Latar Belakang:
Mengakomodasi pengajuan perubahan ketentuan tambahan pada skema pembayaran termin pada pesanan barang/jasa. Pada perubahan ketentuan tambahan para pihak perlu mendefinisikan ketentuan tambahan sebagai adendum yang tidak berefek pada kuantitas/volume, waktu tiba/penyelesaian pekerjaan, termin pekerjaan, skema pembayaran, nilai kontrak, ongkos kirim, item barang/pekerjaan baru, dan pajak.
Pengguna
PPK: Mengajukan pembuatan adendum (Hanya PPK yang dapat mengajukan adendum di sistem).
Penyedia : Merespon adendum (menerima atau menolak).
3. Prosedur
Mengajukan Adendum (PPK)
Buka halaman Daftar Pesanan, kemudian klik “Lihat Detail” untuk mengakses halaman detail pesanan yang akan diadendum.
Setelah halaman Detail Pesanan terbuka, klik “Ajukan Adendum”.
Pilih kategori data yang akan diubah. PPK dapat melakukan perubahan pada satu atau lebih kategori data secara bersamaan.
Setelah memilih kategori data yang akan diubah, yakni ‘Ketentuan Tambahan’ kemudian klik “Lanjutkan Adendum”.
Selanjutnya silakan input ketentuan tambahan dan alasan adendum yang diperlukan untuk memproses adendum. Adapun PPK dapat mengunggah dokumen pendukung jika diperlukan.
Pada gambar di atas, PPK dapat mengisi section ‘Ketentuan Terbaru’ tiap poin.
Untuk menambah poin ketentuan tambahan berikutnya, PPK dapat klik ‘Tambah Ketentuan +’ lalu kolom isian bebas akan ditampilkan. Pastikan kolom tersebut diisi sebelum melanjutkan proses adendum.
Selain itu untuk menghapus poin ketentuan tambahan yang sebelumnya PPK input dapat klik ‘Hapus’.
Karakter-karakter yang diperbolehkan untuk input ketentuan tambahan, diantaranya:
- (A-Z) , (a-z), (0-9)
- Karakter lainnya (keyboard characters): `~!@#$%^&*()-_+=|\{}[]:;”’?/<>, ↲
- Spasi depan akan dipotong.
Pastikan ketentuan tambahan pada kolom ‘Ketentuan Terbaru’ sudah terisi minimal satu poin.
Setelah PPK menyesuaikan ketentuan tambahan pesanan dan mengisi alasan adendum maka tombol ‘Preview Perubahan’ akan aktif.
Setelah menyesuaikan data dan alasan adendum, klik “Preview Perubahan” untuk meninjau adendum. Ketentuan tambahan adendum ada pada kolom ‘Ketentuan Terbaru’ dengan teks berwarna hijau.
Silakan melakukan peninjauan terlebih dahulu pada Ringkasan Perubahan Pesanan. Apabila data sudah sesuai maka klik tombol “Buat Surat Adendum”. Kemudian PPK akan diarahkan ke halaman ‘Surat Pesanan Adendum’.
Silakan tinjau Surat Adendum yang terbuat. Apabila sudah sesuai, lakukan pembubuhan tanda tangan elektronik dengan klik “Tanda Tangan Digital”.
Selanjutnya akan muncul pop up verifikasi akun BSrE. Masukkan kata sandi akun BSrE untuk melakukan tanda tangan digital. Kemudian, klik “Verifikasi”.
Setelah selesai melakukan tanda tangan, maka PPK dapat menunggu persetujuan Penyedia terkait permintaan adendum yang diajukan. Status pesanan akan berubah menjadi “Adendum Diajukan”.
Menerima Adendum (Penyedia)
Penyedia menunggu PPK menyelesaikan adendum perubahan data pesanan yang ingin diubah.
Setelah PPK menandatangani adendum pesanan, secara otomatis adendum surat pesanan yang sudah ditandatangani akan diterima oleh penyedia. Penyedia akan mendapatkan notifikasi adendum surat pesanan. Status di Penyedia ‘Menunggu Konfirmasi Adendum oleh Penyedia’.
Penyedia dapat melihat detail adendum pesanan dengan cara memilih opsi notifikasi yang muncul atau melihat pada detail pesanan.
Setelah membuka detail pesanan dan surat pesanan yang sudah di adendum.
Jika Penyedia menyetujui adendum surat pesanan, maka Penyedia dapat klik ‘Terima Adendum’ kemudian menandatangani surat pesanan yang sudah di adendum dengan tanda tangan elektronik (e-sign) melalui Privy.
Sub-status ‘Menunggu Konfirmasi Adendum oleh Penyedia’ (pada Penyedia) dan ‘Adendum Sedang Diajukan’ (pada Pembeli) akan hilang setelah pengajuan adendum dikonfirmasi.
Kesesuaian surat pesanan mengikuti adendum yang telah disetujui kedua belah pihak.
Menolak Adendum (Penyedia)
Penyedia menunggu PPK menyelesaikan adendum perubahan data pesanan yang ingin diubah.
Setelah PPK menandatangani adendum pesanan, secara otomatis adendum surat pesanan yang sudah ditandatangani akan diterima oleh penyedia. Penyedia akan mendapatkan notifikasi adendum surat pesanan. Status di Penyedia ‘Menunggu Konfirmasi Adendum oleh Penyedia’.
Penyedia dapat melihat detail adendum pesanan dengan cara memilih opsi notifikasi yang muncul atau melihat pada detail pesanan.
Setelah membuka detail pesanan dan surat pesanan yang sudah di adendum.
Jika Penyedia menolak adendum surat pesanan, maka Penyedia dapat klik ‘Tolak Adendum’ kemudian berikan alasan kenapa pengajuan tersebut ditolak.
Sub-status ‘Menunggu Konfirmasi Penyedia’ (pada Penyedia) dan ‘Adendum Sedang Diajukan’ (pada Pembeli) akan hilang setelah pengajuan adendum dikonfirmasi.
Kesesuaian surat pesanan mengikuti pesanan sebelum pengajuan adendum ditolak.
PPK dapat mengetahui alasan dari adendum yang ditolak oleh penyedia pada detail pesanan (di atas section ‘Ringkasan Pesanan’).
Batal Otomatis (Sistem)
Sistem memberikan Penyedia waktu 3 (tiga) hari kerja untuk menanggapi pengajuan adendum. Apabila melebihi waktu tersebut, pengajuan adendum secara otomatis akan dibatalkan oleh sistem Katalog Elektronik versi 6.