Jika Penyedia dan juga PP telah mencapai suatu kesepakatan pada suatu transaksi, maka PPK akan melanjutkan proses pesanan. Penyedia akan mendapatkan notifikasi pesanan masuk melalui email dan lonceng notifikasi pada Katalog Elektronik versi 6. Untuk dapat melihat list pesanan masuk, Penyedia dapat melihatnya pada menu Transaksi >> Pesanan, pesanan baru yang diterima oleh Penyedia akan memiliki status pesanan “Menunggu Konfirmasi Penyedia”, seperti yang ditunjukkan oleh gambar di bawah ini.
Penyedia dapat merespon langsung pesanan dengan cara mengklik tombol “Terima Pesanan” jika ingin menerima dan memproses pesanan lebih lanjut. Jika Penyedia ingin melihat detail pesanan, Penyedia dapat klik tombol “Lihat Detail”. Hal yang harus diperhatikan adalah, jika Penyedia tidak menerima pesanan selama 3 hari kerja, maka secara otomatis pesanan akan dibatalkan.
Berikut merupakan tahapan yang dapat dilakukan Penyedia untuk menerima dan memproses pesanan:
- Pada halaman Pesanan, klik tombol “Lihat Detail” untuk melihat detail pesanan yang masuk.
- Pada halaman Detail Pesanan, Penyedia dapat melihat informasi terkait detail pesanan, seperti:
- Nomor pesanan;
- Tanggal pesanan dibuat;
- Tenggat waktu untuk merespon pesanan;
- Ringkasan pesanan;
- Informasi pengiriman; dan
- Informasi pembeli.
- Jika Penyedia memutuskan untuk menerima pesanan, maka Penyedia dapat mengklik tombol “Terima Pesanan”.
- Setelah itu, penyedia akan diarahkan untuk proses penandatanganan surat pesanan. Untuk proses penandatanganan pesanan, akan dilakukan melalui PrivyID. Sebelum melakukan proses penandatangan di PrivyID, sistem akan memunculkan box untuk mengkonfirmasi akun PrivyID yang akan digunakan untuk proses penandatanganan surat pesanan. Klik tombol “Lanjut ke PrivyID” untuk melanjutkan proses tandatangan surat pesanan.
- Sebelum Penyedia melanjutkan proses tanda tangan pada PrivyID, Penyedia diharuskan untuk melakukan autentikasi akun PrivyID melalui proses OTP yang akan dikirimkan lewat email. Klik tombol “Dapatkan Kode”, lalu kode OTP akan secara otomatis dikirimkan melalui email.
- Setelah itu, masukkan kode OTP yang telah diterima melalui email pada halaman PrivyID dan klik tombol “Verifikasi Kode”. Jika OTP telah berhasil dimasukkan, maka Penyedia akan langsung diarahkan pada halaman tanda tangan surat pesanan pada PrivyID.
- Setelah itu, Penyedia akan diarahkan pada tab baru untuk melakukan proses penandatanganan surat pesanan klik tombol “Tanda Tangan”.
- Lalu akan ada pop up box untuk mengkonfirmasi proses penandatanganan surat Pesanan. Klik tombol “Ya, Lanjutkan” untuk melanjutkan proses penandatanganan surat pesanan. Pada tahap ini, sistem akan melakukan pengecekan terhadap saldo sign dan e-materai yang ada pada akun PrivyID.
- Selanjutnya, jika nilai pesanan melebihi 5 juta rupiah, maka proses penandatanganan surat pesanan harus disertai dengan ematerai. Namun, jika nilai pesanan di bawah 5 juta rupiah, maka proses penandatanganan surat pesanan telah selesai dan Penyedia dapat menunggu beberapa saat untuk proses pembubuhan tanda tangan oleh PrivyID dan sub status pesanan akan berubah menjadi “Surat Pesanan Sedang Diproses PrivyID”.
- Dalam proses pembubuhan tanda tangan dan e-materai pada Surat Pesanan, Penyedia dapat secara berkala melakukan pengecekan terhadap proses pembubuhan tanda tangan dan e-materai dengan cara mengklik tombol “Cek Status Pesanan” atau me-refresh halaman website.
- Jika proses pembubuhan tanda tangan telah sukses, maka akan muncul pesan yang mengindikasikan bahwa proses pembubuhan tanda tangan telah sukses dan Penyedia dapat melanjutkan untuk memproses pengiriman, status pesanan akan berubah menjadi “Berlangsung” dan sub status akan berubah menjadi “Persiapan Pengiriman”. Klik tombol “Lanjutkan Pengiriman” untuk memproses pengiriman.
- Jika proses pembubuhan tanda tangan dan e-materai terhenti di tengah-tengah proses, Penyedia dapat mengulang proses penandatanganan dengan cara mengklik ulang tombol “Cek Surat Pesanan” dan Penyedia akan diarahkan untuk melakukan OTP ulang dan kembali ke halaman PrivyID pada tab baru untuk melakukan proses tanda tangan ulang.
- Jika proses pembubuhan e-materai gagal, maka akan terdapat pesan error yang menginformasikan bahwa terdapat error pada saat pembubuhan e-materai. Penyedia dapat melaporkan isu ini melalui layanan pelanggan Resolution Center.