Panduan PPK - Membuat & Mengelola Pesanan Panduan PPK - Membuat & Mengelola Pesanan
  1. Pusat Bantuan INAPROC
  2. Panduan Pengguna
  3. Panduan PP/PPK
  4. Panduan Transaksi KL/PD

Panduan PPK - Membuat & Mengelola Pesanan

DAFTAR ISI

1. PPK Membuat Pesanan & Surat Pesanan

     A. Mereview dan Membuat Pesanan 

     B. Menambahkan Ketentuan Tambahan pada Surat Pesanan Digital

     C.  Menandatangani Surat Pesanan

2. PPK Non-K/L/PD Membuat & Mengelola Pesananan

    A. Mereview dan Membuat Pesanan 

    B. Menambahkan Ketentuan Tambahan pada Surat Pesanan Digital

    C.  Menandatangani Surat Pesanan

3. PPK Memonitor Pesanan yang Sedang Diproses dan Dikirimkan

     A. Status yang dilalui PPK setelah tanda tangan Surat Pesanan

     B. Cara Melihat Surat Pesanan Digital   

     C. Cara Melihat Status Pesanan

4. PPK Melakukan Adendum Pesanan

     A. Mengajukan Adendum Surat Pesanan

     B. Adendum Diterima dan Ditolak Penyedia

     C. Menanggapi Pengajuan Adendum Penyedia

5. PPK Melakukan Konfirmasi Penerimaan Pesanan

    A. Konfirmasi Penerimaan Pesanan - Pengiriman Langsung ke Satu Lokasi

         I. Pemeriksaan Tepat Guna

        II. Buat BAST

     B. Konfirmasi Penerimaan Pesanan - Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi

          I. Pemeriksaan Tepat Guna

         II. Buat BAST

     C. Ketidaksesuaian Saat Pemeriksaan Pesanan

 

 

Panduan PPK - Membuat & Mengelola Pesanan

1. PPK Membuat Pesanan & Surat Pesanan

     A. Mereview dan Membuat Pesanan 

Jika PPK yang melakukan transaksi pesanan, silakan pilih opsi “Lanjut Proses Pesanan” pada halaman Detail Negosiasi Pesanan. Selanjutnya, PPK dapat melakukan review pesanan yang diajukan oleh PP melalui menu Daftar Persetujuan PPK. 

  1. Setelah status negosiasi pesanan selesai, silakan pilih opsi “Lanjut Proses Pesanan” pada halaman Detail Negosiasi Pesanan. Lalu, silakan pilih “Ya, Lanjutkan” untuk konfirmasi proses transaksi pesanan ke daftar persetujuan PPK. 

 

  1. Lalu, pesanan akan masuk ke dalam menu Persetujuan PPK. 
  2. Untuk Pesanan yang akan direview, silakan pilih opsi “Lihat Detail” untuk melihat rincian detail pesanan yang telah dibuat oleh PPK/PP. 

 

  1. Tombol “Lihat Detail” akan membawa PPK menuju ke Halaman Detail Persetujuan PPK dimana PPK dapat melakukan review secara detail pesanan yang diajukan oleh PP, misalnya kesesuaian produk, jumlah, harga, RUP, dan informasi pengiriman.

 

  1. Apabila dalam tahap Persetujuan PPK terdapat minimal satu produk yang status kurasinya “Ditolak”, maka ketika PPK memilih opsi “Buat Pesanan” terdapat pop up informasi produk yang Ditolak Kurasi dan opsi “Batalkan Pesanan”.

    Gambar pop up Informasi Produk yang Tidak Lulus Kurasi

  2. Jika detail pesanan sudah sesuai, maka PPK dapat melanjutkan proses pesanan dengan klik tombol “Buat Pesanan”. Ketika di-klik, akan muncul pop-up untuk unggah dokumen SSUK dan SSKK. Dokumen SSUK dan SSKK wajib diunggah apabilan transaksi pesanan diatas Rp200.000.000. Silakan klik “Unggah Dokumen” dan pilih dokumen yang akan diunggah. Selanjutnya, silakan pilih opsi “Lanjut Buat Pesanan”.

 

 

 

        7. Lalu, PPK akan diarahkan ke halaman preview surat pesanan. 

 

 

 

 

B. Menambahkan Ketentuan Tambahan pada Surat Pesanan Digital

  1. Sebelum menandatangani Surat Pesanan secara elektronik, PPK dapat menambahkan keterangan tambahan pada Surat Pesanan dengan menggunakan tombol “Tambah Ketentuan” yang terdapat pada preview draft Surat Pesanan.

 

  1. Ketika tombol “Tambah Ketentuan” di-klik maka akan muncul pop-up untuk menambahkan keterangan tambahan, seperti gambar berikut ini. PPK dapat menambahkan baris dengan klik “Tambah Baris” dan untuk menyimpan keterangan tambahan, PPK dapat klik tombol “Simpan Ketentuan”. Namun jika PPK tidak ingin menambahkan keterangan, maka PPK dapat melakukan klik tombol “Batal”.

 

  1. Setelah ketentuan berhasil disimpan, laman Surat Pesanan akan menampilkan ketentuan tambahan di bawah ringkasan pembelian, seperti pada gambar berikut.

 

C.  Menandatangani Surat Pesanan

Pada Katalog Elektronik versi 6, Surat Pesanan yang digunakan adalah Surat Pesanan Digital yang telah disusun secara otomatis oleh sistem sesuai dengan data pesanan dalam Katalog Elektronik versi 6. Adapun dengan adanya Surat Pesanan Digital, maka tanda tangan yang diperlukan adalah Tanda Tangan Elektronik, baik dari PPK maupun dari Penyedia. Katalog Elektronik versi 6 telah bekerjasama dengan Privy, sehingga setiap PPK diwajibkan memiliki akun Privy aktif untuk dapat menandatangani Surat Pesanan Digital. Jika PPK belum mempunyai akun BSrE, maka PPK dapat menghubungi verifikator BSrE pada masing-masing Instansi untuk registrasi dan aktivasi akun BSrE. Mekanisme aktivasi akun Sertifikat Elektronik dapat dilihat pada video yang terdapat pada tautan berikut.

  1. Jika draf Surat Pesanan sudah sesuai, PPK dapat menandatangani Surat Pesanan secara digital dengan klik tombol “Tanda Tangan Digital”. 

 

  1. Pop-up untuk konfirmasi tanda tangan digital akan muncul dan silakan pilih “Ya, Setuju”. 

 

  1. Selanjutnya PPK harus memasukkan passphrase pada pop-up verifikasi akun BSRE untuk dapat membubuhkan tanda tangan digital.

  1. Jika passphrase yang dimasukkan oleh PPK benar, maka tanda tangan digital akan dibubuhkan pada Surat Pesanan dan muncul notifikasi berupa “Pesanan berhasil diajukan ke penyedia”. PPK dapat klik tombol Lihat Detail Pesanan untuk kembali ke halaman Detail Pesanan.

  1. Surat Pesanan yang sudah ditandatangani oleh PPK kemudian dikirimkan kepada Penyedia untuk ditandatangani oleh Penyedia. Kemudian, status pesanan berubah menjadi “Menunggu Konfirmasi Penyedia”. Surat Pesanan dapat diakses melalui Halaman Detail Pesanan dengan scroll ke bawah ke bagian Dokumen.
  2. Kemudian, PPK harus menunggu respon dari penyedia.  Terdapat 3 (tiga) kemungkinan yang dapat terjadi;
     I. Penyedia menyetujui pesanan dengan membubuhkan Tanda Tangan Elektronik Penyedia pada          Surat Pesanan secara elektronik sekaligus membubuhkan materai digital, dan status pesanan            berubah menjadi “Diproses Penyedia”
    II. Penyedia menolak pesanan dengan memberikan alasan penolakan. Jika penyedia menolak                 pesanan, maka status pesanan berubah menjadi “Dibatalkan”.
    III. Penyedia tidak merespon pesanan. Jika penyedia tidak memberikan respon lebih dari 3 hari               kerja, maka pesanan menjadi “Batal Otomatis”

D.  Membatalkan Surat Pesanan

  1. Surat Pesanan masih bisa dibatalkan oleh PPK selama Surat Pesanan belum ditandatangani oleh Penyedia. Untuk membatalkan Surat Pesanan, PPK dapat masuk ke Detail Pesanan dengan status pesanan “Menunggu Konfirmasi Penyedia” kemudian klik Batalkan Pesanan.

 

  1. Jika Surat Pesanan sudah ditandatangani oleh Penyedia, maka PPK sudah tidak dapat melakukan pembatalan pesanan. Tombol Batalkan Pesanan juga akan hilang dari halaman Detail Pesanan.

 

2. PPK Non-K/L/PD Membuat & Mengelola Pesanan

    A. Mereview dan Membuat Pesanan 

Jika PPK Non-K/L/PD yang melakukan transaksi pesanan, silakan pilih opsi “Lanjut Proses Pesanan” pada halaman Detail Negosiasi Pesanan. Selanjutnya, PPK Non-K/L/PD dapat melakukan review pesanan yang diajukan oleh PP Non-K/L/PD melalui menu Daftar Persetujuan PPK. 

  1. Setelah status negosiasi pesanan selesai, silakan pilih opsi “Lanjut Proses Pesanan” pada halaman Detail Negosiasi Pesanan. Lalu, silakan pilih “Ya, Lanjutkan” untuk konfirmasi proses transaksi pesanan ke daftar persetujuan PPK. 

  1. Lalu, pesanan akan masuk ke dalam menu Persetujuan PPK. 
  2. Untuk Pesanan yang akan direview, silakan pilih opsi “Lihat Detail” untuk melihat rincian detail pesanan yang telah dibuat oleh PP Non-K/L/PD . 

  1. Tombol “Lihat Detail” akan membawa PPK Non-K/L/PD menuju ke Halaman Detail Persetujuan PPK dimana PPK Non-K/L/PD dapat melakukan review secara detail pesanan yang diajukan oleh PP, misalnya kesesuaian produk, jumlah, harga, RUP, dan informasi pengiriman.

  1. Jika detail pesanan sudah sesuai, maka PPK Non-K/L/PD dapat melanjutkan proses pesanan dengan klik tombol “Buat Pesanan”. Ketika di-klik, akan muncul pop-up untuk unggah dokumen SSUK dan SSKK. Silakan klik “Unggah Dokumen” dan pilih dokumen yang akan diunggah. Selanjutnya, silakan pilih opsi “Lanjut Buat Pesanan”.

  1. Lalu, PPK akan diarahkan ke halaman preview surat pesanan. 

 

B. Menambahkan Ketentuan Tambahan pada Surat Pesanan Digital

  1. Sebelum menandatangani Surat Pesanan secara elektronik, PPK Non-K/L/PD dapat menambahkan keterangan tambahan pada Surat Pesanan dengan menggunakan tombol “Tambah Ketentuan” yang terdapat pada preview draft Surat Pesanan.

  1. Ketika tombol “Tambah Ketentuan” di-klik maka akan muncul pop-up untuk menambahkan keterangan tambahan, seperti gambar berikut ini. PPK Non-K/L/PD dapat menambahkan baris dengan klik “Tambah Baris” dan untuk menyimpan keterangan tambahan, PPK Non-K/L/PD dapat klik tombol “Simpan Ketentuan”. Namun jika PPK Non-K/L/PD tidak ingin menambahkan keterangan, maka PPK Non-K/L/PD dapat melakukan klik tombol “Batal”.

  1. Setelah ketentuan berhasil disimpan, laman Surat Pesanan akan menampilkan ketentuan tambahan di bawah ringkasan pembelian, seperti pada gambar berikut.

 

C.  Menandatangani Surat Pesanan

Pada Katalog Elektronik versi 6, Surat Pesanan yang digunakan adalah Surat Pesanan Digital yang telah disusun secara otomatis oleh sistem sesuai dengan data pesanan dalam Katalog Elektronik versi 6. Adapun dengan adanya Surat Pesanan Digital, maka tanda tangan yang diperlukan adalah Tanda Tangan Elektronik, baik dari PPK Non-K/L/PD maupun dari Penyedia. Bagi PPK Non-K/L/PD, penandatanganan Surat Pesanan dapat menggunakan PrivyID yang sudah terhubung pada Akun INAPROC. Dalam hal ini, 

  1. Jika draf Surat Pesanan sudah sesuai, PPK Non-K/L/PD dapat menandatangani Surat Pesanan secara digital dengan klik tombol “Tanda Tangan Digital”. 

 

  1. Pop-up untuk konfirmasi tanda tangan digital akan muncul dan silakan pilih “Ya, Setuju”. 

 

  1. Setelah memilih tombol “Ya, Setuju”, PPK Non-K/L/PD akan diarahkan ke Halaman Informasi PrivyID. PPK Non-K/L/PD dapat melihat informasi saldo privy yang tersedia dan pilihan opsi untuk melakukan top up saldo. Selanjutnya PPK Non-K/L/PD dihimbau untuk memiliki saldo yang cukup. Hal ini untuk menghindari gagal dalam proses tanda tangan digital. Bilamana saldo tidak cukup maka harus melakukan penambahan saldo terlebih dahulu. 


 

  1. Apabila saldo cukup, silakan pilih klik tombol “Sign Document”. PPK Non-K/L/PD akan diarahkan untuk melihat Surat Pesanan sebelum melakukan proses tanda tangan. Setelah surat pesanan sudah sesuai, silakan klik tombol “Sign” untuk membubuhi Tanda Tangan Elektronik pada Surat Pesanan. Kemudian, silakan klik tombol “Yes, continue” pada pop up konfirmasi tanda tangan surat pesanan.
  2. Sebelum PPK Non-K/L/PD melanjutkan proses tanda tangan pada PrivyID, PPK Non-K/L/PD diharuskan untuk memasukkan kode OTP yang otomatis dikirimkan melalui email. Silakan cek email untuk mengetahui kode OTP yang telah dikirimkan. 
  3. Setelah itu, masukkan kode OTP yang telah diterima melalui email pada pop up OTP code authentication dan klik tombol “continue”. Jika OTP telah berhasil dimasukkan, maka PPK Non-K/L/PD akan mendapatkan notifikasi bahwa proses tanda tangan berhasil. Pastikan waktu untuk memasukkan kode OTP tidak melebihi batas waktu yang ditentukan. Apabila PPK Non-K/L/PD tidak segera memasukkan kode OTP dan melebihi batas waktu yang ditentukan, silakan klik tombol “Resend” untuk mengirimkan kode OTP baru. Maksimal batas pengiriman kode OTP adalah 3 kali. 

 

 

       7. Dalam proses pembubuhan tanda tangan elektronik pada Surat Pesanan, PPK Non-K/L/PD dapat               secara berkala melakukan pengecekan terhadap proses pembubuhan tanda tangan digital dengan             cara klik tombol “Cek Proses eSign” atau melakukan refresh halaman website.

 

        8. Jika proses pembubuhan tanda tangan telah sukses, maka status pesanan akan berubah menjadi               “Menunggu Konfirmasi Penyedia”. Kemudian, PPK Non-K/L/PD harus menunggu respon dari                        penyedia.  Terdapat 3 (tiga) kemungkinan yang dapat terjadi;

               - Penyedia menyetujui pesanan dengan membubuhkan Tanda Tangan Elektronik Penyedia pada                    Surat Pesanan dan status pesanan berubah menjadi “Diproses Penyedia”

               - Penyedia menolak pesanan dengan memberikan alasan penolakan. Jika penyedia menolak                          pesanan, maka status pesanan berubah menjadi “Dibatalkan”.

               - Penyedia tidak merespon pesanan. Jika penyedia tidak memberikan respon lebih dari 3 hari                        kerja, maka pesanan menjadi “Batal Otomatis”

D.  Membatalkan Surat Pesanan

  1. Surat Pesanan masih bisa dibatalkan oleh PPK Non-K/L/PD selama Surat Pesanan belum ditandatangani oleh Penyedia. Untuk membatalkan Surat Pesanan, PPK Non-K/L/PD dapat masuk ke Detail Pesanan dengan status pesanan “Menunggu Konfirmasi Penyedia” kemudian klik Batalkan Pesanan.

 

      2. Jika Surat Pesanan sudah ditandatangani oleh Penyedia, maka PPK Non-K/L/PD sudah tidak dapat              melakukan pembatalan pesanan. Tombol Batalkan Pesanan juga akan hilang dari halaman Detail                Pesanan.

 

3. PPK Memonitor Pesanan yang Sedang Diproses dan Dikirimkan

A. Status yang dilalui PPK setelah tanda tangan Surat Pesanan

Setelah PPK menandatangani Surat Pesanan, PPK menunggu respon dari penyedia. Terdapat   beberapa tahapan yang dilakukan oleh PPK untuk sampai pada penyelesaian pesanan. 

Trigger / aksi yang dilakukan Efek Terhadap Pesanan Status Pesanan
PPK menandatangani  Surat Pesanan Pesanan berpindah dari Daftar Persetujuan PPK ke Daftar Pesanan Menunggu Konfirmasi Penyedia
Penyedia menandatangani Surat Pesanan PPK dan Penyedia telah menandatangani Surat Pesanan  dan membubuhkan materai digital Diproses Penyedia
Penyedia mengirimkan pesanan dan PPK dapat melakukan Lacak Pengiriman  Pesanan dikirimkan melalui Kurir jasa pengiriman pihak ketiga/ Kurir Penyedia Dalam Pengiriman
Terdapat update status pengiriman dari jasa pengiriman pihak ketiga atau kurir Penyedia bahwa Pesanan sudah sampai Pesanan telah sampai pada alamat tujuan, menunggu PPK memeriksa kesesuaian pesanan dan konfirmasi pesanan Pesanan Tiba
PPK telah melakukan konfirmasi terima pesanan. Kemudian, PPK  dan Penyedia sudah menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) Sudah ada dokumen BAST pada halaman Detail Pesanan Persiapan Pembayaran
Penyedia sudah melengkapi dokumen yang dibutuhkan dalam proses pembayaran. PPK dapat klik tombol Lanjutkan Pembayaran untuk proses pembayaran Sudah ada dokumen pendukung pembayaran, seperti Invoice, Faktur Pajak, dan dokumen lainnya pada halaman Detail Pesanan Dalam Proses Pembayaran
Proses Pembayaran telah dilakukan oleh PPK atau Bendahara (tergantung metode pembayaran yang dipilih) Jika metode pembayaran Langsung (LS) maka Pesanan Selesai dengan keterangan Pembayaran di luar sistem. Jika metode pembayaran Uang Persediaan (UP) maka Pesanan Selesai jika status payment berhasil. Selesai

     

B. Cara Melihat Surat Pesanan Digital

Untuk melihat Surat Pesanan, PPK dapat membuka menu Pesanan, kemudian klik tombol Lihat Detail pada salah satu pesanan. Pada halaman Detail Pesanan, PPK dapat scroll ke bawah ke bagian Dokumen, akan terlihat Surat Pesanan. PPK kemudian bisa klik Lihat Dokumen untuk membuka Surat Pesanan.

 

    C. Cara Melihat Status Pesanan

  1. Untuk dapat melihat atau mengetahui status pesanan, PPK dapat mengakses menu Pesanan. Di dalamnya terdapat daftar pesanan beserta status dan sub statusnya.

  1. Jika PPK ingin melihat riwayat status pada setiap pesanan, maka PPK dapat masuk ke halaman Detail Pesanan kemudian klik tombol Riwayat Pesanan.

  1. Ketika PPK klik tombol Riwayat Pesanan pada gambar di atas, maka akan muncul pop-up riwayat status pesanan seperti pada gambar berikut.

 

   D. Cara Melihat Lacak Pengiriman Pesanan yang Sedang Dikirim

  1. Untuk dapat melacak pengiriman pesanan, PPK dapat mengakses informasi “Pengiriman” pada halaman “Detail Pesanan”, kemudian klik tombol “Lacak Pengiriman”.

 

  1. Selanjutnya akan muncul pop-up status pengiriman dan riwayat pengiriman pesanan tersebut.

 

  1. Tombol “Lacak Pengiriman” akan muncul setelah Penyedia memproses pesanan dan mengubah status pengiriman menjadi “Sedang Dikemas”.

 

4. PPK Melakukan Adendum Pesanan

PPK dan Penyedia dapat melakukan adendum Surat Pesanan apabila terdapat perbedaan antara kondisi riil pada saat pelaksanaan dengan yang ditentukan dalam dokumen Surat Pesanan. 

Berdasarkan Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik, kategori yang dapat dilakukan adendum adalah:

  1. Perubahan volume/kuantitas produk;
  2. Perubahan harga pengiriman kurir penyedia;
  3. Pergantian ketentuan tambahan dalam Surat Pesanan;
  4. Perubahan persentase (%) Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penjualan Barang Mewah (PPnBM) dari masing-masing produk dan layanan tambahan;
  5. Pergantian tanggal permintaan tiba;
  6. Penambahan/penghapusan layanan tambahan; dan
  7. Pergantian penanggung jawab penandatangan dalam Surat Pesanan.

Pada tahap piloting, kategori yang dapat diadendum secara mandiri oleh PPK dan/atau Penyedia pada platform Katalog Elektronik versi 6 adalah:

  1. Perubahan volume/kuantitas produk;
  2. Perubahan harga pengiriman kurir penyedia;
  3. Pergantian ketentuan tambahan dalam Surat Pesanan;
  4. Perubahan persentase (%) PPN dari masing-masing produk dan layanan tambahan;
  5. Pergantian tanggal permintaan tiba; dan
  6. Penghapusan layanan tambahan.

Adendum dapat dilakukan pada pesanan berstatus “Diproses Penyedia”. Khusus untuk kategori Perubahan persentase PPN, adendum masih dapat dilakukan setelah PPK melakukan konfirmasi penerimaan pesanan (BAST) dan sebelum PPK memilih metode pembayaran.

Adapun untuk kategori perubahan persentase PPnBM, penambahan layanan tambahan dan pergantian penanggung jawab penandatangan dalam Surat Pesanan sedang dalam proses pengembangan.

PPK dapat mengajukan adendum kepada Penyedia dan menanggapi draf pengajuan adendum oleh Penyedia.

A. Mengajukan Adendum Surat Pesanan

  1. Buka halaman Daftar Pesanan, kemudian klik “Lihat Detail” untuk mengakses halaman detail pesanan yang akan diadendum.

 

  1. Setelah halaman Detail Pesanan terbuka, klik “Ajukan Adendum”.

 

  1. Pilih data pesanan yang akan diubah. PPK dapat melakukan perubahan pada satu atau lebih data secara bersamaan. Setelah memilih data yang akan diubah, klik “Lanjutkan Adendum”.
  2. Setelah memilih data yang akan diubah, klik “Lanjutkan Adendum”.

 

  1. Selanjutnya silakan melakukan perubahan data.

 

  1. Setelah mengisi semua perubahan data dan alasan adendum, klik “Preview Perubahan” untuk meninjau adendum.

 

  1. Silakan melakukan peninjauan terlebih dahulu pada Ringkasan Perubahan Pesanan. Apabila data sudah tepat, klik  tombol “Buat Surat Adendum”.

 

  1. Selanjutnya akan muncul halaman tanda tangan Surat Adendum. Silakan tinjau Surat Adendum yang terbuat. Apabila sudah tepat, lakukan pembubuhan tanda tangan elektronik dengan klik “Tanda Tangan Digital”.

 

  1. Selanjutnya akan muncul pop-up verifikasi akun BSrE. Masukkan kata sandi akun BSrE untuk melakukan tanda tangan digital. Kemudian, klik “Verifikasi”.

 

  1. Setelah selesai melakukan tanda tangan, maka PPK dapat menunggu persetujuan Penyedia terkait permintaan adendum yang diajukan. Status pesanan akan berubah menjadi “Adendum Diajukan”.

 

B. Adendum Diterima dan Ditolak Penyedia

Penyedia akan menerima pengajuan Surat Adendum dari PPK. Penyedia dapat menerima atau menolak pengajuan adendum. Sistem memberikan Penyedia waktu 3 (tiga) hari kerja untuk menanggapi pengajuan adendum. Apabila melebihi waktu tersebut, pengajuan adendum secara otomatis  akan dibatalkan oleh sistem Katalog Elektronik versi 6.

 

Informasi mengenai adendum diterima atau ditolak akan disampaikan dalam notifikasi Katalog Elektronik versi 6. 

 

PPK dapat mengetahui alasan dari adendum yang ditolak oleh penyedia. 

Gambar Alasan Penolakan Adendum

PPK dapat melihat riwayat pada Detail Status Pesanan. Klik Lihat Detail pada Status Pesanan untuk mengakses riwayat Status Pesanan

 

 

Surat adendum dapat diakses pada bagian Dokumen pada halaman Detail Pesanan.

 

C. Menanggapi Pengajuan Adendum Penyedia

Penyedia dapat mengajukan adendum Surat Pesanan kepada PPK. PPK dapat menanggapi draf adendum yang diajukan penyedia

  1. PPK akan menerima notifikasi pengajuan adendum Surat Pesanan.

 

  1. Pesanan akan memiliki status “Adendum Sedang Disiapkan”. PPK dapat melihat detail adendum pesanan dengan cara klik “Lihat Detail”.

 

  1. Selanjutnya, PPK dapat meninjau pengajuan adendum pada halaman Detail Adendum Pesanan.

 

  1. PPK dapat memberikan 2 (dua) tanggapan, yaitu:

I. Menerima adendum

Apabila pengajuan adendum diterima, PPK dapat menandatangani Surat Adendum dengan tanda tangan elektronik (e-sign) BSrE. Untuk menerima, klik tombol “Terima Adendum”.

 

Setelah halaman Surat Adendum muncul, klik “Tanda Tangan Digital” untuk membubuhkan tanda tangan.

 

II. Menolak adendum

Apabila pengajuan adendum ditolak, maka PPK dapat menolak untuk menandatangani Surat Adendum dengan klik tombol “Tolak Adendum”. Selanjutnya isi Surat Pesanan akan kembali seperti sebelum pengajuan adendum.

 

5. PPK Melakukan Konfirmasi Penerimaan Pesanan

Ketika pesanan sudah tiba dan diterima, PPK dapat melakukan pemeriksaan tepat guna untuk memastikan kesesuaian pesanan. Pemeriksaan tepat guna yang dapat dilakukan oleh PPK adalah:

  1. Fungsionalitas barang;
  2. Kesesuaian jumlah barang;
  3. Kesesuaian waktu sampai.

PPK sangat disarankan untuk membuat rekaman video saat membuka paket pesanan. Rekaman tersebut dapat membantu proses klaim asuransi (apabila menggunakan kurir Jasa Pengiriman Pihak Ketiga) dan ganti rugi (apabila menggunakan Kurir Penyedia) jika terdapat kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang ditemukan saat proses memeriksa pesanan.

Setelah melakukan pemeriksaan tepat guna, PPK dapat melakukan konfirmasi dan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST).

Pada Katalog Elektronik versi 6, BAST akan dibuat secara otomatis oleh sistem secara digital sesuai dengan data transaksi yang terjadi di dalam Katalog Elektronik versi 6. PPK cukup memasukkan nomor BAST saja menggunakan penomoran BAST yang berlaku pada masing-masing satker. Selain itu, penandatanganan BAST akan dilakukan secara digital.

A. Konfirmasi Penerimaan Pesanan - Pengiriman Langsung ke Satu Lokasi

I. Pemeriksaan Tepat Guna

Tahapan yang perlu dilakukan untuk konfirmasi pemeriksaan tepat guna adalah sebagai berikut:

  1. Buka halaman Detail Pesanan, klik “Konfirmasi Pengiriman”.

  1. Kemudian, akan muncul pop-up “Pemeriksaan Tepat Guna”. Konfirmasi pemeriksaan tepat guna dengan memasukkan tanggal selesai pemeriksaan dan centang pernyataan bahwa fungsi barang, jumlah barang, dan waktu pengiriman sudah sesuai. 

         Untuk melanjutkan, klik “Selanjutnya”.

  1. Setelah berhasil, status pengiriman akan berubah menjadi “Sudah Diperiksa”.

II. Buat BAST

Setelah melakukan pemeriksaan tepat guna, PPK dapat melanjutkan proses pembuatan BAST. Tahapan yang dilakukan adalah:

  1. Pada halaman Detail Pesanan, klik “Buat BAST”.

  1. Kemudian akan muncul pop-up Buat BAST. Pilih Termin 1, lalu klik “Lanjut”.

  1. Masukkan Nomor BAST sesuai dengan ketentuan masing-masing K/L/PD. Setelah dipastikan nomor BAST benar, klik “Lanjut”. 

       4. PPK akan diarahkan pada halaman BAST. Apabila ingin mengubah nomor BAST, PPK dapat                         memilih  tombol “Ubah Nomor BAST”. Nomor BAST dapat diubah berulang kali selama belum                   ditandatangani oleh PPK.

          5. Selanjutnya, periksa detail BAST. Apabila sudah sesuai dan siap untuk melakukan tanda tangan,                  klik “Tanda Tangan Digital”.

          6. Kemudian akan muncul pop-up konfirmasi tanda tangan BAST. Apabila sudah yakin, klik “Ya,                        Setuju”.

          7. Selanjutnya akan muncul pop-up verifikasi akun BSrE. Masukkan passphrase BSrE yang dimiliki                    untuk melakukan tanda tangan digital. Kemudian, klik “Verifikasi”.

            8. Setelah berhasil, tanda tangan akan terbubuhkan pada BAST. Dokumen BAST yang terbuat                          dapat dilihat pada bagian “Dokumen” pada halaman “Detail Pesanan”. Tahap berikutnya, BAST                    akan diteruskan ke Penyedia untuk ditandatangani.

 

B. Konfirmasi Penerimaan Pesanan - Pengiriman Langsung ke Banyak Lokasi

Pada pesanan dengan jenis pengiriman langsung ke banyak lokasi, satu termin dapat memiliki lebih dari satu kali pengiriman. Pemeriksaan tepat guna wajib dilakukan pada setiap pengiriman yang telah tiba. Adapun BAST dapat dibuat setelah semua pengiriman pada termin tersebut telah dikonfirmasi.

I. Pemeriksaan Tepat Guna

Tahapan yang perlu dilakukan untuk konfirmasi pemeriksaan tepat guna adalah sebagai berikut:

  1. Pada halaman detail pesanan. Klik “Konfirmasi Pengiriman”. 

 

  1. Selanjutnya, akan muncul pop-up “Pemeriksaan Tepat Guna”. Konfirmasi pemeriksaan tepat guna dengan:

          - Memilih tahap penyelesaian (Tahap penyelesaian yang dapat dipilih adalah yang memiliki status                 “Telah Tiba”); 

          - Memasukkan tanggal selesai pemeriksaan; 

          - Mencentang pernyataan tepat guna;

          - Melampirkan dokumen pemeriksaan (tidak wajib). 

  1. Untuk melanjutkan, klik “Selanjutnya”.

  1. Setelah berhasil, akan muncul notifikasi berhasil dan status pengiriman menjadi “Sudah Diperiksa”.

 

II. Buat BAST

Setelah semua pengiriman dalam termin yang sama sudah dikonfirmasi, PPK dapat membuat dokumen BAST untuk termin tersebut. Tahapan untuk membuat BAST adalah sebagai berikut:

  1. Buka halaman “Detail Pesanan”, lalu klik “Buat BAST”.

  1. Selanjutnya akan muncul pop-up “Buat BAST”. Pilih termin yang akan dibuat BAST. Termin yang dapat dipilih adalah termin dengan seluruh status pengirimannya “Sudah diperiksa”. Setelah memilih, klik “Lanjut”.

  1. Masukkan Nomor BAST sesuai dengan ketentuan masing-masing K/L/PD. Setelah dipastikan benar, klik “Lanjut”. 

  1. Setelah sistem berhasil membuat dokumen BAST, PPK akan diarahkan pada halaman BAST. 

  1. Apabila ingin mengubah nomor BAST, PPK dapat memilih tombol “Ubah Nomor BAST”. Nomor BAST dapat diubah berulang kali selama belum ditandatangani oleh PPK.

  1. Selanjutnya, periksa kesesuaian detail BAST. Apabila sudah sesuai dan siap untuk melakukan tanda tangan, klik “Tanda Tangan Digital”.

  1. Kemudian akan muncul pop-up konfirmasi tanda tangan BAST. Apabila sudah yakin, klik “Ya, Setuju” untuk melanjutkan.

  1. Selanjutnya akan muncul pop-up verifikasi akun BSrE. Masukkan passphrase BSrE yang dimiliki untuk melakukan tanda tangan digital. Kemudian, klik “Verifikasi”.

  1. Apabila berhasil, tanda tangan akan terbubuhkan pada BAST dan akan muncul notifikasi berhasil.

  1. Dokumen BAST yang terbuat dapat dilihat pada bagian “Dokumen” pada halaman “Detail Pesanan”.

C. Ketidaksesuaian Saat Pemeriksaan Pesanan

Apabila saat pemeriksaan pesanan terdapat ketidaksesuaian:

  1. PPK dapat menghubungi Penyedia melalui “Chat Penyedia” untuk menyelesaikan permasalahannya secara mandiri dan memberikan konfirmasi pesanan sesuai jika permasalahan telah terselesaikan.

  1. Jika tidak berhasil diselesaikan secara mandiri, PPK dapat menghubungi Pusat Resolusi untuk memperoleh bantuan dengan klik tombol “Bantuan”.

 

 

Panduan PPK - Membuat & Mengelola Pesanan

Artikel terkait