Pembatalan Surat Pesanan Pembatalan Surat Pesanan
  1. Pusat Bantuan INAPROC
  2. Panduan Pengguna
  3. Panduan PP/PPK
  4. Panduan Transaksi

Pembatalan Surat Pesanan

DAFTAR ISI

  1. Penghentian Surat Pesanan
  2. Pemutusan Surat Pesanan

Pesanan yang dapat dibatalkan melalui Pusat Bantuan adalah yang memiliki status: 

  1. Status pesanan pada akun Pembeli: 
    • Diproses penyedia
    • Pesanan dalam pengiriman 
    • Pesanan Tiba
    • Pesanan Tiba - Menunggu Konfirmasi Penyedia
    • Menunggu Konfirmasi BAST oleh Penyedia
  2. Status pesanan pada akun Penyedia: 
    • Dalam Pengiriman / Pengerjaan
    • Menunggu Konfirmasi BAST oleh Pembeli
    • Menunggu Konfirmasi BAST oleh Penyedia

Berdasarkan Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik, pembatalan surat pesanan dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu:

  1. Penghentian Surat Pesanan
  2. Pemutusan Surat Pesanan

1. Penghentian Surat Pesanan

Surat Pesanan dapat dihentikan apabila terjadi keadaan kahar. Berdasarkan Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021, Keadaan kahar adalah suatu keadaan yang terjadi di luar kehendak para pihak dalam Kontrak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam Kontrak menjadi tidak dapat dipenuhi. Contoh keadaan kahar dalam Kontrak Pengadaan Barang/Jasa tidak terbatas pada: bencana alam, bencana non alam, bencana sosial, pemogokan, kebakaran, kondisi cuaca ekstrim, dan gangguan industri lainnya.

Penghentian Surat Pesanan tersebut dilakukan secara tertulis oleh PPK dengan disertai alasan penghentian pekerjaan. Penghentian Surat Pesanan karena keadaan kahar dapat bersifat:

  1. Sementara hingga keadaan kahar berakhir; atau
  2. Permanen apabila akibat keadaan kahar tidak memungkinkan dilanjutkan atau diselesaikan pekerjaan.

Penghentian Surat Pesanan Sementara

Untuk saat ini, prosedur penghentian Surat Pesanan secara sementara belum tersedia dan masih dalam tahap pengembangan sistem Katalog Elektronik versi 6.

Penghentian Surat Pesanan Permanen

A. Bagan Alur Prosedur

B. Rincian Prosedur 

  1. Identifikasi Dasar Penghentian Surat Pesanan
    PPK/Penyedia melakukan dasar penghentian surat pesanan.
    Berdasarkan Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik, dasar pemutusan Surat Pesanan bagi penyedia adalah apabila terjadi keadaan kahar.
    Identifikasi dapat dilakukan oleh salah satu pihak yang mengalami keadaan kahar (PPK/Penyedia).
  1. Memberitahukan Secara Tertulis kepada Salah Satu Pihak (PPK/Penyedia) bahwa Telah Terjadi Keadaan Kahar
    Dalam hal terjadi keadaan kahar, Pejabat Penandatangan Kontrak atau Penyedia memberitahukan tentang terjadinya Keadaan kahar kepada salah satu pihak secara tertulis dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak menyadari atau seharusnya menyadari atas kejadian atau keadaan yang merupakan keadaan kahar.
    Format Surat Pemberitahuan Keadaan Kahar dapat mengacu pada peraturan masing-masing instansi. 
  1. Mengevaluasi Bersama Kemajuan Hasil Pekerjaan yang Telah Dicapai
    Dalam hal Surat Pesanan dihentikan karena keadaan kahar, maka PPK wajib membayar kepada Penyedia Katalog Elektronik sesuai dengan kemajuan hasil pekerjaan yang telah dicapai setelah dilakukan pemeriksaan bersama atau berdasarkan hasil audit serta termasuk biaya Jasa pengiriman pihak ketiga apabila menggunakan Jasa pengiriman pihak ketiga dan sudah dilakukan pengiriman.

    PPK bersama dengan Penyedia mengevaluasi atas kemajuan hasil pekerjaan yang telah dicapai. Hasil evaluasi akan mempengaruhi langkah berikutnya.

    a. Apabila terdapat hasil pekerjaan yang wajib untuk dibayarkan, maka salah satu dari PPK atau Penyedia dapat mengajukan Adendum Surat Pesanan.
    Panduan PPK terkait pengajuan Adendum Surat Pesanan dapat diakses pada laman berikut: https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/8167729525263-Panduan-PPK#h_01HSZHY5HEG84P36WYMWYS7H48
    Panduan Penyedia terkait pengajuan Adendum Surat Pesanan dapat diakses pada laman berikut: https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/9149060321679-Adendum-Pesanan

    b. Apabila tidak terdapat hasil pekerjaan yang wajib untuk dibayarkan, maka PPK/Penyedia dapat melanjutkan proses Penghentian Surat Pesanan, yaitu melengkapi bukti/dokumen Penghentian Surat Pesanan.
  1. Melengkapi Bukti/Dokumen Penghentian Surat Pesanan
    PPK/Penyedia melengkapi Surat Penghentian Kontrak (Surat Pesanan) dan bukti/dokumen pendukung.
    • Surat Pemberitahuan Keadaan Kahar
    • Surat Penghentian Kontrak (Surat Pesanan). Apabila tidak memiliki format dokumen penghentian kontrak, PPK/Penyedia dapat menggunakan format pada link berikut ini.
    • Daftar bukti/dokumen pendukung sesuai dengan dasar penghentian yang sudah ditetapkan dapat dilihat pada link berikut ini.
  1. Penyampaian Rencana Penghentian Surat Pesanan
    Setelah surat dan bukti lengkap, PPK/Penyedia menyampaikan rencana penghentian Surat Pesanan secara tertulis melalui email ke Pusat Bantuan dengan ketentuan:
    • Kepada: layanan@lkpp.go.id 
    • Subjek: 
      Penghentian Surat Pesanan Permanen - [Nama Instansi] - [Nomor Pesanan]
      Contoh:
      Penghentian Surat Pesanan Permanen - LKPP - #EP-001J19AVJMZDCB6EV9HHVD64QF
    • Body email:

      Melalui email ini, saya [Nama Anda], selaku [Jabatan Anda] dari [Nama Perusahaan/Instansi Anda], ingin mengajukan permohonan penghentian terhadap Surat Pesanan dengan nomor [Nomor Pesanan] secara permanen yang disebabkan oleh [Alasan Penghentian].

      Bersama email ini saya lampirkan Surat Penghentian Kontrak (Surat Pesanan) dan bukti/dokumen pendukung yang telah dilengkapi.

      Saya bersedia memberikan keterangan lebih lanjut jika diperlukan.

      Terima kasih.

    • Lampiran:

      • Surat Pemberitahuan Keadaan Kahar
      • Surat Penghentian Kontrak (Surat Pesanan)

        Catatan:
        Permintaan penghentian surat pesanan tidak dapat diproses apabila email dan dokumen yang dilampirkan tidak lengkap.

        Apabila membutuhkan bantuan, silakan menghubungi Pusat Bantuan melalui kanal yang tersedia:
        • WhatsApp Official: 08 111 5577 09 (Jadwal Operasional: Senin - Jumat: 09.00 - 18.00 WIB)
        • Call Center: 144 (Setiap hari 24 Jam)
        • Email: layanan@lkpp.go.id
        • Web: bantuan.inaproc.id
  1. Pengecekan Rencana Penghentian Surat Pesanan
    Pusat Bantuan bersama dengan tim terkait akan melakukan pengecekan terhadap rencana penghentian Surat Pesanan yang dikirimkan dalam waktu secepatnya 6 (enam) Hari Kerja.

    Status pesanan akan ditangguhkan sementara / diubah menjadi “Dalam Proses Pembatalan oleh Pusat Bantuan”. 
  1. Penghentian Surat Pesanan
    Selanjutnya, akan dilakukan pengecekan oleh tim terkait. Setelah pengecekan, status pesanan pada platform akan diubah menjadi “Dibatalkan oleh Pusat Bantuan” dengan sub status “Penghentian Pesanan” dan secara sah dinyatakan bahwa Surat Pesanan telah dihentikan. Penyedia mengakhiri pekerjaan dan tidak bertanggung jawab lagi atas pelaksanaan kontrak setelah Surat Pesanan diputus.

2. Pemutusan Surat Pesanan

Pemutusan Surat Pesanan adalah tindakan yang dilakukan oleh PPK atau Penyedia Katalog Elektronik untuk mengakhiri berlakunya Surat Pesanan karena alasan tertentu seperti yang tertuang pada Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik. Pemutusan Surat Pesanan dilakukan secara sepihak.

A. Bagan Alur Prosedur

B. Rincian Prosedur

  1. Identifikasi Dasar Pemutusan Surat Pesanan
    PPK melakukan identifikasi dasar pemutusan surat pesanan. Dasar pemutusan Surat Pesanan menurut Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik adalah:
    • Penyedia Katalog Elektronik terbukti melakukan korupsi, kolusi, dan/atau nepotisme, kecurangan, dan/atau pemalsuan dalam proses pengadaan yang diputuskan oleh Instansi yang berwenang;
    • Pengaduan tentang penyimpangan prosedur, dugaan korupsi, kolusi, dan/atau nepotisme, dan/atau pelanggaran persaingan sehat dalam pelaksanaan E-purchasing dinyatakan benar oleh Instansi yang berwenang;
    • Penyedia Katalog Elektronik berada dalam keadaan pailit;
    • Penyedia Katalog Elektronik terbukti dikenakan Sanksi Daftar Hitam sebelum Surat Pesanan ditandatangani;
    • Penyedia Katalog Elektronik gagal memperbaiki kinerja setelah mendapat Surat Peringatan sebanyak 3 (tiga) kali;
    • Penyedia Katalog Elektronik tidak mempertahankan berlakunya Jaminan Pelaksanaan (apabila ada);
    • Penyedia Katalog Elektronik lalai/cedera janji dalam melaksanakan kewajibannya dan tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang telah ditetapkan;
    • Berdasarkan penelitian PPK, Penyedia Katalog Elektronik tidak akan mampu menyelesaikan keseluruhan pekerjaan walaupun diberikan kesempatan;
    • Penyedia Katalog Elektronik tidak dapat menyelesaikan pekerjaan setelah diberikan kesempatan menyelesaikan pekerjaan;
    • Setelah diberikan kesempatan kedua sebagaimana dimaksud pada huruf i), Penyedia Katalog Elektronik tidak dapat menyelesaikan pekerjaan; atau
    • Penyedia Katalog Elektronik menghentikan pekerjaan selama waktu yang ditentukan dalam Surat Pesanan dan penghentian ini tidak tercantum dalam program serta tanpa persetujuan pengawas pekerjaan.
  2. Mengevaluasi Kemajuan Hasil Pekerjaan yang Telah Dilakukan Penyedia dan Dapat Dimanfaatkan oleh PPK
    Dalam hal dilakukan pemutusan Surat Pesanan secara sepihak oleh PPK karena kesalahan Penyedia Katalog Elektronik:

    - PPK melakukan evaluasi atas hasil pekerjaan yang telah dilakukan; dan
    - PPK membayar pekerjaan yang telah dikerjakan Penyedia Katalog Elektronik dan dapat dimanfaatkan oleh PPK dengan memperhitungkan ketentuan mengenai sanksi dan denda sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

    PPK bersama dengan Penyedia mengevaluasi atas kemajuan hasil pekerjaan yang telah dilakukan Penyedia dan dapat dimanfaatkan oleh PPK. Hasil evaluasi akan mempengaruhi langkah berikutnya.

    a. Apabila terdapat hasil pekerjaan yang wajib untuk dibayarkan, maka PPK dapat mengajukan Adendum Surat Pesanan.
    Panduan PPK terkait pengajuan Adendum Surat Pesanan dapat diakses pada laman berikut: https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/8167729525263-Panduan-PPK#h_01HSZHY5HEG84P36WYMWYS7H48

    b. Apabila tidak terdapat hasil pekerjaan yang wajib untuk dibayarkan, maka PPK dapat melanjutkan proses Pemutusan Surat Pesanan, yaitu melengkapi bukti/dokumen Pemutusan Surat Pesanan.
  1. Melengkapi Bukti/Dokumen Pemutusan Surat Pesanan
    PPK melengkapi Surat Pemutusan Kontrak (Surat Pesanan) dan bukti/dokumen pendukung sesuai dengan dasar pemutusan.
    • Format Surat Pemutusan Kontrak (Surat Pesanan) dapat diunduh pada link berikut ini.
    • Daftar bukti/dokumen pendukung sesuai dengan dasar pemutusan yang sudah ditetapkan dapat dilihat pada link berikut ini
  1. Penyampaian Rencana Pemutusan Surat Pesanan
    Setelah surat dan bukti lengkap, PPK menyampaikan rencana pemutusan Surat Pesanan secara tertulis melalui email ke Pusat Bantuan dengan ketentuan:
    • Kepada: layanan@lkpp.go.id 
    • Subjek: 
      Pemutusan Surat Pesanan - [Nama Instansi] - [Nomor Pesanan]
      Contoh:
      Pemutusan Surat Pesanan - LKPP - #EP-001J19AVJMZDCB6EV9HHVD64QF
    • Body email:

      Melalui email ini, saya [Nama Anda], selaku [Jabatan Anda] dari [Nama Perusahaan/Instansi Anda], ingin mengajukan permohonan pemutusan terhadap Surat Pesanan dengan nomor [Nomor Pesanan] yang disebabkan oleh [Dasar Pemutusan Surat Pesanan / Kesalahan Penyedia]

      Bersama email ini saya lampirkan Surat Pemutusan Kontrak (Surat Pesanan) dan bukti/dokumen pendukung yang telah dilengkapi.

      Saya bersedia memberikan keterangan lebih lanjut jika diperlukan.

      Terima kasih.

    • Lampiran:

      • Surat Pemutusan Kontrak (Surat Pesanan)
      • Bukti/dokumen

        Catatan:
        Permintaan penghentian surat pesanan tidak dapat diproses apabila email dan dokumen yang dilampirkan tidak lengkap.

        Apabila membutuhkan bantuan, silakan menghubungi Pusat Bantuan melalui kanal yang tersedia:
        • WhatsApp Official: 08 111 5577 09 (Jadwal Operasional: Senin - Jumat: 09.00 - 18.00 WIB)
        • Call Center: 144 (Setiap hari 24 Jam)
        • Email: layanan@lkpp.go.id
        • Web: bantuan.inaproc.idBukti/dokumen pendukung
  1. Pengecekan Rencana Pemutusan Surat Pesanan
    Pusat Bantuan bersama dengan tim terkait akan melakukan pengecekan terhadap rencana pemutusan Surat Pesanan yang dikirimkan dalam waktu secepatnya 6 (enam) Hari Kerja.
    Status pesanan akan ditangguhkan sementara / diubah menjadi “Dalam Proses Pembatalan Oleh Pusat Bantuan”.
  1. Pemutusan Surat Pesanan
    Setelah pengecekan, status pesanan pada platform akan diubah menjadi “Dibatalkan oleh Pusat Bantuan” dan secara sah dinyatakan bahwa Surat Pesanan telah diputus. Penyedia mengakhiri pekerjaan dan tidak bertanggung jawab lagi atas pelaksanaan kontrak setelah Surat Pesanan diputus.

 

Artikel terkait