Ketika pesanan sudah tiba dan diterima, PPK dapat memeriksa pesanan untuk memastikan kesesuaiannya. Beberapa hal yang dapat dipastikan oleh PPK adalah:
- Kesesuaian waktu sampai;
- Kesesuaian jumlah barang;
- Fungsionalitas barang;
- PPK sangat disarankan untuk membuat rekaman video saat membuka paket pesanan. Rekaman tersebut dapat membantu proses klaim asuransi (apabila menggunakan kurir Jasa Pengiriman Pihak Ketiga) dan ganti rugi (apabila menggunakan Kurir Penyedia) jika terdapat kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang ditemukan saat proses memeriksa pesanan.
Apabila pesanan sudah sesuai, PPK dapat melakukan konfirmasi terima pesanan dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST).
Pada Katalog Elektronik versi 6, BAST akan dibuat secara otomatis oleh sistem secara digital sesuai dengan data transaksi yang terjadi di dalam Katalog Elektronik versi 6. PPK cukup memasukkan nomor BAST saja menggunakan penomoran BAST yang berlaku pada masing-masing satker. Selain itu, penandatanganan akan dilakukan secara digital.
Tahapan yang perlu dilakukan untuk menandatangani BAST adalah sebagai berikut:
- Buka Daftar Pesanan. Apabila ingin langsung melakukan konfirmasi penerimaan pesanan, klik “Konfirmasi Pesanan”.
- Apabila ingin memeriksa detail pesanan terlebih dahulu, PPK dapat melihat Detail Pesanan dengan klik “Lihat Detail”.
- Setelah halaman Detail Pesanan terbuka, klik “Konfirmasi Pesanan”.
- Setelah klik “Konfirmasi Pesanan”, akan muncul pop up “Pemeriksaan Tepat Guna”. Silakan konfirmasi pemeriksaan tepat guna dengan memasukkan tanggal selesai pemeriksaan dan ceklis pernyataan bahwa fungsi barang, jumlah barang, dan waktu pengiriman sudah sesuai.
- Setelah klik “Selanjutnya”, akan muncul pop up Konfirmasi Terima Pesanan. Masukkan Nomor BAST sesuai dengan ketentuan masing-masing K/L/PD. Setelah dipastikan nomor BAST benar, klik “Setuju”.
- Selanjutnya, PPK akan diarahkan pada halaman BAST. Apabila ingin mengubah nomor BAST, PPK dapat memilih tombol “Ubah Nomor BAST”. Nomor BAST dapat diubah berulang kali selama belum ditandatangani oleh PPK.
- Selanjutnya, masukkan nomor BAST yang diinginkan. Setelah dipastikan benar, klik “Ubah”. Setelah menunggu beberapa saat, nomor BAST akan berhasil diubah.
- Selanjutnya, silakan periksa kesesuaian detail BAST. Apabila sudah sesuai dan siap untuk melakukan tanda tangan, klik “Tanda Tangan Digital”.
- Kemudian akan muncul pop up konfirmasi tanda tangan BAST. Apabila sudah yakin, klik “Ya, Setuju”.
- Selanjutnya akan muncul pop up verifikasi akun BSrE. Masukkan kata sandi akun BSrE untuk melakukan tanda tangan digital. Kemudian, klik “Verifikasi”.
- Apabila berhasil, akan muncul notifikasi tanda tangan berhasil.
- Sub status pesanan akan berubah menjadi “Menunggu Konfirmasi Penyedia”. Tahap berikutnya, BAST akan diteruskan ke Penyedia untuk ditandatangani.