Menindaklanjuti Kompetisi

Proses lanjutan untuk mini kompetisi adalah PPK/PP melakukan evaluasi kompetisi yang ditawarkan oleh penyedia. Pada proses evaluasi ini, PPK/PP dapat melihat urutan pemenang yang secara otomatis sudah diurutkan oleh sistem, dan juga melakukan penunjukan pemenang pada setiap kompetisi yang telah dibuat.

Untuk memulai evaluasi, terdapat 2 entry point untuk PPK/PP, yaitu:

1. Melalui  opsi  “Mulai Evaluasi” pada Halaman Kompetisi Saya
2. Melalui opsi “Lihat Detail” pada Halaman Kompetisi Saya

Berikut merupakan langkah - langkah dalam evaluasi mini kompetisi:

1. Untuk melakukan evaluasi kompetisi melalui opsi “mulai evaluasi”. Pada halaman kompetisi saya, klik opsi “mulai evaluasi” pada kompetisi yang akan dilakukan evaluasi. 

2. Untuk memulai evaluasi melalui opsi “Lihat Detail”, pada halaman kompetisi saya,  klik opsi ‘lihat detail”. selanjutnya akan dibawa ke halaman detail kompetisi. Pada halaman detail kompetisi, PPK/PP dapat menekan opsi “mulai evaluasi” yang ada pada bagian kanan halaman Detail Kompetisi.

3. Selanjutnya PPK/PP akan diarahkan ke halaman evaluasi kompetisi yang dipilih. Pada proses ini, PPK/PP harus memperhatikan jenis penawaran yang berlaku pada kompetisi yang dipilih. Ada 2 jenis penawaran yang harus diperhatikan oleh PPK/PP saat akan melanjutkan evaluasi, yaitu: 

1. Bisa Menawar Satuan (Itemized)

          Apabila kompetisi yang akan dievaluasi memiliki ketentuan bisa menawar satuan, PPK/PP                            melakukan evaluasi terhadap masing masing item yang dikompetisikan. Langkah langkah yang                  dapat dilakukan oleh PPK/PP pada ketentuan ini adalah:

• Pada halaman evaluasi pemenang, PPK/PP dapat melakukan evaluasi pemenang pada masing masing produk yang ingin dievaluasi dengan menekan opsi “Evaluasi Pemenang”. 

• Selanjutnya PPK/PP akan diarahkan ke halaman peringkat. Penentuan peringkat ini dilakukan secara otomatis berdasarkan batas minimum TKDN, BMP, dan perbandingan harga. Apabila ada produk TKDN yang sama, harga terendah akan menjadi penentu peringkat. PPK/PP dapat melakukan evaluasi dengan berurutan dari peringkat pertama, kemudian memilih opsi “mulai evaluasi”.

• Selanjutnya PPK/PP akan dibawa ke halaman perbandingan antara spesifikasi yang dikompetisikan dengan penawaran dari penyedia. Apabila berdasarkan perbandingan ini dirasa sudah sesuai dengan kebutuhan, PPK/PP dapat langsung menunjuk pemenang dengan memilih opsi “Tunjuk Sebagai Pemenang”.

• Selanjutnya PPK/PP akan diarahkan pada halaman evaluasi pemenang, dan akan muncul pop up pemberitahuan bahwa pemenang untuk produk yang dievaluasi berhasil dipilih.

• Namun apabila berdasarkan perbandingan spesifikasi dan penawaran dirasa belum sesuai, maka PPK/PP dapat memilih opsi “Tolak Penawaran”
• Selanjutnya akan muncul pop up konfirmasi pembatalan. Penyedia diharuskan memilih alasan untuk menolak penawaran dan kemudian menekan opsi “Tolak Penawaran”.

• Setelah menolak penawaran, PPK/PP akan diarahkan pada halaman perbandingan antara spesifikasi dan penawaran peringkat kedua. Apabila berdasarkan perbandingan ini dirasa sudah sesuai dengan kebutuhan, PPK/PP dapat langsung menunjuk pemenang atau menolak penawaran. Proses ini dapat terus berulang dilakukan sampai PPK/PP pemenang menemukan yang sesuai. 

• Selanjutnya PPK/PP dapat melakukan evaluasi pemenang untuk produk lain. dengan melakukan proses yang sama seperti sebelumnya, dengan menekan opsi “Evaluasi Pemenang” pada produk yang belum dievaluasi sebelumnya. Setelah berhasil pilih opsi “Simpan Evaluasi”.

• Sebagai catatan untuk kompetisi di atas 1 miliar akan secara otomatis diurutkan berdasarkan  Harga Evaluasi Akhir (HEA). Struktur Harga Evaluasi Akhir (HEA) = (Total unit X Harga satuan HEA) + Ongkos kirim.

2. Wajib Menawar Seluruhnya (Non - Itemized)

Apabila kompetisi yang akan dievaluasi memiliki ketentuan wajib menawar seluruhnya, PPK/PP melakukan evaluasi terhadap penyedia yang mengikuti kompetisi. Langkah langkah yang dapat dilakukan oleh PPK/PP untuk melakukan evaluasi pada ketentuan ini adalah:

• Pada halaman evaluasi kompetisi, peringkat evaluasi akan otomatis diurutkan per penyedia berdasarkan harga penawaran terendah. PPK/PP akan melakukan evaluasi secara berurutan dari peringkat pertama dengan menekan opsi “Mulai Pilih Pemenang”.

• Selanjutnya PPK/PP akan dibawa ke halaman perbandingan antara spesifikasi yang dikompetisikan dengan penawaran dari penyedia. Apabila berdasarkan perbandingan ini dirasa belum sesuai dengan kebutuhan, PPK/PP dapat menekan opsi “tolak penawaran”.

• Selanjutnya akan muncul pop up konfirmasi pembatalan. PPK/PP diharuskan memilih alasan untuk menolak penawaran dan kemudian menekan opsi “Tolak Penawaran”.

• Selanjutnya PPK/PP akan dibawa ke halaman perbandingan antara spesifikasi yang dikompetisikan dengan penawaran dari penyedia peringkat kedua dan seterusnya. Apabila berdasarkan perbandingan ini dirasa sudah sesuai dengan kebutuhan, PPK/PP dapat menekan opsi “Tunjuk Sebagai Pemenang”.

• Maka akan muncul pop up konfirmasi penunjukan pemenang. Apabila secara kebutuhan sudah sesuai, PPK/PP dapat memilih opsi “Tunjuk Pemenang”

• Selanjutnya PPK/PP akan secara otomatis diarahkan ke halaman peringkat dengan status pemenang penawaran yang telah berhasil dipilih.

• Sebagai catatan untuk kompetisi di atas 1 miliar akan secara otomatis diurutkan per penyedia berdasarkan Harga Evaluasi Akhir (HEA) yang diajukan. Struktur Harga Evaluasi Akhir (HEA) = (Total unit X Harga satuan HEA) + Ongkos kirim.

PPK Membuat Pesanan & Surat Pesanan

Dalam proses membuat pesanan dan meneruskan menjadi sebuah surat pesanan, PPK dapat melakukan beberapa langkah, yaitu:

1. PPK dapat menekan menu Kompetisi Saya, dan memilih opsi lihat detail pada kompetisi yang akan dilanjutkan menjadi pesanan.

2. Selanjutnya PPK akan diarahkan pada halaman detail kompetisi. Pada halaman ini, PPK dapat memilih opsi “Lihat Detail Pesanan” pada bagian kanan atas halaman. 
3. Akan muncul pop up pilih pesanan. Pada proses ini PPK dapat memilih pesanan mana yang akan diproses.
4. Selanjutnya PPK akan diarahkan ke halaman Detail Persetujuan PPK, dimana PPK dapat melakukan review secara detail pesanan yang diajukan oleh PP, misalnya kesesuaian produk, jumlah, harga, RUP, dan informasi pengiriman.

5. Jika detail pesanan sudah sesuai, maka PPK dapat melanjutkan proses pesanan dengan mengklik tombol “Buat Pesanan”. Ketika diklik, akan muncul preview Draf Surat Pesanan.

1. Menambahkan Ketentuan Tambahan pada Surat Pesanan Digital

• Sebelum menandatangani Surat Pesanan, PPK dapat menambahkan keterangan tambahan pada Surat Pesanan dengan menggunakan tombol “Tambah Ketentuan” yang terdapat pada preview draft Surat Pesanan.

• Ketika tombol “Tambah Ketentuan” di-klik, maka akan muncul pop up untuk menambahkan keterangan tambahan seperti gambar berikut ini. PPK dapat menambahkan baris dengan klik “Tambah Baris” dan untuk menyimpan keterangan tambahan, PPK dapat klik tombol “Simpan Ketentuan”. Namun jika PPK tidak ingin menambahkan keterangan, maka PPK dapat melakukan klik tombol “Batal”.

• Setelah ketentuan berhasil disimpan, laman Surat Pesanan akan menampilkan ketentuan tambahan di bawah ringkasan pembelian, seperti pada gambar berikut.

2. Menandatangani Surat Pesanan

Pada Katalog Elektronik versi 6, Surat Pesanan yang digunakan adalah Surat Pesanan Digital yang telah disusun secara otomatis oleh sistem sesuai dengan data pesanan dalam Katalog Elektronik versi 6. Adapun dengan adanya Surat Pesanan Digital, maka tanda tangan yang diperlukan adalah Tanda Tangan Digital, baik dari PPK maupun dari Penyedia. Katalog Elektronik versi 6 telah bekerjasama dengan BSrE, atau Balai Sertifikasi Elektronik di bawah naungan Badan Siber dan Sandi Negara, sehingga setiap PPK diwajibkan memiliki akun BSrE aktif untuk dapat menandatangani Surat Pesanan Digital. Jika PPK belum mempunyai akun BSrE, maka PPK dapat menghubungi verifikator BSrE pada masing-masing Instansi untuk registrasi dan aktivasi akun BSrE. Mekanisme aktivasi akun Sertifikat Elektronik dapat dilihat pada video yang terdapat pada tautan berikut.

• Jika draf Surat Pesanan sudah sesuai, PPK dapat menandatangani Surat Pesanan secara digital dengan klik tombol “Tanda Tangan Digital”. 
• Pop up untuk verifikasi akun BSrE akan muncul dan PPK harus memasukkan passphrase untukmembubuhkan tanda tangan digital. 

• Jika passphrase yang dimasukkan oleh PPK benar, maka tanda tangan digital akan dibubuhkanterbubuhkan pada Surat Pesanan dan muncul notifikasi berupa “Pesanan berhasil diajukan ke penyedia”. PPK dapat klik tombol Lihat Detail Pesanan untuk kembali ke halaman Detail Pesanan.

• Surat Pesanan yang sudah ditandatangani oleh PPK kemudian dikirimkan kepada Penyedia untuk ditandatangani oleh Penyedia. Kemudian, status pesanan berubah menjadi “Menunggu Konfirmasi Penyedia”. Surat Pesanan dapat diakses melalui Halaman Detail Pesanan dengan scroll ke bawah ke bagian Dokumen.
• Kemudian, PPK harus menunggu respon dari penyedia.  Terdapat 3 (tiga) kemungkinan yang dapat terjadi;

1. Penyedia menyetujui pesanan dengan membubuhkan tanda tangan digital Penyedia pada Surat Pesanan Digital sekaligus membubuhkan e-materai, dan status pesanan berubah menjadi “Diproses Penyedia”
2. Penyedia menolak pesanan dengan memberikan alasan penolakan. Jika penyedia menolak pesanan, maka status pesanan berubah menjadi “Dibatalkan”.
3. Penyedia tidak merespon pesanan. Jika penyedia tidak memberikan respon lebih dari 3 hari kerja, maka pesanan menjadi “Batal Otomatis”.