuhan.