Pengajuan Adendum Volume untuk Jasa Termin

1. Latar Belakang

• Mengakomodasi pengajuan adendum volume jasa pada skema pembayaran termin fase 2 melalui pesanan yang dibuat dengan skema pembayaran. 

• Perubahan terkait, terbatas pada jumlah atau cakupan layanan, output, durasi, atau pekerjaan non fisik yang ada pada lingkup Surat Pesanan. PPK dapat merubah volume pekerjaan jasa kemudian menyesuaikan pekerjaan dan nilai pekerjaan pada skema pembayaran. 

2. Pengguna

1. PPK : Mengajukan pembuatan adendum (hanya PPK yang dapat mengajukan adendum pada sistem).

2. Penyedia : Merespon adendum (menerima atau menolak).

3. Pengajuan Adendum

Tabel pengajuan :

4. Prosedur

1. Mengajukan Adendum (PPK)

1. Buka halaman Daftar Pesanan, kemudian klik “Lihat Detail” untuk melakukan akses halaman detail pesanan yang akan diadendum.

2. Setelah halaman Detail Pesanan terbuka, klik “Ajukan Adendum”.

3. Pilih kategori adendum yang akan disesuaikan. PPK dapat melakukan perubahan pada satu atau lebih kategori data secara bersamaan.

4. Setelah memilih kategori data yang akan diubah, klik “Lanjutkan Adendum”. PPK akan diarahkan ke halaman ‘Pengajuan Adendum’. Terdapat section ‘Perubahan Jumlah Produk’, ‘Unggah Dokumen’, & ‘Alasan Adendum’. Tombol ‘Preview Perubahan’ akan aktif setelah PPK menyesuaikan section tersebut. 

5. Selanjutnya silakan melakukan perubahan data baik pada data perubahan volume pekerjaan dan alasan adendum. Kemudian unggah dokumen (format PDF) sebagai pendukung adendum jika diperlukan (opsional). Setelah PPK menyesuaikan volume pekerjaan, mengisi alasan adendum, dan mengunggah dokumen tombol ‘Preview Perubahan’ akan aktif. 

6. Setelah PPK klik tombol ‘Preview Perubahan’ maka kondisi sebelum dan sesudah akan ditampilkan dengan kondisi sesudah tersorot pada teks hijau. Terdapat dua tombol tindakan di akhir halaman, jika PPK klik tombol ‘Ubah Adendum’ akan diarahkan ke halaman ‘Pengajuan Adendum’ (poin 4). Sedangkan jika PPK akan melanjutkan proses adendum maka klik ‘Lanjutkan Proses’ (poin 7). 

7. Setelah PPK klik ‘Lanjutkan Proses’ maka akan diarahkan ke skema pembayaran. Pada halaman ini, PPK wajib menyesuaikan skema pembayaran termin sesuai dengan volume pekerjaan yang sebelumnya diubah. 

Pada halaman atur skema pembayaran terdapat kartu ringkasan, tombol skema pembayaran sebelumnya, dan pengaturan termin sebagai berikut :

1. Kartu ringkasan :

• Total Termin : Jumlah maksimum termin berdasarkan Surat Pesanan (SP). 

• Nilai Tetap : Jumlah termin yang tidak bisa diubah.  

• Distribusi Nilai Termin : Total nilai pekerjaan yang perlu didistribusikan pada termin. Nilai di sini akan berubah mengikuti alokasi distribusi pada termin. 

2. Tombol ‘Skema Pembayaran Sebelumnya’ : 

Untuk melihat skema pembayaran terakhir yang dibuat sebelum pengajuan

adendum saat ini.

3. Pengaturan termin: 

• Teks bantuan ‘Nilai Tetap’ akan muncul pada termin yang tidak dapat diubah. Sehingga adendum yang diajukan tidak akan berdampak pada termin yang memiliki label ini. Tidak terdapat icon ‘Edit’ pada termin yang tidak dapat diubah.

• Sistem akan menampilkan termin pertama (termin N) yang memenuhi syarat untuk diubah yakni termin tersebut belum diperiksa PPK. Termin berikutnya (termin N+1, N+2, dst) dapat diubah setelah skema pembayaran termin N disesuaikan. 

Perubahan skema pembayaran dapat dilakukan dengan klik ikon ‘Edit’ di kanan atas tiap termin secara berurutan dari termin awal yang memenuhi syarat. Setelah klik ikon ‘Edit’, PPK akan diarahkan ke halaman untuk mengatur pekerjaan : 

PPK dapat menyesuaikan pekerjaan, nilai pekerjaan, dan penyelesaian pekerjaan pada tiap termin tersebut. Setelah penyesuaian dilakukan maka klik ‘Simpan’ untuk menyimpan skema tersebut. Modal preview akan menampilkan ringkasan skema pembayaran pada termin tersebut. 

Klik ‘Simpan’ pada modal preview maka pesan kilat akan muncul pada bagian atas halaman sebgai berikut :

• Lanjutkan proses edit skema pembayaran secara berurutan dari termin awal yang memenuhi syarat untuk diubah hingga termin terakhir yang diperlukan sebagai berikut dari 3 termin, termin 1 & 2 sudah dibayar dan termin ketiga berikutnya memenuhi syarat untuk diubah, maka PPK perlu menyesuaikan termin 3 terlebih dahulu sebelum menyesuaikan termin berikutnya.

• Adapun jika PPK memerlukan pengurangan termin, PPK dapat klik tombol ‘Hapus Termin’ lalu kotak centang termin akan muncul. PPK dapat menyentang pada kontak centang yang diperlukan sebagai berikut:

• Jika PPK melakukan pengurangan termin, tombol ‘Tambah Termin’ akan muncul. Minimal terdapat satu termin & maksimum termin yang bisa ditambah sesuai dengan jumlah termin pada SP. Jika jumlah termin sudah sama dengan jumlah termin pada SP maka tombol ‘Tambah Termin’ akan otomatis tidak akan muncul pada layar. 

• Setelah PPK mengatur skema pembayaran berurutan dan tidak terdapat selisih nilai pekerjaan maka tombol ‘Simpan Skema Pembayaran’ pada akhir halaman akan aktif. 

• Kemudian klik ‘Simpan Skema Pembayaran’ maka PPK akan diarahkan ke halaman preview.

8. Pada halaman preview, PPK dapat meninjau perubahan, skema pembayaran, dan ringkasan perubahan pesanan. Apabila data sudah tepat, klik tombol “Buat Surat Adendum”. Namun jika PPK perlu merubah skema pembayaran, maka klik ‘Kembali’, kemudian sistem mengarahkan ke halaman skema pembayaran (poin 7).
    

9. Selanjutnya akan muncul halaman tanda tangan Surat Adendum. Silakan tinjau Surat Adendum yang terbuat. Apabila sudah sesuai, lakukan pembubuhan tanda tangan elektronik dengan klik “Tanda Tangan Digital”.

10. Selanjutnya akan muncul pop-up verifikasi akun BSrE. Masukkan kata sandi akun BSrE untuk melakukan tanda tangan digital. Kemudian, klik “Verifikasi”.

11. Setelah selesai melakukan tanda tangan, maka PPK dapat menunggu persetujuan Penyedia terkait permintaan adendum yang diajukan. Status pesanan akan berubah menjadi “Adendum Diajukan” dan perubahan volume akan ditandai dengan teks berwarna hijau. 

2. Menerima Adendum (Penyedia)

   1. Penyedia menunggu PPK menyelesaikan adendum perubahan data pesanan yang ingin diubah.

   2. Setelah PPK menandatangani adendum pesanan, secara otomatis adendum surat pesanan yang sudah ditandatangani akan diterima oleh penyedia. Penyedia akan mendapatkan notifikasi adendum surat pesanan. Status pada Penyedia ‘Menunggu Konfirmasi Adendum oleh Penyedia’.

   3. Penyedia dapat melihat detail adendum pesanan dengan cara memilih opsi notifikasi yang muncul atau melihat pada detail pesanan.

   4. Setelah itu membuka detail pesanan dan surat pesanan yang sudah di adendum.

   5. Jika Penyedia menyetujui adendum surat pesanan, maka Penyedia dapat klik ‘Terima Adendum’ kemudian menandatangani surat pesanan yang sudah di adendum dengan tanda tangan elektronik (e-sign) melalui Privy.

   6. Sub-status ‘Menunggu Konfirmasi Adendum oleh Penyedia’ (pada Penyedia) dan ‘Adendum Sedang Diajukan’ (pada Pembeli) akan hilang setelah pengajuan adendum dikonfirmasi.

   7. Kesesuaian surat pesanan mengikuti adendum yang telah disetujui kedua belah pihak. 

       

3. Menolak Adendum (Penyedia)

   1. Penyedia menunggu PPK menyelesaikan adendum perubahan data pesanan yang ingin diubah.

   2. Setelah PPK menandatangani adendum pesanan, secara otomatis adendum surat pesanan yang sudah ditandatangani akan diterima oleh Penyedia. Penyedia akan mendapatkan notifikasi adendum surat pesanan. Status pada Penyedia ‘Menunggu Konfirmasi Adendum oleh Penyedia’.

   3. Penyedia dapat melihat detail adendum pesanan dengan cara memilih opsi notifikasi yang muncul atau melihat pada detail pesanan.

   4. Setelah itu membuka detail pesanan dan surat pesanan yang sudah di adendum.

   5. Jika Penyedia menolak adendum surat pesanan, maka Penyedia dapat klik ‘Tolak Adendum’ kemudian berikan alasan kenapa pengajuan tersebut ditolak.

   6. Sub-status ‘Menunggu Konfirmasi Penyedia’ (pada Penyedia) dan ‘Adendum Sedang Diajukan’ (pada Pembeli) akan hilang setelah pengajuan adendum dikonfirmasi. 

   7. Adendum tidak diproses sistem.

       

4. Adendum Batal Otomatis (Sistem)

   1. Sistem memberikan Penyedia waktu 3 (tiga) hari kerja untuk menanggapi pengajuan adendum. Apabila melebihi waktu tersebut, pengajuan adendum secara otomatis akan dibatalkan oleh sistem Katalog Elektronik versi 6.

Hal-hal yang sering ditanyakan terkait adendum volume jasa termin dapat klik tautan dibawh ini :

https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/18152715793167-FAQ-Adendum-Jasa-Termin