Panduan PPK

DAFTAR ISI

1. PPK Menindaklanjuti Hasil Negosiasi
2. PPK Tidak Dapat Melanjutkan Pesanan Dikarenakan Produk Turun Tayang
3. Membuat Pesanan dan Surat Pesanan
4. Pemantauan Pesanan
5. Adendum Pesanan
6. Memberikan Konfirmasi Penerimaan Pesanan

 

1. PPK Menindaklanjuti Hasil Negosiasi

 

 

Proses negosiasi bisa menjadi selesai ketika Penyedia menyetujui nego yang diajukan oleh PPK atau PPK menyetujui harga nego yang diajukan oleh Penyedia. Selanjutnya PPK masih dapat mereview kembali hasil negosiasi, jika PPK tidak ingin meneruskan hasil negosiasi menjadi pesanan maka PPK dapat klik tombol Batalkan Nego yang ada pada halaman Detail Negosiasi.

Namun, jika PPK ingin melanjutkan hasil Negosiasi menjadi Pesanan, maka PPK dapat klik tombol Lanjut Proses Pesanan dan Pesanan akan berpindah dari Daftar Negosiasi ke dalam Daftar Persetujuan PPK.

1. 1. 1. Setelah proses negosiasi selesai, PPK dapat melanjutkan pesanan dengan membuka Halaman Daftar Negosiasi kemudian klik tombol Tinjau Pesanan.

 

1. 1. 2. PPK akan diarahkan pada halaman Detail Negosiasi, pada halaman ini PPK dapat merespon hasil negosiasi dengan dua pilihan berikut:
         1. Lanjut Proses Pesanan → Pesanan akan berpindah dari Daftar Negosiasi ke Daftar Persetujuan PPK dan status pesanan berubah menjadi Menunggu Persetujuan PPK. 
         2. Batalkan Nego → Negosiasi akan dibatalkan
         3. Jika PPK tidak menindaklanjuti hasil negosiasi lebih dari 3 hari kerja maka pesanan menjadi Batal Otomatis

1. 1. 3. PPK juga dapat merespon hasil negosiasi melalui halaman Riwayat Negosiasi. Untuk Mengakses halaman Riwayat Nego, PPK dapat klik tombol Lihat Riwayat Nego dari halaman Detail Negosiasi.

1. 1. 4. Ketika PPK klik tombol Lanjut Proses Pesanan maka akan muncul pop-up konfirmasi:

1. 1. 5. Jika PPK klik Ya, Lanjutkan, maka pesanan akan berpindah dari Daftar Negosiasi ke Daftar Persetujuan PPK dengan status Menunggu Persetujuan PPK. Jika PPK klik Batal, maka pesanan akan tetap berada di Daftar Negosiasi dan jika tidak ditindaklanjuti oleh PPK dalam lebih dari 3 hari kerja maka pesanan akan berubah status menjadi Batal Otomatis.

 

Gambar 2.64 PPK menindaklanjuti Hasil Negosiasi

 

2. PPK Tidak Dapat Melanjutkan Pesanan Dikarenakan Produk Turun Tayang

Tahapan setelah pengajuan negosiasi adalah tahapan Persetujuan PPK. Apabila produk yang sudah mendapat kesepakatan negosiasi dengan Penyedia masuk kedalam kategori produk Turun Tayang, maka PPK dapat memilih untuk tetap melanjutkan pesanan atau membatalkan pesanan.

 

Apabila seluruh barang dalam pesanan turun tayang, maka PPK tidak dapat melanjutkan pesanan. PPK dapat memilih opsi “Batalkan Pesanan”.

 

3. Membuat Pesanan dan Surat Pesanan

1. Mereview dan Membuat Pesanan 

PPK dapat mereview pesanan yang diajukan oleh PP atau mereview pesanan yang dibuat sendiri oleh PPK melalui menu Daftar Persetujuan PPK. 

1. 1. Untuk Pesanan yang diajukan oleh PP akan memiliki tombol Review Pesanan, sedangkan pesanan yang dibuat oleh PPK akan memiliki tombol Lanjutkan Pesanan.

1. 2. Tombol Review Pesanan maupun Lanjutkan Pesanan akan membawa PPK menuju ke Halaman Detil Pesanan dimana PPK dapat mereview ulang pesanan yang dibuat sendiri oleh PPK dan juga mereview secara detil pesanan yang diajukan oleh PP, misalnya kesesuaian produk, jumlah, harga, RUP dan informasi pengiriman.

1. 3. Jika detail pesanan sudah sesuai, maka PPK dapat melanjutkan proses pesanan dengan klik tombol Buat Pesanan. Ketika diklik, akan muncul preview draft Surat Pesanan.

 

2. Menambahkan Klausa/Keterangan Tambahan pada Surat Pesanan Digital
   1. Sebelum menandatangani Surat Pesanan, PPK dapat menambahkan keterangan tambahan pada Surat Pesanan dengan menggunakan tombol Tambah Klausa yang terdapat pada preview draft Surat Pesanan.

1. 2. Ketika tombol Tambah Klausa diklik maka akan muncul popup untuk menambahkan keterangan tambahan, seperti berikut ini. PPK dapat menambahkan baris dengan klik “Tambah Baris +” dan untuk menyimpan keterangan tambahan, PPK dapat klik tombol Simpan Klausa Tambahan. Namun jika PPK tidak ingin menambahkan keterangan, maka PPK dapat klik tombol “Batal”.

1. 3. Setelah klausa tambahan berhasil disimpan, laman Surat Pesanan akan menampilkan keterangan tambahan dibawah ringkasan pembelian, seperti pada gambar berikut.

3. Menandatangani Surat Pesanan
   Pada Ekatalog v6, Surat Pesanan yang digunakan adalah Surat Pesanan Digital yang digenerate secara otomatis oleh sistem ekatalog v6. Dengan adanya Surat Pesanan Digital, maka tanda tangan yang diperlukan adalah Tanda Tangan Digital. Ekatalog v6 telah bekerjasama dengan BSrE, atau Balai Sertifikasi Elektronik dibawah naungan Badan Siber dan Sandi Negara. Sehingga setiap PPK diwajibkan untuk memiliki akun BSrE aktif untuk dapat mendandatangani Surat Pesanan Digital. Jika PPK belum mempunyai akun BSrE, maka PPK dapat menghubungi verifikator BSrE pada masing-masing Instansi untuk registrasi dan aktivasi akun BSrE. Mekanisme aktivasi akun Sertifikat Elektronik dapat dilihat pada video berikut.
   1. 1. Jika draft Surat Pesanan sudah sesuai, PPK dapat menandatangani Surat Pesanan secara digital dengan klik tombol “Tanda Tangan Digital”. 

1. 1. 2. Popup untuk verifikasi akun BSrE akan muncul dan PPK harus memasukkan passphrase untuk dapat membubuhkan esign.

1. 1. 3. Jika passphrase yang dimasukkan oleh PPK benar, maka tanda-tangan digital akan terbubuhkan pada Surat Pesanan dan muncul notifikasi berupa “Pesanan berhasil diajukan ke penyedia”. PPK dapat klik tombol Lihat Detail Pesanan untuk kembali ke halaman Detail Pesanan.

1. 1. 4. Surat Pesanan yang sudah ditandatangani oleh PPK kemudian dikirimkan kepada Penyedia untuk ditandatangani oleh Penyedia. Kemudian, status pesanan berubah menjadi “Menunggu Konfirmasi Penyedia”. Surat Pesanan dapat diakses melalui Halaman Detail Pesanan dengan scroll kebawah ke bagian Dokumen.
      5. PPK kemudian harus menunggu respon dari penyedia, terdapat tiga kemungkinan yang bisa terjadi;
         • Penyedia menyetujui pesanan dengan menandatangani Surat Pesanan Digital sekaligus membubuhkan e-meterai, dan status pesanan berubah menjadi “Diproses Penyedia”
         • Penyedia menolak pesanan dengan memberikan alasan penolakan. Jika penyedia menolak pesanan, maka status pesanan berubah menjadi “Dibatalkan”
         • Penyedia tidak merespon pesanan. Jika penyedia tidak memberikan respon lebih dari 3 hari kerja, maka pesanan menjadi “Batal Otomatis”

4. Membatalkan Surat Pesanan
   1. 1. Surat Pesanan masih bisa dibatalkan oleh PPK selama Surat Pesanan belum ditandatangani oleh Penyedia. Untuk membatalkan Surat Pesanan, PPK dapat masuk ke Detail Pesanan dengan status pesanan “Menunggu Konfirmasi Penyedia” kemudian klik Batalkan Pesanan.

1. 2. Jika Surat Pesanan sudah ditandatangani oleh Penyedia, maka PPK sudah tidak dapat melakukan pembatalan pesanan. Tombol Batalkan Pesanan juga menghilang dari halaman Detail Pesanan

 

4. Pemantauan Pesanan

1. Status yang dilalui PPK setelah tanda tangan Surat Pesanan
   Setelah PPK menandatangani Surat Pesanan, PPK harus menunggu respon dari penyedia, kemudian masih ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh PPK hingga pesanan tersebut bisa Selesai.

 

2. Cara Melihat Surat Pesanan Digital
   Untuk melihat Surat Pesanan, PPK dapat membuka menu Pesanan, kemudian klik tombol Lihat Detail pada salah satu pesanan. Pada halaman Detail Pesanan, PPK dapat scroll kebawah ke bagian Dokumen, akan terlihat Surat Pesanan. PPK kemudian bisa klik Lihat Dokumen untuk membuka Surat Pesanan.

3. Cara Melihat Status Pesanan
   1. Untuk dapat melihat atau mengetahui status pesanan, PPK dapat mengakses menu Pesanan. Didalamnya terdapat daftar pesanan beserta status dan sub statusnya.

2. Jika PPK ingin melihat riwayat status pada setiap pesanan, maka PPK dapat masuk ke halaman Detail Pesanan kemudian klik tombol Lihat Detail.

3. Ketika PPK klik tombol Lihat Detail pada gambar diatas, maka akan muncul popup riwayat status pesanan seperti pada gambar berikut.

4. Cara Melihat Lacak Pengiriman pada Pesanan yang sedang dikirim

1. Untuk dapat melihat atau melacak pengiriman pada pesanan, PPK dapat membuka menu Pesanan kemudian masuk ke halaman Detail Pesanan dan klik tombol Lacak Pengiriman

2. Selanjutnya, ketika tombol “Lacak Pengiriman” diklik oleh PPK maka aka menampilkan popup status pengiriman dan riwayat pengiriman milik pesanan tersebut.

Tombol Lacak Pengiriman baru akan muncul mulai status pesanan “Dalam Pengiriman” hingga status pesanan “Selesai”.

 

5. Adendum Pesanan

PPK dan Penyedia dapat melakukan adendum Surat Pesanan apabila terdapat perbedaan antara kondisi riil pada saat pelaksanaan dengan yang ditentukan dalam dokumen Surat Pesanan. 

Berdasarkan Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik, kategori yang dapat dilakukan adendum adalah:

1. Perubahan volume/kuantitas produk;
2. Perubahan harga pengiriman kurir penyedia;
3. Pergantian ketentuan tambahan dalam Surat Pesanan;
4. Perubahan persentase (%) Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penjualan Barang Mewah (PPnBM) dari masing-masing produk dan layanan tambahan;
5. Pergantian tanggal permintaan tiba;
6. Penambahan/penghapusan layanan tambahan; dan
7. Pergantian penanggung jawab penandatangan dalam Surat Pesanan.

Pada tahap piloting, kategori yang dapat diadendum secara mandiri oleh PPK dan/atau Penyedia pada platform Katalog Elektronik versi 6 adalah:

1. Perubahan volume/kuantitas produk;
2. Perubahan harga pengiriman kurir penyedia;
3. Pergantian ketentuan tambahan dalam Surat Pesanan;
4. Perubahan persentase (%) PPN dari masing-masing produk dan layanan tambahan;
5. Pergantian tanggal permintaan tiba; dan
6. Penghapusan layanan tambahan.

Adendum dapat dilakukan pada pesanan berstatus “Diproses Penyedia”. Khusus untuk kategori Perubahan persentase PPN, adendum masih dapat dilakukan setelah PPK melakukan konfirmasi penerimaan pesanan (BAST) dan sebelum PPK memilih metode pembayaran.

Adapun untuk kategori perubahan persentase PPnBM, penambahan layanan tambahan dan pergantian penanggung jawab penandatangan dalam Surat Pesanan sedang dalam proses pengembangan.

PPK dapat mengajukan adendum kepada Penyedia dan menanggapi draf pengajuan adendum oleh Penyedia.

• Mengajukan Adendum Surat Pesanan

1. Buka halaman Daftar Pesanan, kemudian klik “Lihat Detail” untuk mengakses halaman detail pesanan yang akan diadendum.

2. Setelah halaman Detail Pesanan terbuka, klik “Ajukan Adendum”.

3. Pilih data yang akan diubah. PPK dapat melakukan perubahan pada satu atau lebih data secara bersamaan. 

4. Setelah memilih data yang akan diubah, klik “Lanjutkan Adendum”.

5. Selanjutnya silakan melakukan perubahan data.

6. Setelah mengisi semua perubahan data dan alasan adendum, klik “Preview Perubahan” untuk meninjau adendum.

7. Silakan melakukan peninjauan terlebih dahulu pada Ringkasan Perubahan Pesanan. Apabila data sudah tepat, klik  tombol “Buat Surat Adendum”.

8. Selanjutnya akan muncul halaman tanda tangan Surat Adendum. Silakan tinjau Surat Adendum yang terbuat. Apabila sudah tepat, lakukan pembubuhan tanda tangan elektronik dengan klik “Tanda Tangan Digital”.

9. Selanjutnya akan muncul pop up verifikasi akun BSrE. Masukkan kata sandi akun BSrE untuk melakukan tanda tangan digital. Kemudian, klik “Verifikasi”.

10. Setelah selesai melakukan tanda tangan, maka PPK dapat menunggu persetujuan Penyedia terkait permintaan adendum yang diajukan. Status pesanan akan berubah menjadi “Adendum Diajukan”.

• Adendum Diterima dan Ditolak Penyedia

Penyedia akan menerima pengajuan Surat Adendum dari PPK. Penyedia dapat menerima atau menolak pengajuan adendum. Sistem memberikan Penyedia waktu 3 (tiga) hari kerja untuk menanggapi pengajuan adendum. Apabila melebihi waktu tersebut, pengajuan adendum secara otomatis  akan dibatalkan oleh sistem Katalog Elektronik versi 6.

Informasi mengenai adendum diterima atau ditolak akan disampaikan dalam notifikasi Katalog Elektronik versi 6. 

PPK dapat mengetahui alasan dari adendum yang ditolak oleh penyedia. 

 

PPK dapat melihat riwayat pada Detail Status Pesanan. Klik Lihat Detail pada Status Pesanan untuk mengakses riwayat Status Pesanan

Surat adendum dapat diakses pada bagian Dokumen pada halaman Detail Pesanan.

• Menanggapi Pengajuan Adendum Penyedia

Penyedia dapat mengajukan adendum Surat Pesanan kepada PPK. PPK dapat menanggapi draf adendum yang diajukan penyedia

1. PPK akan menerima notifikasi pengajuan adendum Surat Pesanan.

2. Pesanan akan memiliki status “Adendum Sedang Disiapkan”. PPK dapat melihat detail adendum pesanan dengan cara klik “Lihat Detail”.

3. Selanjutnya, PPK dapat meninjau pengajuan adendum pada halaman Detail Adendum Pesanan.

4. PPK dapat memberikan 2 (dua) tanggapan, yaitu: 

• Menerima adendum
  Apabila pengajuan adendum diterima, PPK dapat menandatangani Surat Adendum dengan tanda tangan elektronik (e-sign) BSrE. Untuk menerima, klik tombol “Terima Adendum”. Setelah halaman Surat Adendum muncul, klik “Tanda Tangan Digital” untuk membubuhkan tanda tangan.

 

• Menolak adendum
  Apabila pengajuan adendum ditolak, maka PPK dapat menolak untuk menandatangani Surat Adendum dengan klik tombol “Tolak Adendum”. Selanjutnya isi Surat Pesanan akan kembali seperti sebelum pengajuan adendum.

 

6. Memberikan Konfirmasi Penerimaan Pesanan

Ketika pesanan sudah tiba dan diterima, PPK dapat memeriksa pesanan untuk memastikan kesesuaiannya. Beberapa hal yang dapat dipastikan oleh PPK adalah:

1. Kesesuaian waktu sampai;
2. Kesesuaian jumlah barang;
3. Fungsionalitas barang;
4. PPK sangat disarankan untuk membuat rekaman video saat membuka paket pesanan. Rekaman tersebut dapat membantu proses klaim asuransi (apabila menggunakan kurir Jasa Pengiriman Pihak Ketiga) dan ganti rugi (apabila menggunakan Kurir Penyedia) jika terdapat kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang ditemukan saat proses memeriksa pesanan.

Apabila pesanan sudah sesuai, PPK dapat melakukan konfirmasi terima pesanan dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST).

Pada Katalog Elektronik versi 6, BAST akan dibuat secara otomatis oleh sistem secara digital sesuai dengan data transaksi yang terjadi di dalam Katalog Elektronik versi 6. PPK cukup memasukkan nomor BAST saja menggunakan penomoran BAST yang berlaku pada masing-masing satker. Selain itu, penandatanganan akan dilakukan secara digital.

1. Tanda Tangan Berita Acara Serah Terima (BAST)

Tahapan yang perlu dilakukan untuk menandatangani BAST adalah sebagai berikut:

1. Buka Daftar Pesanan. Apabila ingin langsung melakukan konfirmasi penerimaan pesanan, klik “Konfirmasi Pesanan”.

2. Apabila ingin memeriksa detail pesanan terlebih dahulu, PPK dapat melihat Detail Pesanan dengan klik “Lihat Detail”.

3. Setelah halaman Detail Pesanan terbuka, klik “Konfirmasi Pesanan”.

4. Setelah klik “Konfirmasi Pesanan”, akan muncul pop up “Pemeriksaan Tepat Guna”. Silakan konfirmasi pemeriksaan tepat guna dengan memasukkan tanggal selesai pemeriksaan dan ceklis pernyataan bahwa fungsi barang, jumlah barang, dan waktu pengiriman sudah sesuai. 

5. Setelah klik “Selanjutnya”, akan muncul pop up Konfirmasi Terima Pesanan. Masukkan Nomor BAST sesuai dengan ketentuan masing-masing K/L/PD. Setelah dipastikan nomor BAST benar, klik “Setuju”. 

6. Selanjutnya, PPK akan diarahkan pada halaman BAST. Apabila ingin mengubah nomor BAST, PPK dapat memilih tombol “Ubah Nomor BAST”. Nomor BAST dapat diubah berulang kali selama belum ditandatangani oleh PPK.

7. Selanjutnya, masukkan nomor BAST yang diinginkan. Setelah dipastikan benar, klik “Ubah”. Setelah menunggu beberapa saat, nomor BAST akan berhasil diubah.
   
8. Selanjutnya, silakan periksa kesesuaian detail BAST. Apabila sudah sesuai dan siap untuk melakukan tanda tangan, klik “Tanda Tangan Digital”.

9. Kemudian akan muncul pop up konfirmasi tanda tangan BAST. Apabila sudah yakin, klik “Ya, Setuju”.

10. Selanjutnya akan muncul pop up verifikasi akun BSrE. Masukkan kata sandi akun BSrE untuk melakukan tanda tangan digital. Kemudian, klik “Verifikasi”.

11. Apabila berhasil, akan muncul notifikasi tanda tangan berhasil. 
12. Sub status pesanan akan berubah menjadi “Menunggu Konfirmasi Penyedia”. Tahap berikutnya, BAST akan diteruskan ke Penyedia untuk ditandatangani.

2. Ketidaksesuaian saat Pemeriksaan Pesanan

Apabila saat pemeriksaan pesanan terdapat ketidaksesuaian, maka:

1. PPK dapat menghubungi Penyedia melalui “Chat Penyedia” untuk menyelesaikan permasalahannya secara mandiri dan memberikan konfirmasi pesanan sesuai jika permasalahan telah terselesaikan.

2. Jika tidak berhasil diselesaikan secara mandiri, PPK dapat menghubungi Pusat Resolusi untuk memperoleh bantuan dengan klik tombol “Bantuan”.