DAFTAR ISI

1. Pembelian Produk secara Langsung
2. Pembelian Produk melalui Keranjang Belanja
3. Proses Checkout

 

 

1. Pembelian Produk secara Langsung

1. 1. Setelah PPK/PP selesai melakukan pemilihan produk yang sesuai dan hanya ingin membeli 1 jenis produk saja, maka PPK/PP dapat melakukan pembelian langsung melalui Halaman Detil Produk dengan menekan opsi Beli Langsung 

Gambar 2.26 Pembelian langsung produk yang terpilih

 

1. 2. Setelah memilih opsi “Beli Langsung”, maka Silakan mengikuti petunjuk berikutnya yaitu “Proses Checkout”
   3. PP hanya dapat melanjutkan pembelian jika total nominal transaksi maksimal Rp 200 juta, sedangkan PPK hanya dapat melanjutkan pembelian jika total nominal transaksi lebih besar dari Rp 200 juta

 

2. Pembelian Produk melalui Keranjang Belanja

1. Jika PPK/PP ingin melakukan pembelian beberapa jenis produk berbeda dari satu penyedia yang sama, maka PPK/PP dapat memilih produk yang sesuai dan memasukkan produk tersebut terlebih dahulu ke Keranjang dengan menekan opsi “ Tambah Keranjang”. 
2. PP hanya dapat melanjutkan pembelian jika total nominal transaksi maksimal Rp 200.000.000 (dua ratus juta rupiah), sedangkan PPK hanya dapat melanjutkan pembelian jika total nominal transaksi lebih besar dari Rp 200.000.000 (dua ratus juta rupiah).

3. Jika opsi “Tambah Keranjang” sudah dipilih, maka akan timbul notifikasi berupa “Barang telah dimasukkan ke keranjang. Lihat Keranjang”. Apabila notifikasi yang timbul berupa “Keranjang anda penuh. Hapus beberapa untuk menambah produk lainnya”, maka PPK/PP diharuskan untuk menghapus terlebih dahulu barang yang telah masuk ke dalam keranjang dikarenakan keranjang sudah penuh.

 

4. Untuk melihat barang yang telah dimasukkan ke dalam keranjang, Silakan mengklik icon keranjang yang terdapat di kanan atas situs web Katalog Elektronik versi 6 atau memilih opsi “Lihat Keranjang” pada notifikasi.

5. Apabila ingin melanjutkan pembelian produk dari Halaman Keranjang, PPK/PP dapat memilih produk-produk pada satu penyedia yang sama kemudian klik  opsi “Beli”.

6. Apabila ingin melakukan penambahan atau pengurangan pada kuantitas barang yang terdapat pada keranjang, Silakan memilih opsi “+” untuk menambahkan atau opsi “-” untuk mengurangi kuantitas barang yang dipilih.

7. Apabila PPK/PP ingin memberikan catatan pada barang yang terdapat pada keranjang, Silakan memilih opsi “Tambah Catatan”. Untuk melakukan perubahan pada catatan, Silakan memilih opsi “Ubah” lalu PPK/PP dapat mengubah catatan yang tertera pada produk. Apabila ingin menghapus catatan yang sudah ada, PPK/PP dapat memilih opsi “Ubah” lalu hapus semua catatan yang ditulis sebelumnya. 

8. Apabila PPK/PP ingin melakukan penghapusan barang pada keranjang, PPK/PP dapat memilih opsi barang yang ingin dihapus, lalu pilih menu “hapus” untuk menghilangkan barang pada keranjang belanja.

 

9. Apabila terdapat produk yang sedang dalam proses peninjauan (Dikurasi), maka tertera tooltip informasi “Produk masih dalam proses kurasi”. Dalam hal ini, PPK/PP masih dapat melakukan proses pembelian pesanan. Silakan pilih opsi “Lanjutkan Pesanan” pada notifikasi yang muncul untuk melanjutkan pembelian pesanan.
   
                          
              

   Gambar  tooltip ‘Produk masih dalam proses kurasi” pada Halaman Keranjang Produk 

    

   

   Gambar Notifikasi Produk yang Masih Dalam Kurasi pada Halaman Keranjang Produk 

   Namun jika produk yang Sedang Ditinjau (Dikurasi) berubah status menjadi Ditolak Kurasi setelah memilih opsi “Beli”, maka PPK/PP tidak dapat melanjutkan proses pembelian produk. PPK/PP akan diarahkan kembali ke Halaman Keranjang Produk. 
   
   

   

   Gambar  Pop-up Informasi Produk yang Tidak Lulus Kurasi 

   

   Gambar Produk Tidak Lulus Kurasi pada Halaman Keranjang Produk

10. Apabila terdapat barang yang tidak bisa diproses pada keranjang belanja, maka barang yang tidak dapat diproses akan dikelompokkan menjadi satu serta alasan mengapa barang tidak dapat diproses. Untuk menghapus keseluruhan barang yang tidak bisa diproses, Silakan memilih opsi “Hapus” pada bagian atas “Tidak bisa diproses”. Jika hanya beberapa produk yang ingin dihapus, PPK/PP dapat memilih opsi “Hapus” spesifik terhadap produk atau toko.Adapun Pesanan yang tidak dapat diproses disebabkan oleh beberapa hal, yaitu : 

a. Stok barang habis 

b. Toko tidak aktif / toko masuk daftar hitam 

c. Produk turun tayang

10. Sementara, produk turun tayang disebabkan oleh beberapa hal, seperti 

a. Salah Kategori

b. Harga Tidak Wajar

c. Pelanggaran Merek Dagang 

d. Kesalahan Informasi Produk 

e. Produk Tidak Valid

f. Ketidaksesuaian TKDN 

g. Dan lain-lain

Jika terdapat produk yang tidak bisa diproses, maka PPK/PP dapat melakukan hapus produk tersebut pada keranjang. 

3. Proses Checkout PPK/PP/K/L/P/D

    A. Mengunggah Dokumen Persiapan E-Purchasing

       Setelah memilih opsi “Beli” pada keranjang belanja atau opsi “Beli Langsung” pada pembelian produk langsung dari Halaman Detail Produk, PPK/PP dapat melanjutkan proses checkout. 

1. PPK/PP wajib klik checklist kolom yang telah tersedia dan unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing. Format dokumen .pdf dan maksimal 10 mb. Dokumentasi Persiapan E-Purchasing berisi bukti bahwa pemilihan produk yang dilakukan sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku. 
2. Lalu, silakan pilih “Persiapan E-Purchasing” untuk mengetahui poin-poin yang dapat disertakan pada dokumen tersebut. PPK/PP dapat mengetahui lebih lanjut terkait peraturan yang berlaku dengan memilih opsi “Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024” pada pop-up yang muncul. 
3. Kemudian, silakan unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing pada kolom yang telah tersedia. 

Gambar Tampilan Unggah Dokumentasi Persiapan E-Purchasing

Gambar pop-up Tahapan Persiapan E-Purchasing

    B. Memilih Jenis Pengiriman

     Terdapat 2 opsi jenis pengiriman yang dapat dipilih oleh PPK/PP yaitu Pengiriman Langsung ke Satu Lokasi dan Langsung ke Banyak Lokasi. 

       i. Opsi Pengiriman Langsung ke Satu Lokasi

     Merupakan jenis pengiriman pesanan yang dikirimkan satu kali hanya ke satu lokasi alamat pengiriman. Apabila PPK/PP memilih opsi jenis pengiriman ke satu lokasi, terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, yaitu :

1. Setelah memilih opsi jenis pengiriman langsung ke satu lokasi, alamat pengiriman secara otomatis terisi sesuai dengan alamat pengiriman utama yang telah diatur pada Halaman Pengaturan. Apabila PPK/PP belum mengatur alamat pengiriman utama, silakan pilih opsi “Tambah Alamat”.
2. Jika ingin mengubah lokasi alamat pengiriman pesanan, silakan pilih opsi “Ubah” lalu akan muncul pop-up daftar alamat pengiriman yang telah tersimpan. Silakan pilih alamat pengiriman pesanan dengan klik opsi “Pilih Alamat”.
3. PPK/PP dapat mengganti alamat pengiriman dengan memilih daftar alamat pengiriman yang telah tersimpan di dalam sistem Katalog Elektronik versi 6. Jika alamat pengiriman belum tercantum atau belum terdaftar pada daftar alamat pengiriman, maka PPK/PP dapat menambahkan alamat pengiriman tersebut dengan cara memilih opsi “Tambah alamat baru” untuk menambahkan alamat. Jumlah alamat yang dapat disimpan pada Katalog Elektronik versi 6 hanya terbatas pada 10 (sepuluh) alamat pengiriman. Jika ingin menambahkan alamat pengiriman yang baru, PPK/PP dapat menghapus salah satu alamat yang telah terdaftar dalam sistem Katalog Elektronik versi 6.
4. Setelah memilih alamat pengiriman, PPK/PP dapat mengisi tanggal permintaan tiba sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh Instansi. Tanggal permintaan tiba merupakan waktu pesanan tersebut diharapkan tiba.  Silakan pilih opsi “Atur Waktu” dan pop-up Tentukan Waktu Permintaan Tiba akan muncul.

Gambar Pengisian Tanggal Permintaan Tiba Pesanan

5. Lalu, jika PPK/PP ingin menambahkan catatan permintaan tiba, maka PPK/PP dapat mengisi kolom isian yang tersedia sesuai dengan saran yang diinginkan. Adapun contoh catatan permintaan tiba adalah pesanan dimohon tiba sebelum pukul 14.00. 

Gambar Kolom Catatan Waktu Permintaan Tiba

6. Setelah itu, PPK/PP melanjutkan proses ke dalam tahapan pemilihan jasa pengiriman. Silakan klik “Pilih Layanan Pengiriman” pada bagian jasa pengiriman. Jasa pengiriman yang dapat dipilih saat ini oleh PPK/PP adalah kurir penyedia (pengiriman dikelola dan dilakukan oleh Penyedia terkait). 

Gambar Pemilihan Jasa Pengiriman Pesanan yang sesuai

7. Kemudian untuk proses checkout selanjutnya adalah PPK dapat memilih RUP dan PP dapat melanjutkan untuk memilih RUP dan PPK. Untuk langkah memilih RUP dan memilih PPK (apabila yang melakukan transaksi adalah PP) akan dijelaskan dibawah ini pada poin C dan D.

      ii. Opsi Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi 

        Merupakan jenis pengiriman pesanan yang dikirimkan ke banyak lokasi alamat pengiriman dalam satu periode waktu yang sama. Apabila PPK/PP memilih opsi jenis pengiriman ke banyak lokasi, terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, yaitu : 

1. PPK/PP memilih lebih dari satu alamat pengiriman pesanan pada daftar alamat pengiriman yang tersimpan. Silakan pilih “Atur Pengiriman” pada bagian alamat pengiriman. PPK/PP akan diarahkan ke halaman “Atur Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi” dan pilih “Tambah Lokasi Pengiriman” untuk memilih alamat pengiriman. Lalu, akan muncul pop-up daftar alamat pengiriman yang telah diatur pada Halaman Pengaturan. Silakan pilih opsi “hapus” jika ingin menghapus alamat. Jika PPK/PP ingin menambahkan alamat pengiriman pada daftar alamat yang telah tersimpan silakan pilih opsi “Tambah Alamat Baru”.

Gambar Memasukkan Alamat Pengiriman yang Terdaftar untuk Pemesanan

2. Setelah memilih alamat pengiriman yang pertama, PPK/PP akan diarahkan ke Halaman Atur Produk. Kemudian, PPK/PP dapat mengatur jumlah produk yang ingin dikirimkan ke alamat pengiriman tersebut.  Silakan masukkan jumlah angka pada kolom Atur Jumlah dan klik “Simpan”. Lalu, Silakan pilih “Ya, Sudah Sesuai” pada pop-up konfirmasi simpan pengaturan pengiriman apabila sudah sesuai. Jika belum, silakan pilih “Kembali” untuk mengatur ulang. Jika ingin membatalkan, silakan pilih opsi “Batal” untuk membatalkan pengaturan alamat pengiriman. 

Gambar Atur Jumlah Produk pada Alamat Pengiriman

Gambar Pop-up Konfirmasi Kesesuaian Pengaturan Pengiriman

Gambar Konfirmasi Batalkan Pengaturan

3. Untuk menambahkan lokasi pengiriman pesanan selanjutnya, silakan pilih opsi “Tambah Lokasi Pengiriman” dan pilih alamat pengiriman pesanan selanjutnya. Kemudian, silakan ulangi langkah yang ada pada poin nomor 2. PPK/PP perlu memperhatikan jumlah produk saat melakukan atur produk sesuai dengan beberapa lokasi pengiriman yang dipilih. 

Gambar Opsi pilih “Tambah Lokasi Pengiriman” pada Halaman Atur Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi 

4. Jika alamat yang dipilih di luar jangkauan pengiriman kurir penyedia, PPK/PP akan mendapat peringatan (alert) pesan “Alamat Tidak Terjangkau Kurir”. PPK/PP dapat memilih alamat pengiriman lain atau menghubungi penyedia melalui fitur chat untuk memeriksa jangkauan pengiriman. 

Gambar  Alert Pesan Alamat Pengiriman Tidak Terjangkau Kurir

5. Jika jumlah pesanan sudah sesuai dengan jumlah produk yang diatur untuk dikirimkan ke beberapa alamat yang terpilih, tombol “+Tambah Lokasi Pengiriman” otomatis tidak aktif. 

Gambar Opsi Tambah Lokasi Pengiriman Tidak Aktif

6. Apabila PPK/PP ingin memastikan kembali atau ubah data yang telah tersimpan, PPK/PP dapat memilih opsi pada kolom aksi yaitu “Lihat Detail” lalu pilih “Ubah” untuk mengubah data atau “Tutup” apabila data telah sesuai. 

Gambar Opsi Lihat Detail pada Kolom Aksi

Gambar Opsi Untuk Ubah Data pada Alamat Pengiriman 

7. Apabila PPK/PP ingin menghapus data informasi alamat pengiriman yang telah tersimpan, silakan pilih opsi “Hapus” pada kolom aksi di sebelah opsi “Lihat Detail”

Gambar Opsi Hapus Pada Kolom Aksi

8. Pesan Eror (Error message) muncul pada kolom atur jumlah apabila jumlah yang dimasukkan melebihi dari jumlah produk yang belum diatur. 

Gambar error message Pada Kolom Atur Jumlah

9. Informasi mengenai jumlah produk diatur, kurir yang digunakan, dan total ongkos kirim berada di bagian bawah halaman. Apabila informasi pengaturan produk yang akan dikirimkan ke beberapa lokasi telah sesuai, silakan pilih opsi “Selanjutnya”. 

Gambar Opsi “Selanjutnya” pada Halaman Atur Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi 

10. Setelah melakukan pengaturan pengiriman pesanan, PPK/PP dapat mengisi rentang tanggal permintaan tiba sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh Instansi. Tanggal permintaan tiba merupakan waktu pesanan tersebut diharapkan tiba.

Gambar Pengisian Tanggal Pengiriman Pesanan Langsung ke Banyak Lokasi 

11. Selanjutnya, jika PPK/PP ingin menambahkan catatan permintaan tiba, maka PPK/PP dapat mengisi kolom isian yang tersedia sesuai dengan saran yang diinginkan. Contoh catatan permintaan tiba adalah pesanan dimohon tiba sebelum pukul 14.00.

Gambar Kolom Catatan Permintaan Tiba

12. Lalu, klik “Simpan”. PPK/PP akan diarahkan kembali pada halaman checkout.
13. Opsi jasa pengiriman pesanan otomatis tertera menggunakan kurir penyedia. 

Gambar Informasi Jasa Pengiriman Pesanan Menggunakan Kurir Penyedia

• Memilih Termin Pembayaran  untuk Jenis Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi

         Selanjutnya proses checkout untuk pesanan yang akan dikirimkan ke banyak lokasi adalah menentukan termin pembayaran. Opsi Termin Pembayaran akan otomatis muncul setelah PPK/PP melakukan pengaturan pengiriman. Untuk melakukan pengaturan termin pembayaran, terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan PPK/PP : 

Ada dua opsi pembayaran yang dapat dipilih yaitu 

1. Sekaligus

Opsi pembayaran “Sekaligus” untuk pembayaran sekaligus setelah semua pengiriman selesai.

2. Bertahap 

Opsi pembayaran “Bertahap” untuk pembayaran bertahap sesuai pengelompokan pengiriman. 

Gambar Pemilihan Opsi pada Termin Pembayaran

Gambar Atur Termin Pembayaran

Berikut tahapan memilih opsi pembayaran bertahap : 

1. Silakan pilih opsi “Atur Termin Pembayaran” untuk mengatur termin pembayaran. PPK/PP akan diarahkan ke Halaman Atur Termin Pembayaran. 

Gambar Halaman Atur Termin Pembayaran

2. Pada halaman tersebut, PPK/PP dapat memilih jumlah termin pembayaran yang diinginkan. Pilihan jumlah termin pembayaran menyesuaikan dengan jumlah lokasi yang telah diatur sebelumnya. Apabila PPK/PP memasukan 2 alamat lokasi pengiriman, maka terdapat 2 tahap pembayaran yang dapat dipilih. Setelah memilih termin pembayaran, silakan klik “Atur Termin Pembayaran”. 

Gambar Pilihan Jumlah Termin Pembayaran

3. Setelah memilih jumlah termin pembayaran, silakan klik “Atur Termin Pembayaran”. Kemudian PPK/PP dapat mengatur termin pembayaran pada pop-up yang muncul sesuai dengan lokasi pengiriman yang telah dipilih. 

Gambar Menentukan Termin Pembayaran Setiap Pengiriman

4. PPK/PP dapat mengetahui detail informasi seperti Lokasi Pengiriman, Harga Produk, Harga Layanan Tambahan, Ongkos Kirim, Total Harga, dan kolom untuk “Atur Termin”.
5. Setelah selesai mengatur termin pembayaran yang dipilih, silakan klik “Atur”. Lalu, silakan pilih opsi “Simpan” dan PPK/PP akan diarahkan kembali ke halaman checkout. 

Gambar Informasi Jumlah Termin Pembayaran Yang Telah Diatur

 

         → Apabila PPK/PP hanya memilih satu termin di semua lokasi, maka pop-up konfirmasi untuk         mengubah termin pembayaran akan muncul. Jika PPK/PP setuju, maka akan kembali ke Halaman Checkout dan Termin Pembayaran sekaligus akan otomatis terpilih.

Gambar Konfirmasi Ubah Tahap Pembayaran Menjadi Sekaligus

 

          → Apabila PPK/PP belum menyesuaikan semua termin yang telah dipilih (terdapat termin yang tidak diatur), maka PPK/PP akan mendapat Pesan Eror (error message) bahwa terdapat termin yang belum diatur.

Gambar Error Message Termin Belum Diatur

    C. Memilih Rencana Umum Pengadaan (RUP)

        Selanjutnya, PPK/PP memilih Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang tersedia. Jika sudah terbuka halaman RUP, silakan memilih RUP yang terdaftar pada Daftar RUP. 

Gambar Pemilihan Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Halaman Checkout

Untuk memudahkan pencarian RUP sesuai dengan metode Pengadaan E-Purchasing, hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Silakan memasukkan nama paket atau kode RUP yang disediakan instansi, lalu pilih sesuai RUP yang tersedia pada daftar RUP. 
2. Jika pencarian masih belum terlalu detail, maka silakan memasukkan “Jenis Pengadaan”, pada kolom yang disediakan untuk dapat melakukan pencarian yang lebih spesifik pada RUP yang ingin digunakan. Sebagai catatan, RUP yang muncul adalah semua RUP yang terdaftar pada SiRUP. Pastikan untuk memilih RUP yang tepat agar proses pembayaran berjalan lancar.

Gambar Detail Rencana Umum Pengadaan pada Halaman Checkout

3. Jika sudah mendapatkan RUP yang diinginkan, Silakan memilih “Pilih RUP” untuk dapat menetapkan RUP lalu melanjutkan ke tahap selanjutnya.

    D. Memilih Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

    Jika pembeli adalah PP, maka langkah akhir dalam proses checkout adalah pemilihan PPK. Pada pembuatan pesanan, PP memilih PPK yang ditunjuk sebagai penanggung jawab untuk meneruskan pembuatan pesanan dan surat pesanan pengadaan barang/jasa. Silakan memilih PPK pada pada opsi “Pilih PPK”

Gambar  Pemilihan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh PP

Untuk dapat memudahkan pencarian PPK, hal yang dapat dilakukan adalah:

1. Silakan memasukkan nama PPK pada kolom “Cari Nama” yang diinginkan untuk ditunjuk sebagai penanggung jawab pesanan. Lalu, PP memilih PPK yang bersangkutan sesuai dengan hasil pencarian. 

Gambar Pencarian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berdasarkan Nama atau Username

Gambar Hasil Pencarian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh PP

2. Hasil pencarian PPK dapat dipertajam dengan menggunakan fitur filter yang berdasarkan K/L/PD serta Satuan Kerja (Satker). Silakan masukkan K/L/PD serta Satuan Kerja yang bersangkutan pada kolom filter yang telah disediakan.

Gambar Pemilihan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh PP dengan Filter K/L/PD

3. Jika PPK yang dicari tidak ditemukan pada saat pencarian, maka terdapat kemungkinan bahwa PPK tersebut belum terdaftar pada Manajemen Akun Terpusat SPSE. PP dapat menghubungi PPK terkait dan memastikan PPK tersebut berhasil terdaftar pada Manajemen Akun Terpusat SPSE.
4. Selanjutnya, PP melakukan proses negosiasi terhadap harga satuan barang. Silakan memilih opsi “Ajukan Negosiasi” untuk dapat melakukan proses negosiasi harga. Produk yang telah dipilih akan masuk ke tahapan proses pemesanan selanjutnya.
5. Apabila terdapat produk yang masih dalam proses Sedang Ditinjau (Dikurasi), maka akan muncul pop-up konfirmasi untuk melanjutkan proses pembelian pesanan. Silakan pilih opsi “Lanjutkan Pesanan” untuk lanjut ke tahap Ajukan Negosiasi.
   
   
                   Gambar pop-up Konfirmasi Produk yang Masih Dalam Kurasi pada Saat Checkout
6. Apabila ketika PPK/PP memilih opsi “Ajukan Negosiasi” dan status produk kurasi berubah menjadi Ditolak kurasi, maka akan muncul notifikasi bahwa produk Ditolak kurasi. PPK/PP tidak dapat melanjutkan transaksi pembelian produk yang Ditolak kurasi ke tahapan Negosiasi. Silakan pilih opsi “Kembali ke Keranjang”

Gambar Produk Ditolak Kurasi ketika PPK/PP pilih Opsi “Ajukan Negosiasi”

• Pajak pada produk saat Checkout

Harga produk yang tampil pada saat Checkout merupakan harga setelah pajak PPN dan PPnBM (jika ada). Jika produk tidak kena pajak maka terdapat informasi yang menunjukkan bahwa produk tersebut Tidak Kena Pajak. Produk yang tidak kena pajak, maka akan terdapat informasi besaran persentase nilai pajak yang dikenakan. Selain pada harga produk, terdapat informasi mengenai  layanan tambahan, ongkos kirim, dan asuransi ongkos kirim yang kena pajak atau tidak kena pajak.

 

• Produk Turun Tayang saat Checkout

Jika produk yang dipilih oleh PPK/PP masuk ke dalam produk yang turun tayang, maka PPK/PP tidak dapat melanjutkan proses untuk pengajuan negosiasi. PPK/PP akan diminta untuk kembali ke keranjang dan mencari pilihan produk lain yang tidak masuk kedalam kategori turun tayang.

Gambar informasi mengenai produk yang turun tayang saat melakukan check-out